Samen met je organisatie groeit de nood om alle neuzen in dezelfde richting te houden. Ook al wil je de relatie met je medewerkers informeel houden. Afspraken, processen en policy's zijn na bepaalde tijd nodig. Een vlot geschreven personeelshandboek geeft houvast en werkt motiverend. Zeker als je het samen met je medewerkers opstelt! Deze blogpost neemt je bij de hand om eraan te beginnen.
Arbeidsreglement and beyond
First things first: de Belgische wetgeving verplicht elke organisatie met werknemers een arbeidsreglement op te stellen. Dit bindende document vermeldt de rechten en plichten van werkgevers en werknemers. Denk aan het uurrooster, afspraken over de uitbetaling van het loon en de procedures bij arbeidsongeschiktheid. In dit artikel vind je alvast alle informatie om een correct en modern arbeidsreglement op te stellen.
Kortom, het arbeidsreglement schept over de essentiële zaken alvast duidelijkheid voor jou en je medewerkers. Het is bovendien een document dat de werknemer móet doornemen. Grijp die kans om je medewerkers ook positief te inspireren en informatie mee te geven over andere aspecten van het bedrijf: breid het uit tot een allesomvattend personeelshandboek.
Een personeelshandboek: alleen maar voordelen
Houvast
Een personeelshandboek - ook wel employee handbook, werknemershandboek, policy manual of personeelsreglement genoemd - geeft houvast voor iedereen in het bedrijf. Het draagt bij aan een positieve sfeer op de werkvloer, een opbouwende bedrijfscultuur en de loyaliteit van je medewerkers.
Een employee handbook stelt ieders verwachtingen op scherp en verbetert zo de sfeer in het bedrijf.
In zo’n medewerkershandboek staat duidelijk wat je als werkgever van je medewerkers verwacht én wat zij van jou kunnen verwachten. Het omhelst de afspraken en policy’s die voor iedereen in het bedrijf gelden. Door die - idealiter paperless - neer te pennen, weten medewerkers dat je al hun collega’s op dezelfde, geijkte manier zal behandelen.
Eén document voor iedereen
Als werkgever kan je op het personeelshandboek terugvallen bij discussies. Het vult dus de individuele arbeidsovereenkomsten aan. Als je er in elk arbeidscontract naar verwijst, kan het er ook (juridisch) deel van uitmaken.
Nieuwe medewerkers vlot geïntegreerd
Ook bij de onboarding van nieuwe medewerkers is het employee handbook een handige tool. Het beantwoordt een groot deel van de vragen die nieuwelingen zich sowieso stellen. Met een overzichtelijk naslagwerk bij de hand, voelen ze zich gewapend en ondersteund om al die nieuwe uitdagingen aan te gaan.
Tips voor een efficiënt employee handbook
Een personeelshandboek kan perfect een bundeling zijn van allerhande policy’s en procedures. Maar medewerkers kunnen er het vlotst mee aan de slag als je er één overzichtelijk document van maakt. Zo wordt je employee handbook hét boekje met de ‘spelregels’ voor iedereen die meespeelt in je bedrijf.
Welke info en policy’s mogen niet ontbreken?
Een duik in de database van Officient leert ons dat veel bedrijven dezelfde onderwerpen aanhalen in hun werknemershandboek. Ze streven naar een motiverende mix van onmisbare en handige informatie.
Motiverend en richtinggevend woordje van de directie
Vertel over de kern van je bedrijf: de visie, de missie en de waarden. Maak duidelijk wat voor het bedrijf belangrijk is, zowel op het vlak van tevreden medewerkers als op het vlak van zakelijke doelstellingen. Dompel de lezer onder in jouw bedrijfscultuur.
Onmisbare informatie
Deze policy’s en afspraken moeten alle medewerkers opvolgen. Zet ze dus vooraan in het employee handbook en laat ze eventueel ondertekenen.
