In onze HR Breakfast session van maart 2023 bespraken we retentie met 15 HR professionals. Na een toppresentatie van Bart Moens (Strategisch HR-adviseur, docent & onderzoeker aan Odisee hogeschool) en Katrien Roziers (HR Lead at The Master Labs & Chairwoman Employee Engagement Awards), gingen onze aanwezigen aan de slag met de inzichten.
Wat bleek? We lopen allemaal tegen dezelfde problemen aan. In de workshop gingen we daarom door de employee life cycle en koppelden we aan elke fase acties. Acties die jij nu kan “stelen” en kan toepassen binnen jouw organisatie!
Wat zijn de fases van de employee life cycle?
Alle medewerkers zijn anders, maar de structuur van de employee lifecycle blijft altijd dezelfde. Je kan deze tijdlijn daarom eenvoudig gebruiken om je verschillende acties aan te hangen.
Er zijn verschillende versies van de employee life cycle die gebruikt worden. De meest gebruikte is deze hieronder. We hebben er de belangrijkste fases uitgenomen voor de workshop 🙂
- Recruit + hire
In deze fase leg je de eerste contacten met een mogelijke medewerker, doe je het sollicitatieproces en tekenen jullie samen het contract. - Preboarding + onboarding
Deze fase omvat alle tijd tussen het tekenen van het contract en het vervolledigen van de onboarding. Hoe lang dat duurt, hangt af van verschillende factoren zoals de opzeg van de voorgaande job, eventuele vakantie tussendoor en de duur van jullie onboardingsproces. - Engage
Deze fase en de “develop” fase kunnen eventueel simultaan verlopen, en wisselen elkaar in elk geval regelmatig af. Onder “engage” begrijpen we alles van employee engagement, teambuilding en het motiveren van je medewerkers. - Develop
Zoals hierboven gezegd, kunnen “engage” en “develop” simultaan of afwisselend verlopen. In de “develop” fase wordt er speciale aandacht besteed aan de ontwikkeling en professionele groei van de medewerker. - Exit + offboarding
Het is altijd triest om iemand te zien vertrekken, maar wat de omstandigheden ook zijn, je kan het een zo aangenaam proces mogelijk maken.
Wat kan je doen in elke fase om retentie te verhogen?
Elke fase is uniek en biedt unieke kansen om je medewerkers verder te binden en enthousiasmeren over en voor je onderneming. Op onze Breakfast Session rond retentie hebben we tijdens de workshop de vraag gesteld: “Welke retentie acties passen jullie toe voor elke fase?” En de antwoorden, die kan je hieronder lezen!
3 tips voor betere rekrutering en hiring
Het gaat in dit deel van de employee life cycle over het creëren van een positieve associatie met je employer brand en bedrijf. Je wilt ervoor zorgen dat mensen enthousiast zijn nog voor het contract getekend is!
- Focus op relevante kandidaten
- Korter sollicitatieproces
- Introduceer geschikte kandidaten aan het team
Focus op relevante kandidaten
Retentie begint bij het selecteren van de juiste mensen. In het huidige rekruteringsklimaat worden professionals langs alle kanten gebombardeerd met opportuniteiten. De meeste daarvan zijn niet écht relevant voor hen, wat voor frustratie zorgt. Ook als je hen later nog eens contacteert met een interessante vacature, zullen ze sneller geneigd zijn om “nee” te zeggen. Contacteer daarom enkel de mogelijke prospecten wiens vaardigheden en ervaring echt wijzen op een match met jullie onderneming.
Maak het sollicitatieproces niet nodeloos lang
De tijd van zeven sollicitatierondes en twee proeven zijn lang voorbij. Beperk de duur en de complexiteit! In bijna alle gevallen zal je in één of twee gesprekken al een goed idee kunnen krijgen van de persoonlijkheid en de motivatie van je prospect, en indien nodig kan je dan nog een vaardigheidsproef doen. Het doel moet zijn om de sollicitant en diens fit in het team te leren kennen.
