Zo goed als elk bedrijf heeft een versie van functioneringsgesprekken of performance reviews. Gelukkig! Het zijn essentiële hulpmiddelen om de werkprestaties van een medewerker te beoordelen, feedback te geven én doelen te stellen voor professionele groei.
Toch is niet elke evaluatiemethode even nuttig voor elke onderneming. Er zijn verschillende soorten functioneringsgesprekken, elk met zijn eigen voordelen en problemen. In deze blog post overlopen we de meest voorkomende functioneringsgesprekken en hun voor- en nadelen.
Soorten performance reviews
Traditionele jaarlijkse beoordelingen
In deze methode is er jaarlijks één of twee keer een moment waarin de medewerker samenzit met zijn of haar manager, en/of met de HR verantwoordelijke.
Voordelen:
Deze methode is zeer gestructureerd en medewerkers weten wat ze kunnen verwachten. Het is een vrij eenvoudige methode om jaarlijks de prestaties van de medewerker te evalueren en doelen te stellen. Bovendien kan je hier duidelijk de doelen van de medewerker afstemmen op de doelstellingen van de organisatie.
Problemen:
Als je met alle medewerkers één keer per jaar in gesprek wilt gaan tijdens een specifieke periode, is dat voor managers en HR zeer druk. Het is bovendien niet mogelijk om kort op de bal te spelen in dit systeem. Het is dus meer dan waarschijnlijk dat je niet op tijd feedback geeft. Een ander probleem is dat medewerkers hun prestaties of frustraties doorheen de loop van het jaar vergeten, waardoor belangrijke zaken mogelijk onbesproken blijven.
360-graden feedbackbeoordelingen
360° feedback is een evaluatiemethode waarbij feedback wordt gevraagd van verschillende bronnen bij het evalueren van één persoon. De bevraagden zijn de geëvalueerde persoon, directe collega's, directieleden, managers en andere belanghebbenden.
Voordelen:
Dit uitgebreide systeem geeft een genuanceerd beeld van de prestaties van een medewerker. De medewerker krijgt feedback uit verschillende bronnen, wat zeer waardevol kan zijn. Er is bovendien minder kans op het doorwegen van persoonlijke bias.
Problemen:
Het opzetten, plannen en organiseren van een dergelijk proces kan initieel complex zijn. Je moet veel verschillende mensen betrekken, hen vragenlijsten laten invullen en er voor zorgen dat iedereen de deadlines respecteert. Als er te weinig feedbackgevers zijn, kunnen er ook persoonlijke vooroordelen in de feedback sluipen.
→ Lees meer over 360-graden feedback in deze blog post
Realtime of continue feedbackbeoordelingen
Continue feedback is het wekelijks (en soms dagelijks) geven van feedback aan de medewerker tijdens een korte bespreking. Deze meer onmiddellijke of continue feedback ontvangen medewerkers het hele jaar door.
Voordelen:
Realtime feedback speelt kort op de bal en laat toe dat medewerkers snel de nodige aanpassingen kunnen maken. Deze korte keten zorgt voor voortdurende communicatie tussen manager en medewerker, wat ook drempels kan verlagen in een team.
Problemen:
Wekelijks een meeting inplannen en telkens nuttige feedback geven, vereist consistente inspanning en tijd van zowel managers als medewerkers. In organisaties met een meer traditionele mentaliteit kan deze feedbackmethode een uitdaging zijn om te implementeren. De voornaamste reden is de nauwe samenwerking tussen medewerkers en managers.
Zelfevaluatie-beoordelingen
Zelfevaluatie is het systematisch observeren, analyseren en verbeteren van eigen prestaties of resultaten. Dit proces kan op individueel niveau gebeuren, maar ook op afdelings- of organisatieniveau.
Voordelen:
Deze methode van beoordelen moedigt medewerkers aan om na te denken over hun eigen prestaties, sterke punten en verbeterpunten. Het bevordert hun zelfbewustzijn en verantwoordelijkheidsgevoel.
