In HR zijn er altijd lopende zaken, en als gevolg zijn er enorm veel balletjes in de lucht te houden. Om het succes van je HR processen te bepalen, kan je gelukkig een aantal KPI’s (key performance indicators) opvolgen. Voor processen/ topics die minder data-gedreven zijn, zijn er kwalitatieve doelstellingen om te behalen.
In deze blog reiken we je meerdere KPI’s én kwalitatieve doelstellingen per HR domein aan om jouw HR processen meetbaar en meer succesvol te maken. Vergelijk al deze KPI’s uiteraard ook met dezelfde periode het vorige jaar om te zien of je er op vooruit gaat.
Rekrutering
Het vinden van nieuwe medewerkers die over de juiste kwalificaties beschikken én passen binnen het team, is een uitdaging. Tel daar nog eens de war for talent daar bij op, en het is duidelijk dat je aan rekruteren veel tijd kan verliezen en efficiëntie dus cruciaal is.
- Time to hire. Hoeveel tijd zit er tussen het opstellen van de vacature tot het tekenen van het contract? Stel hiervoor per functie en/of voor het bedrijf een gemiddelde voor op. Wanneer deze tijd begint te verlengen, weet je waar je moet aan sleutelen.
- Cost per hire. Rekruteren is niet goedkoop: de arbeidsuren die je steekt in rekruteren, de kost van gesponsorde vacatures of zelfs het uitbesteden van het rekruteren aan een externe. Het accuraat meten van die kost, en dan kijken waar je die kost kan verlagen, zou altijd een prioriteit moeten zijn.
Onboarding
Onboarding is een belangrijk onderdeel van de job van een hr professional. Een goede onboarding zorgt er namelijk voor dat je nieuwe collega sneller mee kan draaien, je onderneming een goede eerste indruk maakt, en dat een medewerker doorgaans langer blijft.
KPI’s
- “Time to productivity.” Hoe lang duurt het voor je medewerkers volledig meedraaien in het dagelijkse werk?
- Hoeveelheid verloop in de eerste zes maanden en in het eerste jaar. Het opvolgen van je personeelsevolutie zegt je veel over onboardings, de accuraatheid van je vacatures en rekruteringsproces, en uiteindelijk ook retentie.
- Onboardingsscore van je starters. Vraag starters hun onboarding te scoren op een schaal van 1-10, die je consistent houdt doorheen alle onboardings. Zo kan je gemakkelijk spotten waar het misliep of als er grote verschillen zijn tussen functies
Kwalitatieve doelstellingen
- Plan een feedback moment met je nieuwe medewerker in na zes weken. Vraag hem of haar om feedback en laat hen schetsen wat goed en slecht ging tijdens het onboardingproces.
- Herhaal het incheckmoment na een jaar. Meet hun tevredenheid over de onboarding nog eens en stel vragen als “hoe goed bereidde de onboarding je voor op je dagelijks werk?”
Voor meer tips kan je altijd de HR Masterclass over onboarding bekijken!
Loonadministratie
Voor je medewerkers is het op tijd ontvangen van hun loon een vanzelfsprekend, ze denken er niet echt over na als het op tijd op de rekening staat. Ze zullen echter wél boos zijn als hun loon te laat is of als er een fout gebeurde. Zelfs een klein foutje kan grote consequenties hebben: van frustraties op kantoor tot juridische stappen.
Payroll: KPI’s
In de wereld van payroll geldt “juist is juist”, en toch is het ook in dit domein niet altijd eenvoudig om KPI’s op te stellen. De meeste bedrijven besteden hun payroll uit aan hun sociaal secretariaat, dus hoe meet je doeltreffendheid als je zelf de payroll niet doet? Met deze KPI’s en kwalitatieve vragen!
- Hoe vaak werden de lonen te laat uitbetaald op een jaar tijd?
- Hoeveel fouten werden gemaakt tijdens de loonberekening de afgelopen zes maanden?
- Hoelang duurt het om payroll volledig af te ronden?
Vergelijk al deze KPI’s uiteraard ook met dezelfde periode het vorige jaar om te zien of je er op vooruit gaat.
Verloningsstrategie: kwalitatieve doelstellingen
De strategie achter verloning doet er wel degelijk toe. Je wilt natuurlijk een eerlijke verloning tussen je medewerkers. De tijd dat de meest mondige medewerker stukken meer verdiende dan de introverte collega met dezelfde job, ligt in het verleden. Of dat zou toch zo moeten zijn.
- Is er een uitgewerkte verloningsstrategie? Er zijn behoorlijk wat variaties in verloning: salary grid, salary bands, loonoptimalisaties per rol of niveau, kwalificaties voor loonsverhoging… en nog veel meer. Hoe je dit aanpakt, kies je als bedrijf, maar wees bedachtzaam bij het opstellen. Je medewerkers kunnen de strategie in vraag stellen.
- Zijn mensen tevreden met hun huidige verloning en de verloningsstrategie? Hier kan je met een survey naar polsen.
- Hoe worden loononderhandelingen georganiseerd? En ook heel belangrijk: hou die loonsonderhandelingen apart van de performance reviews.
Performance
Performance reviews, evaluatiegesprekken of functioneringsgesprekken. Hoe het ook genoemd wordt in jullie onderneming, deze gesprekken zijn belangrijk voor het succes en welzijn van jullie medewerkers. Hoe groot of klein jullie onderneming ook is, deze gesprekken zijn noodzakelijk om het succes van de medewerker en het bedrijf te ondersteunen.
