written by
Tom Dejonghe

Hoe stel je een modern arbeidsreglement op, geheel correct met de wetgeving?

HR fundamentals 10 min read

Sta je op het punt je eerste medewerker aan te nemen? Proficiat, je hebt een belangrijke stap gezet in de ontwikkeling van je onderneming. Nu moet je niet alleen de arbeidsovereenkomst, maar ook een arbeidsreglement opstellen. Wat moet daar precies in, hoe schrijf je er één aangepast aan onze moderne tijden, én vooral de wetgeving? Er komt veel bij kijken, maar laat je vooral niet afschrikken. Op het einde van het artikel volgt een geruststellende oplossing.

arbeidsreglement

In de regel moet je als werkgever een arbeidsreglement opstellen, zodra je bedrijf één werknemer telt. Hier zijn enkele zeldzame uitzonderingen op, bijvoorbeeld wanneer je een pure familieonderneming hebt. In essentie omvat het arbeidsreglement alle rechten en plichten van je werknemers en bedrijf. Sommige vermeldingen zijn wettelijk verplicht, maar je kan ook eigen relevante afspraken gaan bijvoegen.

Elke nieuwe werknemer moet een exemplaar van het arbeidsreglement ontvangen én bij elke wijziging de nieuwste versie krijgen. Dit is belangrijk, want anders is je medewerker er strikt genomen niet door gebonden. Steeds vaker wordt het reglement elektronisch ter beschikking gesteld, maar dat volstaat niet - je moet het overhandigen. Het beste is dus om een ontvangstbewijs te vragen, zeker bij nieuwe medewerkers.

Onboarding checklist

Wat moet je arbeidsreglement zeker bevatten?

Enkele zaken moeten in je arbeidsreglement voorkomen, voor zover ze van toepassing zijn voor je onderneming. Onderstaande elementen spreken daarbij redelijk voor zich:

  • De manier waarop je arbeid meet en controleert, voor het bepalen van het loon (bv. met een prikklok of een aanwezigheidsregister);
  • De manier, het tijdstip en de eventuele plaats van de loonbetaling;
  • De regels voor het bepalen van opzeggingstermijnen/-vergoedingen (of een verwijzing naar de wettelijke bepalingen ter zake) en de dringende redenen voor een ontslag zonder opzeggingstermijn of -vergoeding;
  • De duur van de jaarlijkse vakantie, en de regels die je hanteert om die toe te kennen. Of een verwijzing naar de wettelijke bepalingen daarover;
  • De plaatsen waar de persoon voor eerste hulp moet zijn en waar verbandkisten te vinden zijn, net als de medische dienst bij een arbeidsongeval;
  • Alle genomen maatregelen tegen pesterijen, geweld en ongewenst seksueel gedrag op het werk;
  • Mogelijkheid tot het intrekken of wijzigen van tijdskrediet indien je bedrijf geen sociale organen heeft;
  • Verwijzingen naar (niet de volledige tekst ervan) de collectieve arbeidsovereenkomsten die van toepassing zijn op de werkomstandigheden en/of collectieve akkoorden binnen de onderneming;
  • De volledige tekst van cao nr. 25 over gelijke verloning van mannen en vrouwen;
  • Het aanvullend pensioenstelsel en de persoonlijke bijdrage voor werknemers, indien je bedrijf geen sociale organen heeft;
  • De namen van de leden van de ondernemingsraad, het comité voor preventie en bescherming op het werk en de vakbondsafvaardiging;
  • De adressen van de inspectiediensten die toezien op de toepassing van wettelijke en reglementaire bepalingen inzake de bescherming van werknemers;
  • Gegevens van het fonds voor bestaanszekerheid, het sociaal secretariaat, het kinderbijslagfonds, de kas voor jaarlijkse vakantie, de verzekeraar voor arbeidsongevallen, de interne preventieadviseur en de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.
  • Het RSZ-aansluitingsnummer en het nummer van het paritair comité;
  • De plaats waar de wet betreffende de Kruispuntbank is aangeplakt;
  • Het attest van regelmatige raadpleging van de werknemers.

Sommige andere verplichte vermeldingen leveren in de praktijk af en toe problemen op, of zijn minder bekend. Daarom gaan we er in volgende paragrafen dieper op in.

Uurroosters
De uren wanneer medewerkers aanwezig moeten zijn, is een belangrijk onderdeel van het arbeidsreglement.

Uurroosters

Je moet in het reglement de verschillende uurroosters opnemen, met vermelding van de aanvang en het einde van een arbeidsdag, en de dagen en uren waarop je bedrijf toegankelijk is voor medewerkers die buiten de onderneming werken. Ook dien je het ogenblik en de duur van rustpauzes mee te geven, net als de rustdagen.

Sinds 1 oktober 2017 moet je niet meer alle deeltijdse uurroosters opnemen. Zo volstaat het dat je de deeltijdse vaste uurroosters vermeldt in de arbeidsovereenkomst, voor zover ze binnen de voltijdse uurroosters van het reglement vallen. De variabele uurroosters moet je niet meer meegeven in je arbeidsreglement of -overeenkomst. Dit bespaart veel administratie wanneer je deeltijdse arbeid zou willen inschakelen.