- Gedragscode
Beschrijf hoe je verwacht dat de medewerkers de waarden van het bedrijf weerspiegelen in hun gedrag tegenover collega’s en klanten (bv. non-discriminatieregels). - Policy’s over hoe je omgaat met materiaal dat eigendom is van het bedrijf
Denk o.a. aan regels over bedrijfswagens of -fietsen, thuiswerk en gsm-gebruik. - Veiligheidsvoorschriften
- Non-disclosure agreement of vertrouwelijkheidsclausule
Nice to know
- Informatie over de extralegale voordelen waarvan de medewerkers genieten
Leg bv. uit hoe de hospitalisatie- en groepsverzekering in elkaar zitten, waar je moet tanken met een bedrijfswagen, enzovoort. - Informatie over opleidingsmogelijkheden
- Informatie over speciale verloning
Verduidelijk bv. hoe medewerkers onkosten kunnen laten terugbetalen, hoe het commissiesysteem werkt en hoe de terugbetaling van overuren werkt. - Procedures voor de uitvoering van bepaalde taken
- Procedure bij noodgevallen (bv. brand)
Combineer deze met een grondplan van het kantoorgebouw, waarop de vluchtroutes en nooduitgangen staan. - Organigram
Met een overzicht van wie welke functie uitoefent, weten medewerkers snel bij wie ze met welke vragen terechtkunnen. Tip: zet de mensen die je medewerkers nodig hebben bij problemen extra in de kijker (bv. ombudspersoon, EHBO-verantwoordelijke, preventieadviseur). - Privacyverklaring
Omschrijf hoe je als bedrijf omgaat met de gegevens van je medewerkers. - Frequently Asked Questions
Met een vraag-en-antwoordlijstje geef je op een bondige manier veel info mee over ‘kleinere’ onderwerpen. Zoals afspraken over kledij, over het gebruik van social media tijdens de werkuren of de procedure om vakantie aan te vragen. Hier kan je ook ‘ongeschreven’ regels kwijt, die nieuwe medewerkers helpen zich snel thuis te voelen.
Niemand kent je medewerkers, bedrijfscultuur en de markt waarin je werkt beter dan jij. Pin je dus niet vast op dit lijstje, maar wik en weeg welke informatie voor jouw organisatie echt nuttig is. Is overmatig smartphonegebruik geen issue in jouw bedrijf, dan moet je er niet per se een policy over opstellen. Weet ook dat een personeelshandboek een continu work in progress is!
Beter voor het milieu en gemakkelijker voor de medewerker!
Hoe zorg je ervoor dat het handboek wérkt?
Inspirerend en positief
Zorg ervoor dat je medewerkers deze berg informatie met plezier lezen én ter harte nemen. Hou dat zowel inhoudelijk als qua toon in je achterhoofd.
Vermijd dat deze bundeling van policy’s en informatie een lijstje wordt van ‘wat niet mag’. Leg de nadruk op wat je als werkgever net wél waardeert.
Een efficiënt personeelshandboek gebruikt een schrijfstijl die past bij de bedrijfscultuur. Verdeel daarnaast de info in hapklare stukjes (met tussentitels en highlights) en zorg voor overzicht met een goede inhoudstafel.
Maak het geheel licht verteerbaar met foto’s of andere afbeeldingen. Inspiratie vind je in de creatieve personeelshandleidingen van Valve en Netflix.
Door iedereen gedragen
Schrijf het employee handboek niet vanop je HR-stoel, maar betrek de medewerkers hierbij. Het gaat tenslotte over hen. Verzamel input over welke aspecten zij er zeker in willen, of vraag op z’n minst feedback op een voorlopige versie van het document. Als mensen inspraak hebben in de regels, zullen ze die automatisch beter naleven.
Check of alles wat in je afspraken en policy’s staat in overeenstemming is met het arbeidsrecht en de CAO waaronder je bedrijf valt. Om zeker te zijn, kan je hiervoor een gespecialiseerde jurist inschakelen.
Lead by example
Leef als werkgever consequent na wat in de policy’s staat. Uitzonderingen moeten uitzonderingen blijven. Wees er transparant over als je om gegronde redenen uitzonderingen toestaat.
Up-to-date
Plaats de digitale versie op een plek waar alle medewerkers ze vlot terugvinden en pas deze voortdurend aan aan de nieuwe noden. We raden aan om het handboek daarnaast zeker een keer per jaar met een kritische blik door te nemen. Medewerkers regelmatig herinneren aan het bestaan ervan, is ook geen overbodige luxe.
TIP! Je hoeft het warm water niet opnieuw uit te vinden. Informeer bij je sociaal secretariaat of bevriende ondernemers: hoe pakken andere bedrijven deze zaken aan, waar trekken zij bepaalde grenzen … Een goed voorbeeld van een medewerkershandboek, dat je tegelijk als sjabloon voor jouw exemplaar kan gebruiken, is dat van Trello.
Zo, je bent klaar om een employee handboek op maat van jouw noden op te stellen. Met de feature ‘Documenten’ gaat dit nog stukken vlotter. In een vingerknip creëer je nieuwe documenten, verstuur je een automatisch gepersonaliseerde versie naar al je medewerkers en laat je alles - als dat nodig is - elektronisch ondertekenen.
