Het klinkt je als HR Manager hoogstwaarschijnlijk niet onbekend in de oren, de Dimona, oftewel de aangifte die je dient te doen bij aanwerving of vertrek, verlenging of verkorting van een contract. Je wordt er dus best wel vaak mee geconfronteerd, maar weet je eigenlijk wel concreet wat het inhoudt? En hoe zorg je dat je het vlot kan meenemen in je onboarding of offboarding? Ontdek het hier.
Wat is de Dimona?
Eerst en vooral, waar komt die benaming eigenlijk vandaan? Wel, die komt van ‘Déclaration Immédiate’ (DIM), ofwel ‘Onmiddellijke Aangifte’(ONA), en dat vertelt ons ook meteen waar het om gaat. De Dimona is namelijk een verplichte aangifte die je volgens de sociale wetgeving onmiddellijk moet uitvoeren wanneer:
- een nieuwe medewerker start
- een medewerker je bedrijf verlaat
- een contract verlengd wordt
- een contract verkort wordt
Met die Dimona-aangifte breng je daardoor de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) op de hoogte van veranderingen in je personeelsbestand en blijf je wettelijk in orde. Die aangifte geldt overigens voor al je medewerkers, ook voor bijvoorbeeld studenten of gelegenheidsmedewerkers. De enige uitsluitingen van de Dimona-aangifte zijn:
- vrijwilligers
- sommige stagiairs
- medewerkers die werken volgens een PWA-overeenkomst
Wanneer doe je de aangifte?
Zoals eerder gezegd ben je verplicht een Dimona-aangifte in te dienen bij elke in- en uitdiensttreding. Maar wanneer plan je die aangifte dan precies in? Dat tijdstip is afhankelijk van het type aangifte dat je doet. Hieronder vind je de 4 types met hun uiterste aangiftedatum:
1. De Dimona IN: wanneer de nieuwe medewerkers begint te werken
2. De Dimona OUT: de eerstvolgende werkdag na het einde van het contract tussen werkgever en medewerker
3. Wijziging:
- Wijziging begindatum: wanneer de nieuwe medewerker begint te werken
- Wijziging einddatum (vervroegd): de eerstvolgende dag na de uitdiensttreding
- Wijziging einddatum (verlaat): de eerstvolgende werkdag na de gemelde einddatum
4. Annulatie: op de gemelde begindatum
De Dimona als onderdeel van je on- en offboarding
Het is een kluwen aan papierwerk en gegevens bij de start of het vertrek van medewerkers. Je moet data importeren, assets aanvragen en toevoegen/verwijderen, documenten op orde stellen, en dan ook nog eens die Dimona-aangifte. Om ervoor te zorgen dat alles op rolletjes loopt, heb je dus een hoop organisatorisch talent nodig. Je wilt namelijk het overzicht bewaren en niet per ongeluk een belangrijke stap overslaan.
Oftewel je wil het proces zo efficiënt mogelijk laten verlopen. Optimaliseer daarom je onboarding met een (digitale) checklist en zet er de Dimona-aangifte als afzonderlijke stap in. Zo zie je onmiddellijk of deze nog in orde gebracht moet worden en kan je tijdig handelen.
Nog meer efficiëntie? Kies voor de juiste tooling. Zo helpt een HR tool je je onboarding automatiseren en de gegevens die nodig zijn voor de Dimona centraliseren en doorsturen. De tool van je sociaal secretariaat helpt je dan weer bij het effectief indienen van de aangifte.