Wel moet het reglement in dat geval een kader bevatten dat bepaalt hoe variabele uurroosters opgesteld worden. Begin met een dagelijks tijdvak aan te geven waarbinnen arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld, net als de weekdagen wanneer werk kan worden verricht. Geef ook de minimale en maximale dagelijkse en (indien ook variabel) wekelijkse arbeidsduur op, als ook de wijze waarop en de termijn waarbinnen werknemers op de hoogte worden gebracht van hun uurrooster.

Wettelijke feestdagen én vervangingsdagen

Je arbeidsreglement moet de wettelijke feestdagen vermelden, dat wist je mogelijks al. Niet zo bekend is dat je er ook een kopie bij moet bewaren van het bericht waarmee je in de onderneming bekendmaakte welke vervangingsdagen gekozen zijn voor feestdagen die op een zondag vallen. Beschrijf daarnaast ook de regels die bepalen hoe je medewerkers inhaalrust kunnen nemen, wanneer ze op een feestdag of zondag werken.

Rechten en plichten van toezichthoudend personeel

Het belang van dit punt mag niet onderschat worden. Je beschrijft best zo gedetailleerd en uitvoerig mogelijk, hoe je je werknemers kan controleren. Waarom? Omdat een controlemaatregel die niet in het arbeidsreglement voorkomt, mogelijk als onwettig kan worden beschouwd. Neem dus alle bepalingen op over o.a. het gebruik van camera's, internet en e-mail, maar ook toegangs- en uitgangscontrole (zoals het checken van kledij en goederen van werknemers), zodat daarover nooit discussie kan ontstaan.

Disciplinaire sancties

Het zware S-woord is gevallen. Het arbeidsreglement moet mogelijke sancties opsommen, aanvullend aan het gedrag dat ze bestraffen. Doe je dit niet, dan kan je ze niet opleggen mocht dat nodig blijken te zijn. Verder verduidelijk je hoe de disciplinaire procedure werkt en hoe medewerkers beroep kunnen aantekenen.

Sancties kunnen zich beperken tot een mondelinge vermaning of een schriftelijke verwittiging, maar kunnen ook ontslag (al dan niet wegens dringende reden) inhouden. Degradatie en overplaatsing neem je best niet als sanctie op. Die kunnen immers als contractbreuk beschouwd worden. Ook een geldboete komt bijna niet meer voor.

Let op. Je moet de sanctie meedelen op de eerste werkdag nadat je de tekortkoming vaststelde, anders is deze mogelijks nietig. Dit moet in feite niet schriftelijk, maar je doet dit beter wel. Als werkgever moet je immers bewijzen dat je de sanctie tijdig oplegde.

Preventief alcohol-en drugsbeleid
Je kan regels toevoegen aan het reglement over de beschikbaarheid en het gebruik van alcohol op werk.

Preventief alcohol- en drugsbeleid

Als werkgever in de privésector dien je werk te maken van een preventief beleid rond alcohol en drugs in het arbeidsreglement. Daarbij moet je minstens de uitgangspunten en doelstellingen van je beleid vastleggen, en die concretiseren in een beleids- of intentieverklaring. Je kunt de verklaring aanpassen aan de grootte van je onderneming, de aard van je activiteiten en de specifieke risico's voor bepaalde groepen van personen.

Om je uitgangspunten en doelen te realiseren, kan je (niet verplicht) regels invoeren over de beschikbaarheid (of net niet) van alcohol op het werk, het binnenbrengen van alcohol en drugs, het werkgerelateerde gebruik en het preventief afnemen van tests.

Verder kan je de procedure bepalen die moet worden gevolgd wanneer iemand niet goed functioneert wegens alcohol- of drugsgebruik of wanneer die de regels overtreedt. Je kan zelfs bepalen hoe een werkonbekwame medewerker naar huis moet worden gebracht en wie de kosten daarvoor betaalt.

Psychosociale aspecten

Als werkgever moet je ook aandacht hebben voor psychosociale risico's op de werkvloer. Daarom dient het arbeidsreglement een beginselverklaring/-beleid te bevatten m.b.t. deze problematiek, net als de te volgen procedure bij psychosociale problemen. Voeg ook contactgegevens toe van de vertrouwenspersoon binnen het bedrijf en die van de preventieadviseur psychosociale aspecten of van de externe dienst daarvoor.

Toegang tot de sociale voorzieningen

Ten slotte moet je verplicht meegeven hoe en wanneer de sociale voorzieningen van je bedrijf toegankelijk zijn. Daarmee bedoelen we o.a. de toiletten, douches, wastafels, kleedkamers en refters, maar ook bv. lokalen voor wie borstvoeding geeft. Neem je dit niet op, dan riskeer je een stevige strafrechtelijke boete, of nog zwaardere straffen wanneer het ontbreken van die info leidt tot gezondheidsschade of een arbeidsongeval.

Voeg eigen afspraken of regels toe aan het arbeidsreglement
Je kan ook eigen afspraken gaan toevoegen aan het reglement om communicatie in goede banen te leiden.

