Iedereen kent het wel: het jaarlijkse of halfjaarlijkse functioneringsgesprek om de prestaties van medewerkers in kaart te brengen. Nochtans toonden verschillende onderzoeken al aan dat dat soort evaluaties nauwelijks effect hebben.
Daarom raden we jou en je bedrijf aan om aan de slag te gaan met performance management. Dat vereist een nieuwe kijk op de activiteiten van je medewerkers, maar ook op hun welbevinden. Lees in dit artikel hoe je het aanpakt.
Waarom een klassiek functioneringsgesprek niet doeltreffend is
Iedereen, van start-ups, tot scale-ups en grotere bedrijven, valt makkelijk terug op het jaarlijkse of halfjaarlijkse functioneringsgesprek. Manager en medewerker overlopen hoe alles gaat, bespreken eventuele verbeterpunten, schrijven een verslag van de evaluatie en bewaren dit in een kast. Waarna het nooit meer het daglicht zal zien.
Op zich is het natuurlijk een goede zaak dat zulke dingen in alle openheid worden besproken. Alleen volstaat zo’n occasioneel functioneringsgesprek niet om de prestaties van je teams te evalueren. Het bedrijfslandschap verandert sneller dan ooit tevoren, zeker in een steeds meer digitale (werk)omgeving. Bij technologiebedrijven en organisaties met een innovatief of disruptief aanbod is dat nog meer het geval.
Ten tweede moet je aandacht besteden aan je menselijk kapitaal als je wilt zorgen dat je bedrijf als een geoliede machine blijft draaien. Dat is onbegonnen werk als je slechts op jaarlijkse of halfjaarlijkse basis een evaluatiegesprek houdt. Snel schakelen is enkel mogelijk als je regelmatig feedback geeft én frequent bijstuurt. Het is dus cruciaal dat je de vinger aan de pols houdt.
Dat brengt ons meteen bij het derde probleem van het occasionele functioneringsgesprek: het richt zich te veel over het verleden en mist zo zijn doel. Er wordt nog té weinig gekeken naar manieren waarop individuele medewerkers kunnen groeien ten voordele van het bedrijf. En vergis je niet: je medewerkers willen dat die bodem voor persoonlijke ontwikkeling wordt gevoed. Anders stappen ze vroeg of laat op.
Aan de slag met performance management
Maar waarom werkt performance management dan wel? Hoe pak je dat aan? En op welke manier kan je dit proces implementeren in je bedrijf (of je nu een gevestigde kmo of start-up hebt)?
Begin alvast met de volgende 3 handige vuistregels:
#1 Bepaal KPI’s, en maak er de bedrijfsmentaliteit van
Waarschijnlijk heeft jouw bedrijf een missie, en weet je waar je naartoe wil. Wel, probeer die missie eerst en vooral om te zetten naar KPI’s (key performance indicators). Tracht dan van die KPI’s je bedrijfsmentaliteit te maken. Daardoor gaan je medewerkers, maar ook je klanten je bedrijf associëren met de mindset (lees: KPI's) die jij uitstraalt.
💡 Hotelketen citizenM gaat bijvoorbeeld prat op de meest optimale ervaring voor ‘de mobiele reiziger’. De organisatie focust op de noden van hun doelpubliek door een menselijke aanpak en technologie te combineren. Maar nog belangrijker: nieuwe medewerkers worden ook ondergedompeld in de mindset van klantgerichtheid aan de hand van een intensieve, maar doorgedreven training. Zodat ze dragen ook effectief uit waar citizenM voor wil staan.
#2 Ga regelmatig in gesprek met je medewerkers en wees betrokken
Bovenstaande is geen eenmalig gebeuren. Trainingen zijn nuttig om (nieuwe) medewerkers zo snel mogelijk te integreren en te laten floreren in je bedrijf, maar performance management gaat verder.