KPI’s
- Hoeveel percentage van alle performance reviews/check-ins zijn uitgevoerd? Percentages maken het eenvoudiger om vergelijkingen te maken.
- Hoe veel verloop is er? En wat is de verhouding tussen vrijwillig en onvrijwillig ontslag? Deze statistiek is zeer veelzeggend over de tevredenheid én over de performance van je medewerkers.
Kwalitatieve doelstellingen
- Zijn de medewerkers tevreden met de werking van de performance cycli? Denk maar aan de methode, frequentie, wie deel zou moeten uitmaken van het performance proces. Dit ontdek je door een korte survey toe te voegen aan de mail met de samenvatting van hun gesprek.
- Wat zijn de suggesties van medewerkers voor komende reviews?
Documenten/ administratie management
Wie had gedacht dat er KPI’s konden zijn voor document management? Jawel! Doelstellingen en KPI’s kunnen je helpen om nodeloze tijd te verspillen, een hogere efficiëntie te behalen en toekomstige problemen te vermijden.
KPI’s
- Hoe lang duurt het gemiddeld om een HR document terug te vinden?
- Hoe lang moet een medewerker wachten op antwoord?
- Hoe lang duurt het om onkosten, afwezigheidsattesten en vakantiedagen te verwerken?
Kwalitatieve doelstellingen
- Hoe veel procent van alle contracten en policies worden op tijd getekend?
- Hoe veel procent van alle afwezigheidsattesten zijn op tijd ontvangen en verwerkt? En hoe was dat vorig jaar?
Assetmanagement
Het overzicht bewaren van de locatie van de uitgedeelde assets is niet enkel nuttig voor volledigheid en transparantie. Het kan je onderneming redelijk wat geld besparen. De doelstellingen voor dit HR domein zijn om die reden gericht op de preventie van toekomstige problemen.
KPI’s
- Gemiddelde assetwaarde per medewerker.
- Percentage assets die verloren raken per jaar.
Kwalitatieve doelstellingen
- Hoe wordt de locatie van al jullie assets bijgehouden?
- Zijn er in het verleden al assets “kwijt geraakt”? Oftewel: zijn er medewerkers gestopt en ontslagen en heb je niet alle assets teruggevraagd en/of -gekregen?
- Heb je een compleet overzicht met afschrijvingsdata, kostprijs, verzekeringsdocumenten, afschrijvingsdata, Co2 uitstoot…?
Verlofplanning
Vakantie nemen is een wettelijk vastgelegd recht, maar ook een goede indicator om moeilijke situaties te spotten voor ze escaleren. Denk maar aan een verhoogde kans op burn-out of stress binnen een team. Hou dus zeker een oog op deze KPI’s en motiveer je medewerkers om al hun wettelijke dagen op te nemen.
KPI’s
- Hoeveel verlofdagen worden er gemiddeld niet opgenomen per team? En hoe zijn deze dagen verspreid doorheen het jaar?
- Hoeveel tijd spendeer je aan het verwerken van aangevraagde vakantiedagen en eventuele correcties doen?
Vergelijk al deze KPI’s uiteraard ook met dezelfde periode het vorige jaar om te zien of je er op vooruit gaat.
Kwalitatieve doelstellingen
- Neemt iedereen alle verlofdagen op? En in vergelijking met vorig jaar?
- Zijn er teams waar er structureel minder verlof opgenomen wordt? En in vergelijking met vorig jaar?
Employee experience
Je medewerkers spenderen veel tijd en energie in jullie onderneming, dus natuurlijk geef je aandacht aan hun ervaring. Hoe meet je dat? Door het hen te vragen! Je kan verschillende soorten bevraging testen om te zien waar je medewerkers het liefst mee werken. Denk maar aan eNPS, een survey, of een face-to-face moment. Sommige medewerkers zijn meer vocaal dan andere, en het belangrijkste is dat ze eerlijk kunnen zijn zonder dat er daar gevolgen aan hangen.
KPI’s
- Welke eNPS score geven je medewerkers? En wat is deze score in vergelijking met vorig jaar?
Kwalitatieve doelstellingen
- Wat is de feedback van medewerkers in een survey?
(Ziekte)verzuim
Samen met het al dan niet opnemen van verlof, is ziekteverzuim een belangrijke indicator van de veerkracht van je medewerkers. Het regelmatig opvolgen van je verzuimcijfers kan een hele reeks aan inzichten opleveren. Als er bijvoorbeeld disproportioneel veel burn-outs zijn, kan het zeer waardevol zijn om de werkdruk onder de loep te leggen.
KPI’s
- Wat is de verzuimfrequentie over het hele bedrijf? En per team?
- Wat is de verhouding in de verzuimperiodes? Hoe veel kort, middellang en lang ziekteverzuim is er?
Vergelijk al deze KPI’s uiteraard ook met dezelfde periode het vorige jaar om te zien of je er op vooruit gaat.
De doelstellingen voor HR
In deze blog post hebben we ontzettend veel KPI’s en doelstellingen besproken, maar dat wil absoluut niet zeggen dat je ze allemaal moet opvolgen. Laat je niet omverblazen door de mogelijkheden en de hoeveelheid data. Kies er een aantal die het meeste waarde hebben voor jullie onderneming, en houdt vooral die in de gaten. Al kan het interessant zijn om één of twee keer per jaar een meer diepgaande analyse te maken van een grotere hoeveelheid data, zal je meer waardevolle informatie halen uit een drie- of viertal goed gekozen KPI’s. Succes!
