De Nationale Bank van België vraagt vennootschappen, verenigingen en stichtingen jaarlijks om een overzicht van de financiële situatie van de onderneming. Maar wist je dat ze naast dat financiële luik ook geïnteresseerd zijn in je personeelsbestand? Via de sociale balans, die als bijlage van de jaarrekening wordt ingediend, krijgen ze zicht op het aantal tewerkgestelden, het verloop in je KMO en de opleidingen die medewerkers volgen. Hoe gaat dat precies in zijn werk? Deze blogpost loopt je door alle regeltjes.
Wat is een sociale balans?
In 1995 werd de sociale balans ingevoerd als onderdeel van een meerjarenplan om de werkgelegenheid in België te verhogen. Je kan het dus zien een instrument om die werkgelegenheid op te volgen en te stimuleren. Om dit gegrond te kunnen doen, was er nood aan informatie rond de personeelsregisters van ondernemingen. Deze informatie werd opgesplitst in rubrieken:
- In rubriek I: het personeelsregister
- In rubriek II: het verloop
- In rubriek III: de opleidingsinitiatieven
In 1996 werd het onder koninklijk besluit verplicht om de sociale balans als bijlage van de jaarrekening in te dienen. Daardoor maakt de sociale balans dan ook een integraal deel uit hiervan.
Wie dient een sociale balans neer te leggen?
Vennootschappen, verenigingen en stichtingen die hun jaarrekening openbaar moeten maken, moeten daar ook hun sociale balans bij delen. Dit gebeurt grotendeels automatisch: ondernemingen zullen in hun model voor het indienen van de jaarrekening een sectie “sociale balans” vinden en kunnen daar alle nodige informatie aanvullen.
Voor vennootschappen geldt dat deze sectie moet invullen vanaf het moment dat ze personeel tewerkstellen. Voor grotere verenigingen en stichtingen geldt dat ze deze sectie moeten invullen als ze ten minste 20 VTE’s (voltijdse equivalenten) tewerkstellen.
Let op: voor buitenslandse ondernemingen die ofwel een hoofdzetel ofwel bijkantoren in België hebben, heeft de sociale balans enkel betrekking op die medewerkers die in België werken.
Daarnaast zijn er ook een aantal ondernemingen die hun jaarrekening niet openbaar moeten maken, maar wel binnen de 7 maanden na het sluiten van het boekjaar een sociale balans moeten delen.
- Ziekenhuizen die niet de vorm van een vennootschap of een vzw hebben aangenomen
- Privaatrechtelijke rechtspersonen wanneer ze op zijn minst 20 voltijdse medewerkers hebben ingeschreven in hun personeelsregister
Weet je niet tot welk model jouw onderneming behoort? Hier vind je meer informatie.
Welke informatie moet je erin opnemen?
1. Aantal tewerkgestelden
In deze rubriek geef je je gemiddeld aantal medewerkerswerkers door doorheen het boekjaar. Niet alle medewerkers zijn hier echter aan onderworpen. Statutairen, schoolstages en voltijds conventioneel brugpensioen vormen namelijk uitzonderingen en hoef je niet door te geven.
Naast dat gemiddelde moet je ook een aantal zaken die aan dat aantal gelinkt zijn meegeven.
- Daadwerkelijk gepresteerde uren
- Personeelskosten en hun aard
- Extralegale voordelen
- Een opsplitsing per beroepscategorie (directie versus anderen)
- Gemiddeld aantal tewerkgestelde uitzendkrachten
Let op: je hoort bij al deze zaken ook altijd het onderscheid tussen te voltijdse en deeltijdse medewerkers te maken.
2. Verloop
In een tweede rubriek bespreek je je personeelsverloop. Je hoeft hierbij geen berekening te maken van je turnover. Wat je wel dient te doen is een overzicht creëren van
- de medewerkers die in het personeelsregister zijn ingeschreven tijdens het boekjaar
- de medewerkers waarvan de overeenkomst tot een einde kwam tijdens het boekjaar
Dit doe je aan de had van 2 respectievelijke tabellen. In de tabel voor intredingen (II.A.) ben je verplicht voor elke medewerker de aanvangsdatum te vermelden. In de tabel voor uittredingen (II.B.) moet je dan weer de datum van beëindiging van de overeenkomst voor de betrokken medewerker vermelden. Dit doe je binnen de zeven dagen na de dag van de beëindiging.
3. Opleidingsinspanningen
In deze rubriek ga je dieper in op de opleidingsinitiatieven die je onderneming voorziet. Deze opleidingen moeten door één of meerdere medewerkers worden gevolgd en door de werkgever worden gefinancierd. Er wordt in de sociale balans een onderscheid gemaakt tussen
- formele opleidingen die door een lesgever gegeven worden
- informele opleidingen of vormingsactiviteiten
- initiële beroepsopleidingen ten laste van de werkgever
Volgende zaken breng je voor elk type opleiding in kaart.
1. Het aantal medewerkers die deze opleiding volgen
Bij dit eerste punt vul je in hoeveel medewerkers aan dit type opleiding hebben deelgenomen. Het aantal dat je hier vermeld bestaat enkel uit medewerkers die een arbeidscontract hebben. Andere medewerkers worden niet meegerekend voor de sociale balans.
Voor initiële beroepsopleidingen geef je het aantal medewerkers met een leerovereenkomst in.
2. Het aantal opleidingsuren die gevolgd worden
Hier vul je de uren in die de medewerkers heeft besteed aan de opleidingen tijdens de regulier werktijd. Volgde de medewerkers ook een deel van de opleiding in zijn/haar vrije tijd, dan tellen deze uren niet mee voor de sociale balans.
3. De nettokosten voor de werkgever
Onder dit punt vul je voor formele opleidingen de brutokost, de bijdragen ten gunste van collectieve fondsen en de eventuele subsidies die je onderneming voor de opleiding ontving in. Door deze in vermindering te brengen van de brutokost kom je uiteindelijke op de nettokost voor de werkgever.
Voor informele opleidingen is er geen sprake van bijdragen of subsidies. De brutokost is dus de nettokost en deze vul je ook zo in.
Zit je nog met vragen over bepaalde specificaties in jouw sociale balans? Dan raden we zeker deze FAQ van de Nationale Bank van België aan. Daarin beantwoorden ze vragen die ze regelmatig ontvangen in verband met de balans.
