written by
Maarten Decroos

Feature in focus: Contracten

Officient news 3 min read

Deze week gaan we dieper in op de feature: Contracten. hoe werkt het en waarom hebben we dit gemaakt?

The hassle of contract administration

Hoe verloopt contractbeheer vandaag?

Beheren van diverse contracten (of overeenkomsten) is een standaard onderdeel geworden binnen HR. Denk er maar eens over na, voor iedere werknemer is er al zeker een arbeidscontract. Hierbij komt nog het arbeidsreglement en eventueel nog enkele bijlagen. In meeste bedrijven bestaan er ook nog eens talloze variaties op voorgaande documenten, want deze zijn vaak afhankelijk van de rolinhoud en respectievelijke verloning. Oh ja, vergeet ook niet overeenkomsten zoals een materiaal ontvangstbewijs voor bv. de kantoorsleutel, of diverse policies rond het gebruik van laptops, smartphones en bedrijfswagens.

Het is duidelijk dat HR tientallen contracten beheert voor iedereen in het bedrijf. Dat niet alleen, deze documenten moeten ook nog eens de correcte handtekeningen van verschillende mensen hebben om rechtsgeldig te zijn. Dat betekent dat bij belangrijke HR-events zoals aanwervingen, promotie.. Een administratieve machine moet beginnen draaien om deze contracten aan te maken, te wijzigen, te verwijderen en te bewaren, vaak op papier verborgen in een archiefkast.

No more printing, scanning or emailing. That's not Officient.

Contracten met Officient

Met contracten digitaliseren we de HR-administratie verder en maken we de bijhorende taken minder tijdsintensief. Dit doen we met vier tools:

  • Employee self-service
  • Centraal contractbeheer
  • Template builder
  • Elektronisch handtekenen

Employee self-service

HR verliest vaak tijd met het brengen van de juiste documenten, naar de juiste werknemers, om de juiste goedkeuringen te krijgen en dan al deze informatie opnieuw op te slaan. Door de werknemers een self-service portaal te bieden, kunnen jullie met Officient makkelijk contracten gaan communiceren naar medewerkers. Daarnaast stuurt de self-service automatisch herinneringen uit wanneer bepaalde overeenkomsten nog moeten getekend worden, of wanneer er nieuwe zijn binnengekomen.

Nieuwsgierig naar wat jouw werknemers nog allemaal kunnen met onze self-service?
Ontdek hoe wij transparantie verhogen naar werknemers toe.

Centraal contractbeheer

Ten gevolge van deze berg administratie, worden contracten vaak bewaard in verschillende fysieke kasten en tools voor digitale opslag. Wij centraliseren al deze data binnen Officient en geven jullie de middelen om dit makkelijk te gaan beheren.
HR en management krijgen direct een overzichtelijk dataprofiel voor elke medewerker te zien, waarin ook alle overeenkomsten van deze persoon gegroepeerd staan.
Daarnaast tonen we een overzicht van alle contracten die nog een handtekening nodig hebben. Het ook heel eenvoudig om snel een gepersonaliseerde herinnering te sturen om een ontbrekende handtekening te gaan opvolgen.

Goedkeuring contracten opvolgen in Officient
Volg goedkeuring makkelijk op in Officient

Template builder

Bij Officient geloven wij sterk in het streven naar een paperless office. Met de template builder stel je contracten makkelijk zelf op. Deze templates kunnen ook automatisch aangevuld worden met de juiste gegevens door gebruik te maken van shortcodes (dit zijn codes waarmee je een terugkerend element, bv. een telefoonnummer, automatisch kan laten invullen op documenten). Deze codes maken het enorm makkelijk om van een bepaald contract variaties te gaan maken. Met bulk distribution stuur je deze digitale documenten direct uit naar een hele groep mensen en volg je hun individuele goedkeuring verder op in onze tool.

Zijn alle contracten binnen je organisatie al digitaal? Goed bezig! Deze kan je dan in PDF gaan uploaden in Officient om zo alles samen te gaan brengen.
Ontdek welke andere databronnen we helpen centraliseren!

Elektronisch handtekenen

Zoals ik al aanhaalde in het begin, veel van het tijdsverlies rond contracten komt van het opvolgen van goedkeuring. We zien dit nog vaak bij onze prospecten, daarom maken we het mogelijk voor werknemers om digitaal documenten te tekenen op elk toestel. Zo kunnen werknemers met de touchpad hun handtekening invoeren of automatisch een handtekening laten generen op hun naam. Zo'n digitale handtekening is ook volledig rechtsgeldig, we hebben het gecontroleerd.

Contracten elektronisch aftekenen met Officient
Elektronisch aftekenen met Officient

Conclusie: Minder moeite met contracten, meer tijd voor medewerkers.

Met Contracten helpen wij onze klanten om hun personeelsadministratie verder te gaan verminderen. Wij geloven dat HR-medewerkers hun tijd niet willen spenderen aan het juiste papiertje in de juiste kast te krijgen, maar eerder willen focussen op het rekruteren, behouden en ontwikkelen van fantastische teamleden.

Denk je dat Officient jouw bedrijf kan helpen met het beter beheren van contracten?

HR tool
transparantie hr tech product
Ontdek de laatste trends in HR met concrete tips & tricks om je personeelsbeleid te optimaliseren.
Sign up for our newsletter