Nu meer en meer bedrijven inzetten op e-HRM oplossingen wordt het tijd om het keuzeproces eens onder de loep te nemen. Het kiezen van hr software start met vertrouwen. Jij moet zeker kunnen zijn dat het product voldoet aan je eisen, en ze liefst zelfs overtreft. Om zeker te zijn dat het hrm-systeem de beste beslissing is, stel je best deze 5 vragen aan je hr software provider.
1. We hebben problemen met X, hoe helpt jullie hr-systeem dat oplossen?
Veel bedrijven maken de fout te vertrekken vanuit bestaande processen. Ze willen die in hun geheel overzetten naar het gekozen software pakket, terwijl de focus eigenlijk zou moeten liggen op het optimaliseren van die processen.
Een hrm-systeem kan je daarbij helpen. Evalueer daarom de werking van je volledige hr-beleid en de bijhorende processen. Bekijk of het product verbetering biedt bij moeizame processen. Idealiter lost het problemen op, laat het medewerkers efficiënter werken en motiveert het hen om productiever te zijn.
2. Hoe verloopt het implementatie-proces?
Ga eerst na of er een gratis proefperiode beschikbaar is. Op die manier kan je zelf ervaren of de software een antwoord biedt voor jullie problemen, inefficiënte voorkomt en handig is voor alle gebruikers om mee te werken Belangrijker nog: je leert wat de tekortkomingen zijn. Niets is vervelender dan na de aankoop pas beseffen dat de tool niet werkt voor jouw kmo. Zoek dit uit voor je een contract ondertekent.
Ga daarna ook na of de software provider een onboarding voorziet die je helpt het product af te stemmen op de werking van je kmo en je vertrouwd maakt met de belangrijkste functionaliteiten. Zo krijgen jullie een beter beeld op welke vooral belangrijk zullen zijn voor jullie gebruik van de tool. Vraag ook of de support toegankelijk blijft bij eventuele problemen.
3. In welke mate kunnen we de hr software afstemmen op onze noden?
Een goede tool is configureerbaar. Dat wil zeggen dat je die kunt aanpassen naargelang de behoeftes en groei van jouw bedrijf.
- Heeft de hr software vrije velden waardoor je je databeheer kunt afstemmen op jouw kmo?
- Past het zich aan aan internationale teams? Denk maar aan diverse wetgevingen, talen en valuta
- Zijn er koppelingen mogelijk met jullie andere tools, bv. een integratie met het sociaal secretariaat?
4. Hoe wordt de data van onze medewerkers beschermd?
In hr werk je met gevoelige data. De gegevens die je van je medewerkers bijhoudt zijn immers persoonlijk en die wil en moet (GDPR) je beschermen. Uitdrukkelijk vragen wat er wordt gedaan om die veiligheid te garanderen is dus geen overbodige luxe. Ga na of alles volgens de regels wordt bewaard, maar ook hoe secuur het systeem is. Het moet cyberaanvallen kunnen ontwijken en afwenden wanneer nodig. Vraag ook zeker wat er met de data gebeurd wanneer je zou veranderen van hrm-systeem.
5. Welke andere bedrijven in onze sector gebruiken jullie hr tool?
Als meerdere succesvolle bedrijven binnen je sector met een bepaalde hr-tool werken kan dit een goede indicatie zijn van de impact van de software. Een bedrijf met een efficiënt hr-beleid kan immers meer inzetten op strategie en sneller groeien. Dat ligt niet altijd volledig aan het software systeem, maar het kan er wel mee te maken hebben. Zeker de moeite om na te trekken dus. Bovendien is het een meerwaarde dat je eens bij je collega’s kunt nagaan wat hun ervaring is met de hr tool.
Nog niet zeker welke hr-software je wil aanschaffen? In dit ebook leggen we je graag uit welke soort tool je best kiest en hoe je die implementeert en optimaal benut. Gekozen? Bovenstaande vragen komen altijd van pas.
