Het is geen geheim dat hr cruciaal is voor het succesvol groeien van een kmo, maar toch zijn er nog steeds zaakvoerders die zich er pas laat op focussen. In dit interview spreekt Officient met Yentl Van Eeckhout, hr consultant en business manager bij Kora HR over haar ervaringen!
Dag Yentl, alles goed? Dankjewel om bij ons langs te komen.
Alles goed ja, ik ben blij om hier te zijn.
Kan je een korte introductie geven over jezelf en Kora HR?
Absoluut! Ik ben Yentl en ik draag 2 petjes binnen Kora HR. Als hr consultant ben ik aan de slag als hr partner binnen een kmo waar ik de volledige hr-ondersteuning op mij neem, van recruitment tot de loonadministratie. Sinds kort ben ik ook business manager en leg ik nieuwe contacten met kmo's, scale-ups en start-ups.
Kora hr is een kmo die hr ondersteuning biedt aan zowel kmo's als grote bedrijven. We zijn met 5 hr experten, en kmo's doen beroep op ons voor de loonadministratie en hun loonbeleid, rekrutering en onthaal, hr advies of sociaaljuridische hr documenten. Wij werken volledig op maat en zijn daardoor zeer flexibel. Mijn generalistische collega's starten met een adviesgesprek waarin de zaakvoerder of een andere hr-verantwoordelijke ons kan leren kennen. Op dat moment worden de eerste vragen ook al beantwoord. Een bedrijf kan dan beroep doen op een fulltime consultant of kan vragen om enkele uren per week of maand ondersteuning te krijgen.
Hoe zou jij de rol van hr beschrijven in kmo’s?
Vaak zien we binnen kmo's dat hr de verantwoordelijkheid is van de zaakvoerder of administratief medewerker. Hierdoor is de opvolging van personeel geen vanzelfsprekendheid. Elke startende of groeiende kmo, start-up, scale-up loopt minstens eens tegen de vele hr uitdagingen aan. Een ondernemer wil doen waar hij/zij goed in is: zich focussen op de uitbouw van de organisatie. De rol van hr is daarom vooral gericht op een ontzorging. Alles wat met personeelszaken te maken heeft, wordt complexer in een groeiend bedrijf. Medewerkers hebben duidelijke verwachtingen. Er is veel meer dan loonadministratie, werving en selectie, opleidingen, sociaal overleg en sociale wetgeving. Flexibiliteit, duurzaamheid, welzijn, een performant loonbeleid, digitalisering van processen en een continue ontwikkeling staan steeds hoger op de agenda. Niet alleen de wetgeving wijzigt continu, ook onze maatschappij evolueert. Hr trends volgen elkaar in sneltempo op. Hr moet dus een zeer generalistische, proactieve rol vervullen.
Dat proactieve zie je ook in de positie van hr. Als professionals zijn jullie de schakel tussen zaakvoerders en medewerkers, maar ook tussen zaakvoerders en sociaal secretariaat en andere legale entiteiten. Hoe pakken jullie dat op?
Kmo’s hebben vaak een “blind spot” als het aankomt op hr. Ze doen het hoogstnoodzakelijke, zo hebben ze vaak wel een contract afgesloten met een sociaal secretariaat, maar ze ontbreken doorgaans kennis en ervaring om dit volledig correct op te volgen. Als hr partner doen we dan meer dan enkel de loonadministratie. Wij vormen dus niet enkel het administratieve paar handen maar zijn ook de strategische partner in het vormgeven en implementeren van een effectief loonbeleid.
Zaakvoerders hebben vaak bepaalde verwachtingen over hr die niet altijd ingelost worden, omdat er specifieke handelingen uitgevoerd moeten worden. Dus naast het verzorgen van de payroll processen in samenspraak met het sociaal secretariaat, zorgen wij er ook voor dat die verwachtingen afgestemd zijn op de bedrijfsdoelen en de verwachtingen van de medewerkers.
Elke kmo heeft zijn eigen specifieke uitdagingen en behoeften als het gaat om payroll en loonbeleid. Een optimaal loonbeleid en foutloze loonverwerking motiveren de medewerkers en zorgen voor een positieve uitstraling op de werkgever. Wij functioneren als hr partner vanuit de visie, waarden en bedrijfscultuur van de kmo om alle hr-processen te professionaliseren. Vanuit hun eigenheid in ons achterhoofd maken wij de vertaalslag tussen theorie en praktijk. Het is dus zoeken naar evenwicht tussen alle verwachtingen en wensen.
Op welke momenten merk je het meeste dat hr onderschat wordt door kmo’s?