Het een goed idee om je regelmatig tussen je medewerkers te begeven. Ga de werkvloer op, en ontdek wat er leeft en tot op welk niveau je mindset wordt vertegenwoordigd. Vraag wat er volgens hen beter kan, en hoe jij hen kan helpen om het beste van jezelf te geven. Zo toon je aan dat performance management in twee richtingen werkt, waarbij zowel jij als de individuele medewerker feedback kunnen geven. Het is een goede manier om maximaal betrokken te blijven bij je teams. Dat speelt enkel in het voordeel van hun groei en die van jouw bedrijf.
💡 Schoenenketen Torfs voert al jaar en dag de top van Beste Werkgevers aan. CEO Wouter Torfs geeft zijn teams inspraak en gelooft in eerlijke en transparante communicatie. Gelukkige medewerkers zorgen voor gelukkige klanten, volgens hem. Daarom gaat hij wekelijks op bezoek bij de fysieke winkels. Daar polst hij in welke mate de medewerkers de visie van Torfs uitdragen en vooral: of ze nog even tevreden zijn met hun job.
#3 Geef vertrouwen en laat los
Begrijp ons niet verkeerd: betrokkenheid staat niet gelijk aan het voortdurend controleren van je team. Als manager wil je je teamleden vertrouwen geven. Delegeer dus taken en laat sommige situaties ook los. Want micromanagement zal toch enkel ten koste gaan van de prestaties van je medewerkers.
Zit je zelf met een vervelende kwestie? Spreek die uit naar je team. Laat zien dat open communicatie de heilige graal is van performante teams. Dan nemen je medewerkers die attitude vanzelf over.
💡 HR tech start-up Kazi vindt het essentieel dat ieder zijn ding kan doen, zonder dat er op zijn of haar vingers wordt gekeken. “Ieder teamlid heeft bij ons al bepaalde zaken doorstaan waardoor ze zelfstandig hun job kunnen uitoefenen. Als je dat vertrouwen kunt geven aan je medewerkers, dan krijg je daar ongelooflijk veel voor terug”, zegt oprichter Nikolaas Bellens.
#4 Organiseer 360° feedback rondes
Het is voor medewerkers een meerwaarde om niet enkel van hun manager feedback te ontvangen. Uiteindelijk spenderen we ook zeer veel tijd met onze directe collega’s, misschien zelfs meer dan met onze manager. Gebruik dit unieke perspectief op collega’s door hen ook anoniem feedback te laten geven.
Met deze methode krijgt je performance management een nieuwe dimensie die je medewerkers zeker zullen appreciëren. Je kan in Officient ook al peer reviews organiseren, dus je kan er meteen mee aan de slag.
💡 Leer alles over 360° feedback en neem je performance management onder handen. Lees onze blog post voor alle details!
Schakel een versnelling hoger met technologie
Is bovenstaande basis voor performance management al een feit in jouw onderneming? Dan raden we je aan om een versnelling hoger te schakelen. Want zoals het bekende credo zegt: meten is weten. En geen betere resource die je daarbij kan helpen dan technologie.
Gedaan met papieren verslagen die na de evaluatie toch enkel in een schuif belanden: het hele proces wordt gedigitaliseerd via een performance management system! Resultaat? Je medewerkers hebben zelf ook makkelijk toegang tot hun evaluatieverslagen en zullen die regelmatiger raadplegen. En is dat niet net het doel van een functioneringsgesprek?
Vanuit dat perspectief heeft Officient de functie ‘peer reviews’ toegevoegd aan de ‘Performance Reviews’ binnen ons HR-platform. Simpel gezegd, maken we het gemakkelijker voor HR- en teammanagers om functioneringsgesprekken en peer reviews in te plannen. Op voorhand notities uitwisselen over de verwachtingen van het gesprek, verslagen toevoegen aan het digitaal werknemersprofiel… Het kan allemaal!
Wil je nog een stapje verder gaan? Ontdek hoe Officient voor een digitale en consistente aanpak zorgt. Vraag een persoonlijk gesprek aan.