Het is ook niet nodig om elke medewerker met wie deze persoon in contact zal komen er bij te betrekken. Dat zorgt ervoor dat het hele proces eindeloos lang wordt. Het gevolg? Een zeer grote kans dat de sollicitant geïrriteerd is nog voor diens contract getekend is.
Laat de sollicitant al eens kennismaken met het team
We zien onze collega’s vaak meer dan onze partners en vrienden, dus een goede verstandhouding is essentieel. Dus probeer zeker al toekomstige collega’s al eens voor te stellen aan elkaar. Denk maar aan een koffietje na een sollicitatieronde, of zelfs de collega’s binnenbrengen in de meer formele setting. Zo test je meteen de fit binnen het team, en kan er eventueel al wat informatie uitgewisseld worden op een organische manier.
💡 Bij Officient zijn we fervente “Mario Karters” dus laten we sollicitanten die er voor open staan al eens een rondje meespelen. Direct sfeer!
8 tips voor een betere preboarding en onboarding
Begint retentie dan al nog voor je medewerkers gestart zijn? Absoluut! Het moment dat je medewerkers tekenen worden ze deel van het bedrijf, en die eerste indruk maakt een enorme impact. Met volgende acties zorg je voor een goede eerste ervaring waardoor er onmiddellijk een band gesmeed wordt. Zo garandeer je ook dat medewerkers minder snel zullen vertrekken.
- Informeel moment met het team
- Uitnodiging met praktische informatie voor de eerste dag
- FAQ document
- Wie is wie
- Buddy/peter/meter
- Koffiebingo
- Opleidingsplan of outline van taken
- Start - stop - continue
Informeel moment om de andere collega’s te leren kennen
Wacht niet op de eerste dag om de nieuwe aanwinst te introduceren aan hun team. Die eerste dag is toch altijd wat stressen, en dan een reeks namen en gezichten memoriseren is iets wat starters kunnen missen als kiespijn.
Kijk eens in de agenda: is er ergens een teambuilding, apero of andere activiteit waar je nieuwe collega bij kan aansluiten? Het is stukken laagdrempeliger en laat toe om de mensen achter de professionals te leren kennen.
Uitnodiging met alle informatie van de eerste dag
Over het weghalen van initiële stress gesproken, stuur je nieuwe medewerker een uitnodiging met alle informatie over de eerste dag. Dat kan via de post of digitaal. Een aantal van onze aanwezige HR professionals vermeldden dat ze deze uitnodiging via een kleine “care package” bezorgen, om de toon helemaal goed te zetten.
Geef je starter alle kennis om de dag met zo min mogelijk zenuwen te starten:
- Datum
- Tijd dat ze verwacht worden
- Moeten ze lunch meenemen?
- Is er nog iets anders dat ze moeten weten?
FAQ document
Op de eerste dag kan je hen samen met hun noodzakelijke materiaal ook een FAQ document bezorgen. Hierin verzamel je alle praktische informatie die de eerste periode makkelijker maakt.
- Wat is het WiFi-wachtwoord?
- Wie kunnen ze aanspreken voor XYZ?
- Waar kunnen ze hier in de buurt lunch kopen?
Elke keer als er een nieuwe vraag komt van een nieuwe collega, noteer je die in het document. Zo is het levend en altijd groeiend!
Wie is wie
Stiekem toch heel fijn om te hebben: een lijst met alle namen en pasfoto’s. Je directe collega’s zal je snel kennen, maar de andere teams kunnen een uitdaging zijn. Voor sommige mensen is het onthouden van namen en gezichten geen probleem, voor anderen wel. En dat kan gênant zijn!
Dit kan een document zijn (dat je regelmatig zal moeten updaten) of een link naar de pagina in Officient. Zo hoeft je nieuwe medewerker zich niet gegeneerd voelen als hij of zij een naam vergeet.
