Een performance beleid komt er niet van de ene dag op de andere en er is al helemaal geen one-size-fit- all. Waar voor sommigen organisaties een goed basisproces voldoende is, hebben andere organisaties meer nood aan gespecialiseerd talent management. In welke fase je je ook bevindt, hier reiken we je de beste tips aan om je performance management vorm te geven.
Fase 1: Van een echt functioneringsgesprek is er geen sprake
Jullie bespreken prestaties wel eens terloops, maar er is geen vast systeem om hiermee om te gaan. Er is geen documentatie van wat er besproken wordt en er is geen concreet gesprek dat hierop toegespitst is.
Tips
- Prik voor elke medewerker minstens één keer per jaar een moment vast om dieper in te gaan op prestaties, ontwikkeling en ambities.
- Definieer actiepunten en log ze zodat je hier kan op terugvallen tijdens de opvolging of als voorbereiding van het gesprek volgend jaar.
Fase 2: Er zijn jaarlijks functioneringsgesprekken die gedocumenteerd worden
Jullie plannen 1 of 2 keer per jaar een vast moment in om prestaties en ontwikkeling te evalueren. Jullie houden daarnaast ook verslagen bij van die gesprekken. De gesprekken verlopen echter eerder ad hoc en de verslagen raken vergeten in de archiefkast of ergens op google drive waardoor er niets mee gedaan wordt.
Tips
- Zorg dat verslagen makkelijk beschikbaar zijn voor zowel managers als medewerkers. Zo garandeer je dat de actiepunten van de vorige gesprekken niet louter ergens op papier staan, maar ook echt ingezet worden om de groei van medewerkers op te volgen.
- Bereid de gesprekken voor op basis van de verslagen van het vorige gesprek: Hoe ging het toen? Welke punten hebben we toen besproken? Hoe is dat ondertussen geëvolueerd?
- Maak een (vragen)lijst op met punten die zeker aan bod moeten komen om meer structuur aan te brengen in je gesprekken.
Weet je niet goed waar te beginnen met zo'n vragenlijst? Hier vind je een gratis template ter inspiratie.
Fase 3: Er zijn templates en notities beschikbaar om de gesprekken in goede banen te leiden
Jullie reiken de juiste middelen aan om het functioneringsgesprek voor te bereiden, te stroomlijnen en op te volgen, maar doen dit voorlopig nog in beperkte mate. Performance wordt slecht 1 of 2 keer per jaar besproken en er is geen gestructureerde manier om info bij te houden.
Tips
- Creëer een goede feedbackstroom. Voorzie daarom meerdere momenten om in gesprek te gaan over prestaties en ambities, ook op een informelere manier. Denk hierbij aan check-ins, 1:1’s of surveys.
- Zoek een tool, zoals bijvoorbeeld Officient, waarin je per medewerker alle info en documentatie rond performance kunt bijhouden op één plek.
- Breng meer objectiviteit aan in het proces. Wissel bijvoorbeeld open subjectieve vragen af met schaalvragen en zorg ervoor dat je het volledig loskoppelt van de loonevaluatie.
Fase 4: Er is een combinatie informeel en formeel performance management
Jullie performance management staat zo goed als op punt. Feedback wordt breder voorzien en opgevolgd doorheen de volledige carrière van de medewerker in jouw bedrijf, maar jullie willen dit proces nog verder optimaliseren.
Tips
- Train je beoordeelaars. Laat hen opleidingen volgen rond het echt in dialoog gaan met hun teamleden, het vragen en geven van feedback, het vermijden van beoordelingseffecten en ga zo maar door.
- Kijk niet alleen naar de afgelopen periode, maar blik ook al vooruit.
- Zoek een tool die specifiek gericht is op performance en feedback om dit proces verder uit te diepen en om tot nog waardevollere resultaten te komen.
Fase 5: Er zijn getrainde beoordelaars en gespecialiseerde tooling voor performance management
Jullie performance processen zijn helemaal geoptimaliseerd, maar je wil de feedbackstroom nog verder uitwerken en wil op basis hiervan een gepersonaliseerde aanpak per medewerker. Jullie gaan voor niets minder dan top-notch.
Tips
- Betrek collega’s en klanten van de medewerker in de feedbackstroom. Krijg zicht op alle aspecten van de impact van die medewerker, oftewel 360° feedback.
- Werk persoonlijke opleidingsplannen uit op basis van wat uit alle peilingen komt. Zo voorzie je elke medewerker van training die echt inspeelt op hun ambities.
Wil je starten met 360° feedback? Lees hier de blog post en download gratis de template met vragen om te starten.