Problemen:
Voor veel medewerkers is het moeilijk om zichzelf objectief te zien of te evalueren. Dit kan leiden tot overdreven positieve of overdreven negatieve zelfbeoordelingen. Daarom mag zelfevaluatie niet de enige methode van beoordeling zijn en is er zorgvuldige begeleiding en ondersteuning nodig.
Projectmatige beoordelingen
Dit type beoordeling richt zich op het geven van feedback aan een medewerker met betrekking tot specifieke projecten of taken.
Voordelen:
Vanwege de focus op een specifiek project is een gedetailleerde evaluatie van de medewerker mogelijk. De manager kan meer gerichte feedback geven op de prestaties in bepaalde aspecten en projecten.
Problemen:
Deze methode werkt enkel voor medewerkers die van het ene naar het andere project gaan. Als er minder project-gebaseerd gewerkt wordt, of als er medewerkers zijn die aan meerdere projecten tegelijk werken, dan is het moeilijk om een genuanceerde evaluatie te maken. Daarom is het aan te raden dat deze methode wordt aangevuld met andere beoordelingen.
Voordelen van alle performance reviews
- Ontwikkeling van medewerkers: Functioneringsgesprekken helpen medewerkers om meer inzicht te krijgen in hun sterke punten, maar ook in de gebieden die voor verbetering vatbaar zijn. Zo kunnen ze zich beter richten op hun persoonlijke en professionele ontwikkeling.
- Doelen stellen: Functioneringsgesprekken stellen duidelijke doelen voor medewerkers. Zo worden hun inspanningen beter afgestemd op de doelstellingen van de organisatie en kan de productiviteit worden verbeterd.
- Feedback: Constructieve feedback bevordert een positieve werkomgeving en motiveert medewerkers om beter te presteren.
- Erkenning: Erkenning van de geleverde prestaties tijdens functioneringsgesprekken verhoogt de werktevredenheid van medewerkers.
- Communicatie: Regelmatige gesprekken vergemakkelijken een open communicatie tussen medewerkers en managers, wat leidt tot een beter begrip en snellere oplossing van eventuele problemen.
Problemen met alle performance reviews
- Vooringenomenheid: Beoordelingen kunnen worden beïnvloed door onbewuste vooroordelen, waardoor de eerlijkheid en nauwkeurigheid van beoordelingen wordt aangetast.
- Stress en angst: medewerkers kunnen zich gestrest en angstig voelen over het evaluatieproces, wat een negatieve invloed heeft op hun welzijn.
- Onnauwkeurigheid: Managers hebben mogelijk geen volledig inzicht in het werk van een medewerker, wat kan leiden tot onnauwkeurige evaluaties.
- Gebrek aan actualiteit: In het bijzonder jaarlijkse beoordelingen geven mogelijk niet op tijd feedback, wat directe verbeteringen in de weg staat.
- One-Size-Fits-All aanpak: Als jullie een beoordelingstemplate gebruiken voor alle medewerkers, is dat hoogstwaarschijnlijk niet afgestemd op de verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen een organisatie. Dat leidt tot inadequate beoordelingen.
Om deze problemen te beperken, is het aangeraden om verschillende beoordelingsmethoden te combineren, managers te trainen om onbevooroordeeld te zijn. Stimuleer vanuit hr ook regelmatige feedback-loops en open communicatie tussen medewerkers en leidinggevenden.
Kies je evaluatiemethode
Onderaan de streep doet het er vooral toe dat jullie als onderneming een weloverwogen keuze maken. Wat past bij jullie ondernemingsstructuur? Hoe zijn de teams samengesteld? Werken jullie op projectbasis? Leg alle mogelijkheden naast elkaar en bekijk hoe jullie medewerkers het best geholpen worden. Performance reviews zijn belangrijk voor het welzijn, optimaal presteren, professionele ontwikkeling en de werktevredenheid van je medewerkers, en uiteindelijk het succes van jullie bedrijf.