Buddy/ peter/ meter
Het aanwijzen van een collega die je starter figuurlijk bij de hand neemt en mee op sleeptouw neemt, kan een heel leuke manier zijn om een bedrijf te leren kennen. De stress om vragen te stellen is minder, er zijn meer kansen om de andere collega’s wat beter te leren kennen, en het is over het algemeen gemakkelijker om ingeburgerd te raken.
Koffiebingo
Een koffiebingo is een eenvoudige en laagdrempelige manier om mensen in gesprek te laten gaan! Geef je nieuwe medewerker een bingokaart met namen van collega’s, en per keer dat ze een koffie drinken met iemand op de kaart, mogen ze dat vakje afstrepen. Als de kaart vol is, kan je daar een prijs zoals een gratis koffie bij de koffiebar in de buurt aan vasthangen.
Opleidingsplan of outline van taken
Een meer praktische ondersteuning van je nieuwe collega is het opstellen van een plan of outline voor hun eerste periode. Of het nu gaat over een week of zes maanden, hen die houvast geven zal hun eerste indruk stukken positiever maken.
Ga in gesprek met de teamgenoten, manager en eventueel de persoon die ze zullen vervangen om een accuraat plan op te stellen. Bespreek taken, verwachtingen, mogelijke events of beurzen die ze zullen bezoeken, en zet alles op een tijdlijn en in een to do lijst voor eenvoudig overzicht.
Start - stop - continue
Dit proces kan je bij elke evaluatiecyclus gebruiken, maar zeker bij starters valt er veel meerwaarde te halen over het onboarding proces. In een gesprek met HR wordt de medewerker gevraagd om te benoemen wat jullie moeten starten, wat jullie moeten stoppen, en waar jullie moeten doorgaan.
Het is belangrijk dat jullie ook echt actie ondernemen op basis van de feedback, zodat het geen loos gesprek is. Door te tonen dat er geluisterd wordt naar de meningen van de medewerkers, wordt er meteen al een vertrouwensband gesmeed.
5 tips voor de Engage fase
Blijf zeker ook doorheen het jaar je medewerkers bevragen naar hun tevredenheid. Zo ben je meer op de hoogte van de status van je employee engagement. Een korte (e)NPS survey elke 2-3 maanden kan je helpen om vinger aan de pols te houden, en kan je snel schakelen wanneer nodig. Natuurlijk wil je je medewerkers niet irriteren met alle surveys, dus hou ze zeer kort, en zorg dat iedereen weet dat ze slechts 5 minuten duren om in te vullen.
- Bevraag je medewerkers
- Complimentenbord of -kanaal
- Stand-up of project info sharing
- Flexplekken voor mensen die weinig op kantoor zijn
- Inzetten op mensen bijeen krijgen
Luisteren naar de je medewerkers
Veel van de mogelijke acties die je kan ondernemen zijn het rechtstreekse gevolg van luisteren naar wat je medewerkers willen. Zo kan je bijvoorbeeld employee sport clubs stimuleren, hen de locatie geven om een kaas- en wijnavond te organiseren, of een boekenclub te hosten.
Als je bijvoorbeeld een apero of barbecue organiseerde waar medewerkers hun partner mochten meenemen, en daar hoor je enthousiaste commentaren over, werk daar op verder. Meestal zijn mensen zeer transparant over wat ze oprecht leuk en aangenaam vinden.
Complimentenbord of -kanaal
Met een enthousiast team is deze actie zeker een hit! Het complimentenbord, echt of virtueel, is een prachtige manier om je collega’s te bedanken of een hart onder de riem te steken. Je kan opteren voor een fysiek bord met punaises of post-its, of voor een virtueel bord, zoals een kanaal in Slack of je Microsoft Teams.
Stand-up of project info sharing
Eén van de dingen waardoor mensen weinig connectie ervaren met elkaar, is omdat ze eigenlijk niet weten waar hun collega’s mee bezig zijn. Het gevolg is dat er weinig laagdrempelige conversatieonderwerpen zijn.
