Als HR manager wordt je bijna dagelijks geconfronteerd met administratieve taken. Hoewel deze vaak routinematig lijken, zijn ze niet minder belangrijk en vooral niet minder tijdrovend. In dit blogartikel vergelijken we hoe de top 10 HR taken zonder tool verlopen versus met Officient. Benieuwd wat jij kan versnellen of verfijnen? Lees zeker verder.
1. Loonadministratie verwerken
Verlof- en ziektedagen manueel doorvoeren, bestanden exporteren, manueel alle input controleren en uiteindelijk alle gegevens voor de loonberekening doorsturen naar je sociaal secretariaat. Het einde van de maand betekent voor HR veelal een sterke focus die tijdrovende loonadministratie, waarvoor andere processen de duimen moeten leggen. Te veel stappen, te veel rompslomp.
Gelukkig hoef je je hier met Officient niet druk om te maken:
- Bewaar overzicht over verlof-en ziektedagen via een duidelijke kalender
- Controleer alle gegevens 5x sneller in dat overzicht
- Stuur de volledige kalender voor die maand in één klik door naar je sociaal secretariaat
2. Documenten in orde brengen
Ook voor je documentenbeheer doorloop je veel stappen: opmaken, afdrukken, laten ondertekenen, inscannen en bewaren of doorsturen naar medewerkers. Geef nu zelf toe, de efficiëntie is ver zoek wanneer je dit voor elk document moet herhalen en dat vergt dan weer kostbare tijd.
Hoe helpt Officient dit proces efficiënter maken?
- Stel documenten op aan de hand van templates
- Stuur documenten gericht uit naar (groepen) medewerkers
- Ontvang herinneringen wanneer documenten aan vernieuwing toe zijn
- Zorg ervoor dat medewerkers altijd toegang hebben tot hun documenten en zelf documenten kunnen uploaden via de Self Service-app.
3. Nieuwe medewerkers onboarden
Bij een onboarding komt heel wat kijken: het verzamelen van alle relevante gegevens, het doorgeven van de Dimona, het regelen van het nodige materiaal, het introduceren van de nieuwe medewerker in het bedrijf, het betrekken van de juiste mensen en ga zo maar door. Dat zijn veel belangrijke stappen, waardoor het risico om iets te vergeten of om een foutje te maken er al snel insluipt. Zeker wanneer je medewerkersbestand snel groeit.
Met Officient stroomlijn je dit proces en garandeer je voor elke medewerker een vlotte onboarding:
- Laat medewerkers hun gegevens ingeven via de Self Service-app
- Maak een digitale checklist aan om alle taken op te volgen
- Wijs eenvoudig taken toe aan medewerkers en managers
- Ontvang herinneringen wanneer een taak een deadline nadert
4. Contracten opstellen
Contracten opstellen is, net als documenten opstellen, een zeer handmatig en bijgevolg tijdrovend proces. Toch ligt het aan het hart van je job binnen HR en is het een vaak terugkerende taak. Dat leidt tot een hoop papier- en printwerk in plaats van het echte contact met je medewerkers.
Hoe helpt Officient je tijd winnen bij dit proces?
- Maak contracten op aan de hand van templates
- Laat medewerkers hun contracten digitaal ondertekenen
- Stuur medewerkers automatisch herinneringen om hun contracten te tekenen
5. Verlofaanvragen opvolgen
“Hoeveel verlofdagen kan ik nog opnemen? Kan ik van dan tot dan verlof opnemen? Mijn manager heeft mijn verlof nog niet goedgekeurd, kan jij eens opvolgen?” Het lot van de inbox van een HR manager: boordevol vragen omtrent verlof. Hoewel je je medewerkers uiteraard graag verder op weg helpt, vraagt verlofadministratie veel tijd die je niet kan missen.
Dankzij de kalender in Officient wordt verlof opvolgen aangenaam:
- Bewaar overzicht over wie wanneer af- of aanwezig
- Geef medewerkers de kans om hun verloflimieten zelf bekijken
- Laat medewerkers verlof aanvragen via de Self Service-app
- Volg alles op via een eenvoudige goedkeuringsflow voor HR en/of managers
6. Ziektebriefjes verwerken
De berg aan ziektebriefjes die je als HR soms op je bureau terugvindt, onze HR manager heeft er nog nachtmerries over. Hoewel ziektebriefjes nu eenmaal in een papieren versie komen, is het toch een hele karwei om deze manueel in te voeren.
Gelukkig kan je met Officient die berg ziektebriefjes vermijden:
- Laat medewerkers ziektebriefjes uploaden via hun Self Service-app
- Bewaar ziektebriefjes in het digitaal personeelsdossier van de medewerker
- Link ziektebriefjes aan de desbetreffende ziektedagen voor de loonberekening
7. Onkosten doorgeven
Nog een extra Excelbestand om te controleren en door te sturen naar je sociaal secretariaat? Onkosten en andere eenmalige looncomponenten zitten verspreid over verschillende documenten en vaak een eenzijdige structuur. Denk maar aan medewerkers die ze verwerken in Excel, of andere medewerkers die op het einde van de maand nog snel al hun bonnetjes binnensteken.
In Officient bewaar je onkosten in hetzelfde systeem als andere loongegevens:
- Vraag medewerkers om hun onkosten digitaal op te laden via de Self Service
- Bewaar het overzicht over alle onkosten en hun status: van “in wachtrij” tot “goedgekeurd”
- Exporteer de onkosten voor het gehele bedrijf, per team of per medewerker
8. Performance opvolgen
Gemotiveerde medewerkers leiden jouw bedrijf naar succesresultaten. Om die reden is het nauwgezet opvolgen van prestaties en ontwikkeling van medewerkers, oftewel performance management, essentieel. Maar wat is je rol daarin al HR? Structuur aanbrengen in het proces is hierbij cruciaal, want nu gebeurt het vaak nog te ad hoc.
Wat kan Officient betekenen voor jouw prestatiemanagement?
- Controleer of en wanneer performance gesprekken ingepland worden
- Voeg vragenlijsten toe om de gesprekken in goede banen te leiden
- Deel notities met managers
- Raadpleeg verslagen en actiepunten uit de gesprekken
9. Werkmiddelen toevoegen
Overzicht bewaren over wie op welk moment welke werkmiddelen (nodig) heeft, het kan uitlopen tot een waar huzarenwerk. Die data zit namelijk maar al te vaak verspreid. Bedrijfswagen hier, smartphones daar, werkkledij op nog een andere plaats.
Officient verzamelt al het nodige voor het bijhouden van werkmiddelen op één plek:
- Link de juiste werkmiddelen aan de juiste medewerkers
- Sluit verzekeringsdocumenten bij
- Bekijk de historiek van alle werkmiddelen
10. Data van medewerkers aanpassen
Tot slot ben je als HR manager het aanspreekpunt bij uitstek voor alle medewerkers. Moet er iets worden aangepast of ingediend of zijn ze op zoek naar bepaalde gegevens, dan weten ze je te vinden. Je ondersteunt hen met plezier, maar deze kleine ad hoc aanpassingen verstoren doorgaans je andere werkzaamheden.
In de Self Service van Officient kunnen medewerkers zelf relevante taken uitvoeren:
- Pas persoonlijke gegevens eenvoudig aan
- Upload documenten (ID, ziektebriefjes, onkosten...)
- Raadpleeg verloflimieten, loonbrieven, gegevens...
