De manier waarop gerekruteerd wordt, evolueert mee met de tijd en daarin is technologie niet meer weg te denken. Denk maar aan de evolutie van vacatures in de printmedia naar de kracht van sociale netwerken op vlak van rekrutering vandaag. En ook de impact van ATS wordt steeds duidelijker. Meer weten? Ontdek het in dit blogartikel.
Wat is de meerwaarde van een ATS?
Welke opportuniteiten biedt zo'n ATS of Applicant Tracking System concreet en welke positieve impact heeft dat op jouw rekruteringsproces? Laten we starten met een schets van hoe zo'n aanwervingsselectie normaal, zonder tool, verloopt.
Stel je krijgt 70 kandidaturen binnen, dan betekent dit ook 70 namen, contactgegevens, cv's en ga zo maar door. Veel data voor jou om te verwerken dus. Hoe houd je dat allemaal overzichtelijk bij? En mag je die gegevens overigens wel zomaar bijhouden?
Daarna doorlopen die 70 kandidaten de verschillende fases van je rekrutering aan een verschillende snelheid. Zo gaan bepaalde sollicitanten al naar de tweede ronde terwijl anderen nog gescreend worden. Heb je een duidelijk beeld van wie in welke fase zit, wie je over wat moet contacteren? Kan het team lead in kwestie ook makkelijk deze informatie raadplegen?
Voordelen ATS
1 platform
Alle data komt automatisch terecht in één systeem waarin je makkelijk het e-mailadres van kandidaat X of het cv van kandidaat Y terugvindt. Bovendien kan je aan de hand van tags makkelijk filteren.
GDPR-conform
Dat alle data op één plek komt, is handig maar ook veilig. De persoonlijke gegevens van kandidaten worden namelijk beter beschermd en worden na een bepaalde tijd ook volledig verwijderd.
Overzicht
Niet enkel de data maar ook de pipeline die kandidaten doorlopen wordt in kaart gebracht. Zo kan je in één oogopslag zien wie zich in welke fase bevindt. Dat brengt structuur aan in het proces.
Duidelijke communicatie
Die structuur zorgt ervoor dat ook managers makkelijk kunnen meevolgen: data van kandidaten, notities over hoe ze het deden in vorige fases en informatie over hoe de volgende fase eruit ziet.
Focus op de kandidaat
Dat het papierwerk automatisch verloopt, zorgt er ook voor dat je tijd wint. Tijd die je kan investeren in het leren kennen van de kandidaten en hen een waardevol sollicitatieproces te gunnen.
Inzichten
Naast data over de kandidaten geeft de tool je ook data omtrent het proces. Hoe vaak vacatures bekeken worden, hoe lang het duurt tussen het aanmaken van het dossier tot in het beste geval de aanwerving.
Hoe creëren digitale tools meer ruimte voor een menselijke aanpak?
Hoe meer de tool het proces vereenvoudigt, des te menselijker jij de rekrutering kan aanpakken.
1. Je vermijd overbodig lange sollicitatieprocessen.
Je win aan snelheid die in de meeste gevallen van cruciaal belang. Kandidaten zitten vaak in verschillende pipelines: stel je voor dat ze net voor jij hen contacteert toezeggen voor een andere job.
2. Je zet een relevant sollicitatieproces met unieke rondes.
Aangezien betrokken partijen kunnen meevolgen in de tool, hoef je geen tijd meer te besteden aan het hen op de hoogte brengen. En belangrijker nog: kandidaten hoeven zichzelf niet te herhalen tijdens elk gesprek waar een nieuwe stakeholder aanwezig is.
3. Je voorziet een betere opvolging tijdens het sollicitatieproces.
Doordat de verschillende rondes zichtbaar zijn in de tool en deze ook aangeeft wie zich waar bevindt, zie je in één oogopslag wie wanneer gecontacteerd moet worden.
4. Je neemt beter onderbouwde beslissingen.
Het overzicht in de ATS geeft jou ook een beter beeld van alle kandidaten. Dat zorgt voor een heldere en goede basis voor je besluitvorming en dat komt zowel je bedrijf als de nieuwe medewerker ten goede. Toegeven dat de job of het bedrijf toch niet is wat gedacht of ontslagen worden, dat willen we allemaal vermijden.
5. Je kan persoonlijk te werk gaan.
Alles wat we hierboven aanhaalden leidt tot een zeer gestructureerd proces dat je veel leert over je kandidaten. Grijp de kans om zo persoonlijk mogelijk met hen om te gaan. Verwerk bijvoorbeeld specifieke talenten of interesses in het contractvoorstel bij een aanwerving, en geef kandidaten die het net niet haalden altijd feedback.
Welke rekruteringstools kunnen wij aanraden?
Hoe vind je je weg tussen het aanbod aan ATS systemen? Waar start je en hoe weet je of een tool voldoet? Wij lichten graag onze twee favorieten toe. Maak kennis met Jobtoolz en Recruitee.
Zoek je Jobtoolz op, dan luidt het “From hi to hire” wat meteen aangeeft dat de tool verder gaat dan de standaard ATS. Hun software automatiseert niet enkel het rekruteringsproces, het ondersteunt je ook bij je employer branding en recruitment marketing. Een totaaloplossing voor KMO’s dus, die ervoor zorgt dat je eruit springt in de war for talent.
Zelf gebruiken wij Recruitee voor ons rekruteringsproces, een ATS pur sang met een sterk platform waarin je alles wat je moet weten tijdens het rekruteringsproces kunt bijhouden. Maar daar stoppen ze niet: dankzij data en analytics ondersteunen ze je bij je strategie en helpen ze je proces optimaliseren en schalen.