Door in een korte meeting een sporadische update te geven, komt er meteen meer verbinding. Of je nu kies om de teams afwisselend een korte presentatie te laten geven in bijvoorbeeld in een maandelijkse statusmeeting, of je eerder opteert voor een formele stand-up, creëer transparantie.
Flexplekken voor mensen die weinig op kantoor zijn
In sommige bedrijven werken mensen veel thuis of hybride, en dan is een goede company culture creëren moeilijk. Eén tip die daar bij kan helpen is het reserveren van flexplekken waar mensen altijd eens kunnen samenkomen. Voor meer tips voor deze situatie, bekijk zeker onze HR Masterclass met Peter De Moor van OTA Insight over hybride werken.
Blijf inzetten op mensen bijeen krijgen
Het kan wat zoeken zijn naar waar je medewerkers warm van lopen. Soms zit je met een introvert team, of zijn mensen remote of zijn ze veel op de baan en hebben ze geen zin om alsnog naar kantoor te komen na de uren. Daar is geen eenvoudige oplossing voor. Blijf inzetten op mensen bijeen te krijgen in meer informele settings, want als mensen elkaar goed kennen, gaan ze sneller de moed en “goesting” vinden om naar events te komen.
5 tips voor tijdens de Develop fase
In de Develop fase wordt er gekeken hoe je medewerkers kan blijven enthousiasmeren en stimuleren in hun professionele groei. Het is niet altijd eenvoudig om mensen naar opleidingen te sturen of hen tactisch te wijzen op vaardigheden die ze missen. Met deze tips maak je in elk geval een goede stap in de juiste richting!
- Start met kleine initiatieven
- Organiseer acties tijdens de werkuren
- Benoem de vereiste vaardigheden en competenties
- Stel proactief opleidingen voor
- Durf invoeren maar ook “afvoeren”
Start met kleine initiatieven
Te groot starten kan weerstand of irritatie oproepen. “Nog meer werk”, “daar heb ik geen zin in”,… en dat is niet hoe je wilt starten. Kies voor een paar kleine, vrijblijvende acties zoals een spreker tijdens de lunch. Per keer dat je een succesvolle actie maakt, zal er rond de koffiemachine en op kantoor over gepraat worden. Zo groeit het enthousiasme vanzelf, en wie weet komen je medewerkers wel naar jou met nieuwe ideeën!
Organiseer activiteiten tijdens de werkuren
Een andere optie die aanwezigheid zal verhogen is het organiseren van kleinschalige evenementen en activiteiten waar de medewerker iets van opsteekt tijdens de werkuren. Je hoeft er niet meteen een halve dag voor uit te trekken. Denk bijvoorbeeld aan een halfuurtje vlak voor de lunch voor de project info sharing sessie.
Of combineer het nuttige aan het aangename, en organiseer een “lunch and learn” en voorzie lunch voor de aanwezigen. Een eenvoudige manier om enthousiasme en aanwezigheid te verhogen!
Benoem duidelijk competenties en vaardigheden
Eén van de problemen die onze aanwezigen aanhaalden was het concreet maken van de noodzakelijke vaardigheden. Het kan voor je medewerkers soms moeilijk zijn om te visualiseren wat ze nog moeten leren, wat noodzakelijk is om te groeien binnen hun rol of naar een nieuwe rol toe.
Maak bijvoorbeeld competentieprofielen of een handboek met de noodzakelijke vaardigheden en competenties. Doe dit in samenspraak met managers of team leads voor de meest complete inzichten. Het zal voor je medewerkers stukken makkelijker zijn om hun ontwikkeling in handen te nemen.
Stel proactief opleidingen voor
Als er weinig initiatief komt vanuit je medewerkers, kan het een goed idee zijn om een lijst met geschikte opleidingen op te maken. Door die eerste drempel weg te nemen, kunnen medewerkers eenvoudiger zien wat nodig is. Sommige medewerkers zullen zelfs op basis van de lijst zelf voorstellen beginnen doen! Wijs die dan niet onmiddellijk af, maar evalueer de suggestie grondig. Wie weet is het exact wat ze nodig hebben.
