written by
Floor Debeyne

Hoe wij zelf Officient gebruiken om een human touch aan te brengen in onze HR administratie

HR fundamentals Officient news 3 min read

Tools blijven tools. De echte meerwaarde ligt in hoe je aan de slag gaat met de voordelen die die technologie met zich meebrengt. Altijd al weten weten hoe wij zelf Officient gebruiken om zowel onze eigen werkervaring als die van onze medewerkers te optimaliseren? Lees gerust verder!

Hoe wij zelf Officient gebruiken om een human touch aan te brengen in onze HR administratie

1. Hoe de Self Service-app betrokkenheid verhoogt

Officient is niets als het je werk en je leven niet efficiënter maakt. Vele handen maken licht werk staat ons dan ook op het lijf geschreven. Daarom betrekken we al onze medewerkers bij relevante HR processen via de Self Service-app. Van HR taken tot welke data er van hen wordt bijgehouden, van opleidingen tot verlofplanning. Onze medewerkers krijgen hier inzicht in en dat biedt hen dan weer de mogelijkheid om bepaalde zaken met ons te bespreken of rechtstreeks aan te passen.

Verhuist er een collega? Waar traditioneel de HR manager verantwoordelijk is om dit allemaal in orde te brengen, kunnen onze medewerker zelf hun nieuwe adres invoeren. HR ontvangt hiervan een melding in het platform en kan hier op inspelen door een gesprek te starten. In plaats van administratie aan te passen op verschillende plekken, kunnen we focussen op het aansterken van teambanden.

Bovendien geven we onze medewerkers op die manier niet enkel meer autonomie en sterkere werkrelaties, we geven hen ook meer gemak. Neem bijvoorbeeld het aanvragen van verlof: in plaats van wachten tot ze een mail ontvangen die bevestigt dat de aangevraagde periode nog vrij is, kunnen ze zelf in hun app bekijken of collega’s al dan niet al verlof hadden ingepland. Sneller zekerheid, minder zorgen.

Beheer je persoonlijke gegevens in de Self Servicea-app van Offcient
Klaar om je persoonlijke gegevens zelf te beheren in onze Self Service-app?

2. Hoe de vrije velden ons helpen onze medewerkers beter te leren kennen

Hoewel de vrije velden vaak om praktische redenen worden gebruikt zit ook hier veel menselijke meerwaarde in verscholen. Zo gebruiken wij bijvoorbeeld een vrij veld om pin- en pukcodes te bewaren. Waarom? Zodat medewerkers wanneer ze deze vergeten makkelijk in hun app kunnen zien welke code ze moeten ingeven. Dat bespaart heel wat zorgen in tegenstelling tot wanneer ze hiervoor zouden moeten mailen naar HR en wachten op antwoord.

Maar onze vrije velden zijn ook meer dan dat. Ze zijn een manier om onze medewerkers nog net iets beter te leren kennen en daar op speciale momenten op in te kunnen spelen. Hoe doen we dat? Door een aantal weetjes bij te houden die we op verschillende momenten kunnen uitspelen. Zo vragen we medewerkers om fun facts in te vullen en kwamen we te weten dat Arjan ooit Belgisch kampioen roeien was. Zo kunnen medewerkers ook cadeautips en hun favoriete snacks invullen. Daar kunnen we dan mee aan de slag op hun eerste dag, hun work anniversary of hun verjaardag.

Officients vrije velden in Officient

3. Hoe de integratie met Slack inspeelt op belangrijke momenten

Collega’s storen tijdens hun verlof? Daar doen we niet aan mee. Een verjaardag missen? Al helemaal niet. Niet op de hoogte zijn als een nieuwe collega start? We hebben allemaal liever wel een warm welkom. Het lijken kleine zaken, maar ze wegen zwaarder door dan je denkt. Zie je die dingen over het hoofd dan ondermijn je de mens achter de medewerker.

We maken dan ook gretig gebruik van onze koppeling met Slack. Zowel afwezigheden als verjaardagen komen automatisch in een apart channel terecht dat iedereen kan raadplegen. Zo weten collega’s dat Janne vandaag geniet van verlof en dus niet bereikbaar is, of dat Britt jarig is en dus op zijn minst een berichtje verdient (liefst aangevuld met een kleinigheid op basis van haar cadeautip).

4. Hoe we HR administratie echt laten draaien om de mens

Officient maakt HR administratie leuk(er). Doordat alles in één omgeving terecht komt kunnen we administratieve processen beter stroomlijnen. Neem bijvoorbeeld onkosten: vroeger werden deze via Excel ingediend en had iedere medewerker wel zijn eigen manier om deze in te voeren. Nu komen alle onkosten samen op één plek. Zo’n zaken sparen ons 65% tijd en 100% frustraties uit en dat komt ons breder HR beleid alleen maar ten goede.

We kunnen namelijk onze processen gemakkelijker en accurater uitvoeren, met meer rust. Maar we creëren ook ruimte om in te zetten op een menselijke aanpak. Een aanpak waarbij waarbij het in gesprek gaan met medewerkers, hen inzichten bieden en gezamenlijk tot concrete acties komen cruciaal is en niet iets dat tussendoor moet gebeuren. Een aanpak die naast het op tijd uitbetalen van de lonen (want dat is ook belangrijk), ook echte ondersteuning biedt.

cta
officient e-hrm
Ontdek de laatste trends in hr met concrete tips & tricks om jouw personeelsbeleid te optimaliseren.
Sign up for our newsletter