Net zoals elke andere afdelingen dient ook HR te rapporteren aan leidinggevende. En net zoals er voor andere soorten rapporteringstools bestaan, kunnen deze ook voor HR heel waardevol zijn. Ontdek in deze blogpost wat een HR reporting tool kan betekenen voor jouw KMO.
De complexiteit van HR rapportering
Waar start je? HR bestrijkt een breed spectrum aan vakgebieden: van operationele tot strategische. Dat leidt uiteraard tot heel wat verschillend metrics. Wat zijn de top KPI’s (Key Performance Indicators) om over te rapporteren?
- Rekruteringsrapporten
Hoeveel nieuwe mensen worden aangeworven over een bepaalde periode? Hoe lang duurt het gemiddeld op een vacature te vullen? - Loonrapporten
Hoe evolueren lonen? Zit er een rode draad in je loonpolitiek? - Verlofrapporten
Wanneer wordt verlof opgenomen? Wanneer doen er zich vaak valkuilen voor op het vlak van bezetting of ophoping? - Performance rapporten
Hoe ontwikkelen medewerkers zich? Hoe ziet een gemiddelde groeicurve eruit? - Verzuimrapporten
Hoe vaak komen afwezigheden door ziekte door? Zijn er vaker langdurige of vaker kortstondige periodes van ziekte? - Verlooprapporten
Hoeveel mensen verlaten je bedrijf over een bepaalde periode? Hoe verhoudt zich dat over teams heen?
Daarnaast kan ook nog het onderscheid gemaakt worden tussen leading en lagging metrics. Leading metrics kijken vooruit (wat denken we dat er zal gebeuren?) en lagging metrics kijken achteruit(wat is er gebeurd?). Om een zo goed mogelijk beeld te krijgen van de KPI’s binnen HR is het van belang een gebalanceerde combinatie te maken tussen deze 2 soorten.
Denk bijvoorbeeld aan KPI’s rond rekrutering. Daarbij kan je stellen dat je
- dit jaar 21 nieuwe kandidaten hebt aangeworven en dat dat tegenover de benchmark van vorig jaar een mooie groei is (lagging)
- dit aantal volgend jaar verwacht te zien groeien met 1,5x (leading)
Hoe kan tooling hierbij ondersteuning bieden?
Zoals je kan zien levert dat al snel heel wat metrics op om bij te houden en op te volgen, dus goed omgaan met die veelheid aan informatie is cruciaal. Waarom? Aan ongestructureerde gegevens heb je maar weinig, en dat terwijl deze inzichten net zo waardevol kunnen zijn voor HR.
HR tooling kan je helpen met het overzicht bewaren. Deze tools zorgen er namelijk voor datt de data automatisch in de nodige inzichten wordt gegoten en dat je deze inzichten in één oogopslag kunt raadplegen.
Stel je dit eens voor: je wilt meer te weten komen over verzuim in je organisatie. Daarvoor moet je eerst en vooral al op zoek naar de afwezigheden van de periode die je wilt onderzoeken. Eenmaal je deze verzameld hebt moet je een manier vinden om deze duidelijk te weergeven om ze daarna goed te kunnen interpreteren.
Heb je een tool die verzuim meet, dan ziet het er ietwat anders uit: je opent de tool en kunt daar (meestal visueel) in een dashboard aflezen hoe de stand van zaken is. Een pak makkelijker én sneller, waardoor jij je kan focussen op de eventuele acties die je wilt ondernemen.
Voordelen van een tool voor HR reporting
1. Tijdswinst
Dat je de metrics gewoon kan aflezen in de tool maakt rapportering niet alleen makkelijker en overzichtelijker, het bespaart je ook heel wat tijd. Je moet op zoek naar de data, alles verzamelen en daarna nog invoeren, allemaal voor je er iets uit kan leren. Best tijdrovend, nietwaar? Met een tool sla je overbodige stappen over en start je onmiddellijk met interpreteren.
2. Minder fouten
Een foutje is snel gemaakt: je geeft het verkeerde getal na de komma in of ziet een cijfertje over het hoofd. Het overkomt ons allemaal wel eens. Met een tool verklein je die kans. Aangezien de data al in de tool zit, kan deze gemakkelijk die data correct overnemen en kan jij er met een gerust hart mee aan de slag.
3. Toegankelijkheid
Hebben meerdere betrokken partijen er baat bij om deze inzichten regelmatig te kunnen raadplegen? Dan komt het iedereen goed uit dat alles vanuit één dezelfde tool en in één overzicht beschikbaar is. Zo vermijden jullie over-en-weer-gemail om metrics terug te vinden en het toevoegen van extra mensen of groepen aan vergrendelde documenten.
Waar vind je tools voor HR reporting?
Het goede nieuws is dat je in de meeste gevallen niet eens op zoek moet naar een nieuwe tool! Heel vaak bevat de tool die je gebruikt voor een specifiek proces ook de metrics rond dat proces. Zo helpt Recruitee je bij het opvolgen van kandidaten, maar vertelt het je evengoed hoe snel je gemiddeld nieuwe mensen aanwerft op basis van de data in de software.
Ook Officient reikt gebruikers een dashboard aan waar heel wat HR analytics teruggevonden kunnen worden: van loonkost tot diversiteit, van de Bradford Factor tot VTE’s.