Durf invoeren maar ook “afvoeren”
Niet alle ideeën zullen werken voor jouw specifieke onderneming, medewerkers en situatie. Sommige acties zullen een hit zijn, sommigen zullen wat tijd nodig hebben om op gang te komen, en sommigen zullen floppen. Neem dat niet persoonlijk, en zet ze stop als je merkt dat er echt geen animo voor is. Leer uit die momenten en neem die kennis mee naar de volgende actie.
3 tips voor een betere Offboarding en Exit
Hier is het wat laat voor retentie acties, maar wist je dat 50% van medewerkers er voor open staan om terug te keren naar hun voormalige werknemer? Op voorwaarde dat er geen bruggen verbrand zijn natuurlijk. Dus gebruik deze pijnlijke periode om toch een waardevolle en respectvolle offboarding en exit te creëren.
- Formaliseer het offboarding proces
- Blijf praten na ontslag
- Alumni programma
Formaliseer het offboarding proces
Door het formaliseren van de offboarding periode, weet iedereen wat hem of haar te wachten staat. Het is ook een kans om wat van de piekende emotie weg te halen voor het mensen hun reacties beïnvloedt. Je medewerker ontvangt bijvoorbeeld een formulier met materiaal dat ze moeten terugbrengen, en een vragenlijst om zich voor te bereiden op hun offboarding gesprek.
Ook voor het management team heeft een geformaliseerd proces voordelen. Het kan voor een team manager heel confronterend zijn als er iemand weggaat, waardoor er ook langs die kant pijnlijke gevoelens zitten. Geef hen ook een vragenlijst om voor te bereiden, en een kans om apart met HR te spreken.
Na ontslag blijven praten
Laat de vertrekkende medewerker niet plots in de kou staan, ongeacht hoe het ontslag (vrijwillig of onvrijwillig) tot stand is gekomen. Zorg ervoor dat ze weten bij wie ze terecht kunnen, en dat iedereen het jammer vindt dat ze vertrekken. Laat negatieve gevoelens niet opgekropt worden, verbreek het taboe rond onstlag, en geef iedereen de kans om zijn of haar hart te luchten.
💡 Eén van de deelnemers van de Officient HR Breakfast Session vertelde: een medewerker had ontslag ingediend, en de zaakvoerder heeft geen woord meer gesproken tegen de persoon in kwestie. Er is geen enkele kans dat deze persoon zou terugkeren naar dat bedrijf! Dit soort situaties dienen ten allen tijde vermeden te worden.
Alumni programma
Het kan wat vreemd klinken, maar na een paar jaar is het bedrijf niet meer hetzelfde en kan je voormalige werknemers nog eens aanschrijven als er een vacature open staat. Dit is natuurlijk enkel mogelijk bij mensen die met positieve emoties vertrokken zijn. Door een lijst bij te houden van alle voormalige medewerkers, de omstandigheden rond hun vertrek en hoe je hun kans tot terugkeren zou inschatten, heb jij al een stapje voor in rekrutering.
Wat neem jij mee van deze HR Breakfast Session?
De belangrijkste les die naar voren is gekomen uit deze HR Breakfast sessie is misschien wel: wees niet bang om je medewerkers te bevragen, en te tonen dat je actief op zoek bent naar oplossingen. Het tonen van initiatief is misschien de allerbelangrijkste eerste stap!
Er zijn ontzettend veel opties, mogelijkheden en leuke dingen die je kan doen om retentie te stimuleren binnen je onderneming. Laat je zeker inspireren, test veel, maar imiteer niet. Je kan succes echter niet forceren, dus wees niet bang om te proberen en zelfs te falen. Wat is de eerste actie die jij wilt proberen?