Wanneer bedrijven groeien, merken zaakvoerders vaak hoe complex en veeleisend hr is. Meerdere medewerkers aanwerven in één keer, bepaalde personeelsprocessen verlopen stroef,... Zonder duidelijke visie op hr ziet men vaak het bos door de bomen niet meer. Het belang van hr op zich wordt niet per se onderschat, wel de tijd en visie die je hiervoor nodig hebt.. Een goed hr-beleid ontstaat niet ad hoc en is best tijdsintensief.
Bijvoorbeeld, bij scale-ups, start-ups en in het algemeen bedrijven met een personeelstekort ligt de focus heel vaak op het aanwerven van nieuwe medewerkers. Talent aantrekken is een uitdaging voor bedrijven, maar de talenten in huis houden blijft dé grote kunst. Het is dan ook zeer noodzakelijk om bewust bezig te zijn met het retentiebeleid, belang hechten aan het welzijn en tevredenheid van je huidige medewerkers, en het tonen van waardering.
Het gevolg daarvan zijn de situaties die weinig of te laat opgemerkt worden omdat men zo bezig is met het runnen van de business, wat natuurlijk niet abnormaal is. Een voorbeeld van die situatie is nieuwkomers die hoge verwachtingen hebben en ‘kennis maken’ met de realiteit waarbij de verwachtingen niet voldoende ingelost worden. Denk ook aan medewerkers die hun takenpakket onder de knie hebben en verwachten om een stap in hun loopbaan te zetten horizontaal/verticaal en financieel, of de gevoelens van ontgoocheling of frustraties op de werkvloer bij groei en veranderingen binnen de organisatie tot ‘de-ander-verdient-meer’ strijd. We kunnen nog wel even doorgaan met topics. Een hr professional kan hier verzachting en verduidelijking brengen. We doen dat door het hr-beleid mee uit te stippelen en de rol van change agent een stuk op ons te gaan nemen, in samenwerking met de zaakvoerder die de krijtlijnen aangeeft.
Tijdens die groei mee ondersteunen in de kmo is dus heel belangrijk. Wat zijn zo methodes om dat te doen?
We merken dat een hr professional op meerdere domeinen kan ondersteunen in de groei van een kmo. Af en toe start een samenwerking op basis van 1 specifieke, dringende vraag, maar meestal starten we met een hr-scan om te kijken binnen welke domeinen de nood aan verandering en ondersteuning het hoogste is. Op die manier bezorgen we de kmo een overzicht van de prioriteiten. Nadien gaan we hiermee samen aan de slag. Een kmo heeft andere noden dan grote bedrijven, dus als hr professional is het belangrijk om hier op maat en flexibel aan de slag te gaan. Wij zien 4 hoofddomeinen.
- Loon- en hr administratie: als hr partner pas je je diensten aan aan de dynamiek van de onderneming. De volledige loon- en hr administratie kan overgenomen worden, maar ook een onderdeel. Binnen Kora HR hebben de kmo's 1 aanspreekpunt, maar intern delen we alle kennis en ervaringen waardoor er bij elke afwezigheid een back-up persoon aanwezig is. Zo blijft de continuïteit van de payrollprocessen gegarandeerd. Tijd- en kostenbesparing voor de onderneming is een belangrijk onderwerp, dus we optimaliseren en automatiseren de aanwezige routinetaken. Wij houden ook vinger aan de pols wat betreft sociaal-juridische wet- en regelgeving.
- Rekrutering en onthaal: als hr professional kijk je verder dan enkel het invullen van vacatures. Je zorgt ervoor dat elk nieuw lid niet alleen de vereiste vaardigheden heeft, maar ook perfect past binnen het team en de bedrijfscultuur, rekening houdende met de "future proof skills" waar soms nog te weinig wordt bij stil gestaan in bedrijven. Het is onze rol om in veranderende en gehaaste omgevingen de integratie van een nieuwe medewerker in de onderneming te bewaken. We bouwen ook samen met de klant aan hun employer brand, nemen sociale media kanalen onder de loep,..
- Hr advies: Zaakvoerders zijn zich ongetwijfeld bewust van het belang van hun team voor het succes van hun bedrijf. Wij zijn hier vooral een sparringpartner om samen deze unieke uitdagingen te begeleiden en hr advies te bezorgen afgestemd op de specifieke behoeften. Van loonbeleid, rekrutering, training en ontwikkeling tot welzijnsprogramma’s, wij als hr professional zorgen ervoor dat het hr beleid het team motiveert, ondersteunt en behoudt.
- Hr documenten: Binnen een organisatie zijn er talloze sociaal-juridische documenten nodig om de hr administratie vlot te laten verlopen. Wij zorgen als hr professional voor op maat gemaakte documenten en sjablonen die onmiddellijk kunnen gebruikt en geïmplementeerd worden én juridisch inhoudelijk correct zijn.
