written by
Floor Debeyne

Hoe zorg voor een optimale werking van remote teams? 11 best practices

Team Management 3 min read

Wat hebben het afgelopen jaar geleerd over de wendbaarheid en de samenwerking binnen remote teams?

Hoe zorg je voor een optimale werking van remote teams? 11 best practices

📢 Communiceer, communiceer, communiceer

We hebben met ons allen heel snel gemerkt dat communicatie key is en dat er vele mogelijkheden zijn om die te verbeteren.

1. Organiseer wekelijkse check-ins en zorg dat ze impactvol blijven tijdens langdurig thuiswerk. Remote teams kunnen zich minder verbonden voelen met hun werk en het groter geheel waaraan ze bijdragen. Verschuif daarom de focus naar hun impact op het team, het bedrijf en de waarden. Geef opbouwende feedback. Bekijk samen wat de grootste drijfveer is voor elk teamlid.

2. Stel een kader rond engagement op. Remote communicatie verloopt makkelijker als je hier als manager duidelijke afspraken rond maakt met je team. Wat is de beste frequentie, het logische medium en de ideale timing om het over bepaalde zaken te hebben. Spreek ook af hoe je teamleden je het snelst kunnen bereiken voor dringende zaken.

3. Blijf empathisch. Volledig remote werken vraagt van het ene team al meer inspanning dan van het ander. Houd er altijd rekening mee dat teamleden het er moeilijker mee kunnen hebben en ondersteun hen hierin.

4. Val terug op handige tools en gebruik ze slim. Er zijn tal van tool die de interne communicatie bevorderen. Hier vind je een kleine greep uit het aanbod, maar Slack blijft toch het platform bij uitstek. Je communiceert er gericht naar teams en collega’s. Bovendien kan je aan de hand van statussen zonder al te veel inspanning veel informatie delen. Deel bijvoorbeeld “🚶” wanneer je even een wandeling maakt.

Een vraag uit het donutchannel van Officient

🤝 Stel de samenwerking af op de context

Remote teamwerk betekent zelden op dezelfde fysieke plek aanwezig zijn, en dat vraagt om nieuwe manieren om samen te werken.

5. Schep en manage verwachtingen. Van op afstand samenwerken houdt een zekere zelfstandigheid van je teamleden in. Gun hen die vrijheid maar zorg ervoor dat het daarbij heel duidelijk is wat wiens verantwoordelijkheid is. Stel verwachtingen bij waar nodig.

6. Focus op output in plaats van op uren. Micro-managen of iedereen wel flink zijn uren klopt, heeft geen zin. Kijk veel liever naar de output die je team aanlevert. Op die manier motiveer je mensen om bij te dragen en het beste van zichzelf te geven.

7. Wees een mentor. Leidt niet enkel het project in goede banen, maar ook de samenwerking en verdere ontwikkeling van je team. Coach je teamleden doorheen nieuwe uitdagingen en bied hen diverse trainingen die écht interessant zijn voor hen.

cta

🏓 Houd de bedrijfscultuur in leven

Het in belangrijk om de bedrijfscultuur thuis beschikbaar te maken, voor zowel bestaande medewerkers als (potentiële) nieuwe medewerkers.

8. Motiveer teamleden om betrokken te blijven bij het hele bedrijfsgebeuren. We geloven er sterk in dat cultuur mee bepaald hoe medewerkers naar hun werk kijken. Bij remote teams kan dat een uitdaging zijn, omdat de face-to-face interactie van het kantoor wegvallen. Betrek je teamleden zoveel mogelijk bij activiteiten op bedrijfsniveau: denk aan company meetings, virtuele koffies, donutchannels...

9. Organiseer (virtuele) teamactiviteiten. Blijf als team doen wat je daarvoor ook al deed. Al zullen de activiteiten voor het grootste deel een andere vorm aannemen, blijft het belangrijk om tradities door te zetten. Stoppen met hun Mario Kart wedstrijdjes betekent voor ons development team een stukje identiteitsverlies.

Online Mario Kart Game bij Officient

🤸 Ga voor flexibiliteit in beide richtingen

Iedereen creëert zijn/haar eigen routines en werkschema. Door deze zoveel mogelijk te respecteren drijf je de productiviteit op.

10. Zorg voor een overlap in werkbare uren. Werk je met een internationaal team uit verschillende tijdzones? Bekijk dan samen met teamleden welke uren haalbaar zijn voor meetings en leg die blokken vast.

11. Stel je flexibel op. Geef als teamlead het goede verbeeld en pas jezelf regelmatig aan het werk/de werkbare uren van je teamleden. Op die manier nodig je hen uit om hetzelfde te doen, waardoor die flexibiliteit een onderdeel wordt van hoe jullie werken. Dit zal jullie als team alleen maar sterker maken.

remote teams
Ontdek de laatste trends in hr met concrete tips & tricks om jouw personeelsbeleid te optimaliseren.
Sign up for our newsletter