Wat kan je nog allemaal in het reglement bepalen?

Eigen huisregels

In het arbeidsreglement kan je ook enkele eigen afspraken met de medewerkers opnemen, net als de sancties indien die niet nageleefd worden. Eenmaal opgenomen zijn ze in principe afdwingbaar. Zo maak je glashelder duidelijk of je werknemers wel of niet ongelimiteerd mogen tanken met de bedrijfswagen, bellen en surfen met de smartphone van het werk, tijdens de werkuren gebruikmaken van sociale media ...

Dergelijke zaken staan in heel wat organisaties niet op papier. Maak je geen duidelijke afspraken, zet je de deur open voor onaangename verrassingen. Door enkele huisregels zwart op wit te bepalen, weet elke medewerker wat wel en niet kan, en blijven discussies achterwege.

Let wel op: je mag geen bepalingen opnemen die strijdig zijn met een wet, cao's enzovoort, evenmin als bijvoorbeeld afspraken over zaken die tot de privésfeer van de werknemer behoren. Ofwel zijn ze nietig, ofwel zijn ze niet bindend.

Verplichte verwittigingen

Je mag je medewerkers verplichten om je meteen op de hoogte te brengen wanneer hun adres of familiale situatie is gewijzigd. Dit is belangrijk voor de loonverwerking, maar ook bij een eventuele ontslagprocedure, opdat je de brief naar het juiste adres stuurt.

Verder kan je vereisen dat een werknemer je bij een werkgerelateerd ongeval meteen enkele zaken meldt, zoals de plaats, de omvang en de oorzaak. Dit niet alleen in het kader van je preventiebeleid, maar ook om de aansprakelijkheid te helpen bepalen.

Ten slotte verplicht je een medewerker het best om je binnen bijvoorbeeld 48 uur volgend op een afwezigheid wegens ziekte of ongeval, een geneeskundig getuigschrift (ziektebriefje) te overhandigen. Wettelijk gezien moet een werknemer dat immers maar doen als het arbeidsreglement dat eist, of als een cao of zijn werkgever hem dat vraagt. Neem je deze verplichting in het reglement op, dan kan je meteen ook verduidelijken wat het getuigschrift moet vermelden, zoals de duur van de arbeidsongeschiktheid.

Het arbeidsreglement kan ook bepalen dat je arbeidsongeschikte medewerker een bepaalde periode ter beschikking moet staan van een controlegeneesheer. Is hij niet aanwezig, dan verliest hij het recht op gewaarborgd loon voor de periode die aan de controle voorafging.

Beheer communicatie rond afwezigheden met Officient
Je kan specificeren in het arbeidsreglement hoe communicatie rond afwezigheden moet verlopen OF je kan dit in goede banen leiden door een HR tool zoals Officient te gebruiken.

Planning van afwezigheden

Naast de verplicht op te nemen regeling voor het jaarlijkse verlof, kan je in het arbeidsreglement ook specificeren hoe je medewerkers individuele verlofdagen en afwezigheden moeten aanvragen. Elementen kunnen zijn hoeveel tijd op voorhand dat moet gebeuren, welke prioriteiten en voorwaarden je hanteert bij de toekenning, en welke minimumbezetting van een dienst je wenst.

Wees voorzichtig met extra ontslagprocedures

Steeds vaker vragen werknemers om allerlei ontslagprocedures in het arbeidsreglement op te nemen, zoals het vooraf horen van de medewerker. Je springt er het best voorzichtig mee om, want hoewel ze met veel goede bedoelingen worden opgenomen, worden ze vaak na een tijd uit het oog verloren, met alle gevolgen van dien.

Zo oordeelde het Antwerpse arbeidshof ooit dat een ontslag wegens dringende reden onrechtmatig was, omdat de werknemer niet vooraf gehoord was, zoals het arbeidsreglement voorschreef. Iets wat over het hoofd was gezien. Het gevolg: de ex-medewerker kon aanspraak maken op een verbrekingsvergoeding.

Pfff ... Zoveel werk, of toch niet?

Voilà, daarmee weet je alles wat je moet weten over de inhoud van je arbeidsreglement voor vandaag, in een notendop. Jawel, een notendop. We zijn er ons van bewust dat het een stevige boterham is, waaraan je bovendien wettelijk gezien niet van onderuit kunt.

Maar Officient zou Officient niet zijn, mochten we je het leven niet makkelijker willen maken. Vandaag kan je een template van het arbeidsreglement al uploaden naar onze HR tool. Vervolgens worden verschillende velden met informatie van de betreffende werknemer automatisch ingevuld. Dat bespaart je alvast heel wat administratief werk.

Zoals je misschien al wist, werkt Officient samen met enkele sociale secretariaten, die templates voor arbeidsreglementen kunnen aanleveren. Zo ben je zeker dat je reglement alles bevat wat er moet én kan instaan.

Minder administratie, meer HR
arbeidsreglement contract templates Personeelsadministratie
Ontdek de laatste trends in HR met concrete tips & tricks om je personeelsbeleid te optimaliseren.
Sign up for our newsletter