Bij HR komt er een berg administratie kijken. Contracten, policies, arbeidsreglementen, ziektebriefjes… Er is altijd nog een document dat naar de juiste persoon verstuurd moet worden of op de juiste plaats geklasseerd moet worden. Vroeger deden we dat enkel in mappen in grote kasten, maar administratie wordt steeds meer digitaal.
Juist omdat die digitalisering steeds verder gaat, wordt er ook steeds meer gesproken over “documenten opslaan in de cloud”. Maar wat houdt dat nu juist in? En wat zijn daar de voor- en nadelen van in vergelijking met je administratie on-premise bewaren? In deze blog beantwoorden we die vragen!
Wat betekent on-premise?
“On-premise” vertaalt zich naar “op het eigen domein”, dus on-premise betekent dat je data op eigen servers en op een eigen netwerk bewaard wordt. Je beheert je data en servers dus zelf en slaat alles lokaal op. Je hebt enkel toegang vanop het interne netwerk van je organisatie, of met een VPN die je kan gebruiken om in te loggen op dat netwerk.
Wat betekent in de cloud?
“In de cloud” betekent dat je werkt met de servers van een externe provider. Kort gezegd: je gebruikt servers op een andere locatie. Je documenten zweven dus niet ergens in de lucht! Deze cloud providers kan je ook beschouwen als 'infrastructure-as-a-service': je huurt ruimte op hun externe servers.
Er zijn verschillende opties: een private cloud, waar je een eigen server hebt, of een public cloud, waar je een server deelt met andere cloud-gebruikers.
Wat zijn de voordelen van on-premise en in de cloud?
De voordelen van on-premise
✅ Eigen beheer
Als je eigen servers gebruikt, heb je de vrijheid en flexibiliteit om aanpassingen te doen, nieuwe structuren te bouwen of uit te breiden. Maar dat vereist natuurlijk goed opgeleid personeel, specifieke kennis en tijd, wat voor veel bedrijven niet haalbaar is.
✅ Los van internet
Zolang je op het lokale netwerk van je kantoor zit, kan je jullie eigen servers altijd bereiken. Traag internet of werken in de straat hebben dus geen impact op het werk dat er gedaan kan worden die dag.
✅ Snelheid
Daarop aansluitend: een lokaal netwerk is sneller dan goede internetverbinding. Zeker als je vaak met grote bestanden werkt is dat een enorm voordeel. Denk maar aan videobestanden die nog geknipt en gemonteerd moeten worden of hoge resolutie afbeeldingen.
De voordelen van in de cloud
✅ Ook remote bereikbaar
Tegenwoordig werken veel medewerkers (af en toe) thuis, en als je bestanden in de cloud staan, zijn ze altijd bereikbaar via wifi. Bovendien heeft een goede cloud provider weinig “down time” en is dus zo goed als altijd bereikbaar.
✅ Schaalbaarheid
Of je nu meer of minder plaats nodig hebt, cloud providers laten toe om sneller te schalen. In de meeste gevallen zal je die extra ruimte niet moeten aanvragen, maar groeit die automatisch mee.
✅ Voorspelbare kosten
Zolang je noodzakelijke servercapaciteit niet groeit, weet je maandelijks wat je kosten zullen zijn. De stijging in kosten van een cloud provider is meestal minder hoog dan een eigen nieuwe server installeren en onderhouden.
✅ Veiligheid
Cloud providers zorgen voor sterke beveiliging van de servers die ze aanbieden. Dat gaat over voor de hand liggende zaken als viruspreventies en een sterke firewall, maar ze beveiligen hun servers ook tegen inbraak- en hacking pogingen, en natuurlijke rampen zoals brand en aardbevingen. Hierdoor zijn externe servers zeer veilig. Ook voor je HR administratie, zoals bij Officient.
Wat zijn de nadelen van on-premise en in de cloud?
De nadelen van on-premise
❌ Onderhoud
Het onderhouden van je eigen servers vraagt specifieke kennis. De meeste bedrijven die kiezen voor eigen servers hebben daarvoor een team techniekers in dienst.
❌ Fysieke ruimte
De servers die je on-premise wilt hebben, moeten natuurlijk ook ergens fysiek een plaats krijgen. In de meeste gevallen zijn dat grote bakken en nemen ze behoorlijk veel plaats in. Ze moeten op een specifieke manier geplaatst en onderhouden worden, denk maar aan brandveiligheid, noodstroom, koeling, beveiligde toegang of inbraakpreventie, dus dat vraagt meestal een aparte ruimte.
❌ Beveiliging
Je moet je servers en serverruimte zowel fysiek als digitaal beveiligen en onderhouden. Denk maar aan inbraak- en hackingpreventie, updates, viruspreventie, en regelmatige firewall controles. Bovendien is het verstandig regelmatig back-ups te maken op een derde locatie in geval van een hack of ramp (zoals een brand of watersnood).
❌ Moeilijk schaalbaar
Als je bedrijf groeit, kan het gebeuren dat je meer ruimte nodig hebt dan beschikbaar is op de huidige servers. Uitbreiden kan door extra servers te bestellen en installeren, wat een dure oplossing is.
❌ Niet ideaal bij telewerk
Voor veel bedrijven is dit één van de belangrijkste redenen om in de cloud te werken! Bij telewerk zullen je medewerkers internet nodig hebben om aan je data te kunnen als je met lokale servers werkt. Dat kan via een VPN, en vaak is die verbinding trager dan een cloud-based solution.
De nadelen van in de cloud
❌ Afhankelijk van je internetverbinding
Om aan eender welk document te kunnen, zal je internet nodig hebben. Als er een internetstoring is, dan kan het zeker zijn dat je medewerkers niet aan je data kunnen. In uitzonderlijke gevallen is ook een storing bij de cloud provider mogelijk, en ook dan zal jullie data niet toegankelijk zijn. Dat komt echter niet vaak voor, want de meeste cloud providers hebben een up-time van ver boven de 90%.
❌ Privacy
In de Verenigde Staten is er de zogenaamde “Patriot Act”, waardoor de overheid data van servers op Amerikaans grondgebied mag bekijken bij ‘vermoedens van criminele activiteit’. Je kan dit probleem echter eenvoudig omzeilen door te kiezen voor externe servers die in Europa staan. De GDPR-regeling en andere privacy wetgeving beschermt data hier strenger.
De juiste beslissing nemen
Of je er nu voor kiest om servers on-premise of een cloud oplossing te gebruiken, het belangrijkste is om na te gaan wat werkt voor jullie onderneming. We willen wel nog meegeven dat tegenwoordig zo goed als enkel grote bedrijven met zeer specifieke veiligheids- en technologienoden nog hun eigen servers on-premise hebben.
Voor andere bedrijven is een goede cloud-provider de beste oplossing, omdat zij de beveiliging, back-ups en up-time kunnen garanderen. Dat maakt het een veilige en kostenefficiënte oplossing voor het centraal bewaren van alle data.