Je had het al eerder over hr en digitalisatie, waar zien jullie het meeste frictie?
Digitalisering kan het werk van hr en de medewerkers eenvoudiger maken, maar kmo's zetten hier vaak nog onvoldoende op in. Zaakvoerders hebben het heel druk met hun business, en hebben geen tijd om die research en implementatie te doen. Onderstaande aspecten geven een vollediger overzicht van waarom digitalisering (nog) niet ten volle wordt benut. Vanuit onze ervaring raden we aan om stapsgewijs te werken. Je hoeft niet onmiddellijk alles te willen digitaliseren. Breng in kaart welke processen vaak voorkomen, denk maar aan afwezigheidsaanvragen, en geef die prioriteit.
- Weerstand tegen verandering: zowel medewerkers als hr-teams kunnen terughoudend zijn om nieuwe digitale tools en systemen te implementeren. Dit kan ervoor zorgen, zeker in een kleine omgeving, dat de lancering wordt tegengehouden of de tool niet optimaal benut wordt.
- Investering in kosten en tijd: Investeren in digitale systemen kan kostbaar zijn. Vaak zien we dat digitalisatie weinig gericht is op een klein aantal medewerkers (<20 medewerkers). Deze aanpassing vraagt een investering in middelen maar ook in tijd. Verkennen van de markt is een eerste tijdsintensieve stap. Het ontdekken en aanleren van een tool, alsook het wegwijs maken van de medewerkers vergt ook veel tijd. De ROI ontbreekt in hun ogen.
- (Technische) vaardigheden: niet alle hr professionals of zaakvoerders beschikken over de nodige competenties om digitale tools effectief te gebruiken.
- Laag inzicht in noden: men ziet niet altijd de nood of meerwaarde in van een digitale tool. Dergelijke zaken zijn niet hun core business waardoor de meerwaarde laag wordt ingeschat, wat in functie van sommige kostenplaatjes wel een correct aanvoelen is.
Welk advies kan je meegeven aan een hr professional die meer digitale tools wilt beginnen gebruiken?
Door digitale tools te gebruiken, kunnen hr professionals hun tijd en energie beter besteden aan het uitvoeren van strategische hr-taken. Digitale tools kunnen binnen meerdere hr domeinen ingezet worden: comp en ben, performance management, ontwikkeling en opleiding, rekrutering en onboarding.
Begin met inventarisatie. Maak een overzicht van de huidige hr-processen en de handmatige taken. Ga in overleg met de betrokken collega’s en bepaal waar de prioriteiten liggen. Het is belangrijk niet onmiddellijk alles te willen digitaliseren! Ga na wat je het meeste gebruikt en waar je de meeste tijdswinst kan creëren, rekening houdende met de noden die het hoogst zijn binnen de onderneming. Die prioriteitenlijst is belangrijk om management te overtuigen van de meerwaarde van hun investering, aangezien hier telkens een kostenplaatje bij komt kijken. Stel daarna samen een budget op.
Nadat de noden gedefinieerd zijn en je budget gekend is, verken je de markt. Dit is best een tijdsintensief proces maar het is zeker en vast aangeraden om met enkele partners kennis te maken. Zeker in kleinere bedrijven is het belangrijk dat er een goede match is tussen je behoeften en de tool, omdat hier zeer individueel tewerk wordt gegaan. Wij raden aan, zeker op kmo-niveau, te kiezen voor een partner waar je voelt dat gelijkaardige waarden en visie aanwezig zijn. Dit zal ervoor zorgen dat de samenwerking en ondersteuning vlotter en aangenamer zullen verlopen en de tool sneller zal worden geaccepteerd.
Zodra de tool gekozen is, ga je van start met de implementatie. Vraag zeker aan de tool of zij mensen hebben die hierbij kunnen helpen. Focus vervolgens als hr professional op de verandering die de implementatie teweeg zal brengen. Communicatie is key. Afhankelijk van welke hr-processen je zal automatiseren, zal je ambassadeurs moeten meekrijgen om dit succesvol te laten verlopen. Denk maar aan de hr collega’s of management die de tool moeten gebruiken (in plaats van de excel die ze gewend waren), maar ook aan de medewerkers die bv. hun afwezigheden plots digitaal moeten indienen. Het begeleiden van dit veranderingsproces kan een grote inspanning vergen, maar is noodzakelijk.
Implementatie en opstart rond? Vergeet de tool niet te evalueren. Een tool is pas efficiënt als hij voortdurend mee evolueert met de veranderende trends en contexten binnen je onderneming.
Bedankt voor al jullie inzichten en adviezen Yentl!
