written by
Magali De Reu

Wat is het nut van een organigram en hoe maak je er zelf één?

HR fundamentals Onboarding 4 min read

Voor sommige mensen is een organigram (of organogram) een grafische weergave van de organisatiestructuur. Andere mensen beschouwen het dan weer als een document dat de hiërarchie van een bedrijf beter weergeeft. Toch biedt deze visuele tool zoveel meer dan je misschien denkt. Maak of beheer jij als HR professional het organigram van het bedrijf? Dan is dit een artikel voor jou!

Wat is het nut van een organigram en hoe maak je er zelf één?


Waarom maak je een organigram?

Kort gesteld geeft het organigram inzicht in de manier waarop een organisatie in elkaar zit. Drie vragen liggen aan de basis van het organogram van vandaag:

  1. Wie heeft welke functie, en welke bevoegdheden komen daar bij kijken?
  2. Welke verantwoordelijkheden draagt iedere medewerker of stakeholder?
  3. Welke zijn de verbindingen tussen de bestaande teams?

Logischerwijs geldt: hoe hoger iemand in het organigram staat, hoe meer bevoegdheden en verantwoordelijkheden deze persoon heeft. Toch hoeft een organogram niet te betekenen dat een organisatie top-down wordt geleid. Nee, dit schema creëert helderheid in een organisatie en zorgt er idealiter voor dat processen geanalyseerd kunnen worden en vervolgens efficiënter worden ingericht.

Het belang van een organigram voor HR

Aangezien het organigram de structuur van een organisatie in kaart brengt, vormt het ook meestal de basis voor de HR-processen van een bedrijf. In die context biedt het in de eerste plaats een leidraad voor medewerkers. Om te bepalen wie ze best contacteren wanneer er problemen zijn, en zo ze ook sneller op te lossen. En dat terwijl de teams zich bewust worden gemaakt van hun rechten, plichten en verwachtingen.

Ja, het organogram is dus meer dan gewoon een blauwdruk van de rolverdeling. Veel start-ups, scale-ups en grote bedrijven beroepen er trouwens ook op als hulpmiddel voor nieuwe aanwervingen. Die krijgen in een oogopslag inzicht in het reilen en zeilen van het bedrijf, en de personen waarmee ze waarschijnlijk samenwerken. Resultaat? Ze raken sneller vertrouwd met hun nieuwe werkgever en collega's.

Soorten organigrammen: deze worden het vaakst gebruikt

Afhankelijk van datgene waarvoor je als bedrijf staat en je doelstellingen, kan je een bepaald type organigram kiezen. Intussen bestaat er een waaier aan verschillende soorten, al worden voornamelijk deze types gebruikt:

  • Het hiërarchische organigram: in dit model worden teamleden gegroepeerd in een team, waar ieder rapporteert aan een eigen manager. De groepen worden gevormd op basis van diverse factoren: productontwikkeling, HR, marketing en ga zo maar door. Die indeling wordt ofwel geografisch samengesteld, of volgens de producten of diensten waar de medewerkers aan meewerken.
  • De matrixstructuur: bij dit type worden er clusters gemaakt van medewerkers met gelijkaardige vaardigheden. Zij werken aan gemeenschappelijke taken, maar rapporteren in sommige gevallen aan meerdere managers. Zo moet soms het sales team verslag geven aan zowel marketing als sales.
  • De vlakke of horizontale structuur: in deze structuur is er geen sprake van middenmanagement. Dat moet het besluitvormingsproces op de werkplek aanzienlijk versnellen. Deze organisatiestructuur werkt doorgaans moeilijker in grotere bedrijven, terwijl ze in start-ups en kleine kmo’s net heel populair zijn. Belangrijk: deze organisatiestructuur betekent niet dat niemand hoeft te rapporteren aan de manager, integendeel. Het verschil zit vooral in het gedeelde beslissingsrecht.

Mogelijke risico’s en uitdagingen

Om je een volledig beeld te geven van wat een organigram nu precies betekent voor je organisatie, geven we graag ook enkele risico’s en uitdagingen mee. Want vergis je niet: de klus van het aanmaken, beheren en wijzigen van een organogram is niet zomaar in enkele minuten geklaard.

Een belangrijke voorwaarde voor succes is dat het organigram up-to-date blijft. Anders kan ze moeilijk de kapstok vormen voor een bedrijf. Verlaat iemand het bedrijf of is er een ontslag? Zijn er nieuwe strategische keuzes of doelstellingen bepaald? Neem dan ook het organogram weer onder de loep! In theorie klinkt dat niet zo moeilijk, maar in de praktijk kan het een stress van jewelste creëren. Zeker in grote organisaties, waar medewerkers in korte tijd kunnen veranderen van afdeling of team. Dat maakt het up to date houden van het organogram een tijdrovend gebeuren.

Jammer genoeg toont een organigram ook geen informele communicatiekanalen, die in het moderne bedrijfslandschap alomtegenwoordig zijn. Tegenwoordig wisselen veel bedrijven informatie uit via tools zoals Slack of Skype. Organogrammen zijn zeker niet bedoeld om die stuk voor stuk vast te leggen, al kunnen dergelijke interne tools op lange termijn de communicatie belemmeren.

En dan zijn er nog bedrijven die vinden dat een organigram de flexibiliteit wegneemt. Bij sommige organigramtypes lonkt inderdaad het gevaar om de hoek dat ideeën de juiste persoon niet bereiken. Wat dan weer kan leiden tot gemiste opportuniteiten.

Het organigram in Officient wordt automatisch aangemaakt obv de data in het systeem.
Het organigram in Officient wordt automatisch aangemaakt op basis van alle mensen in het systeem en wanneer je hen begint toe te wijzen aan hun managers.

Klaar om je eigen organigram te maken?

En nu is het aan jou! Wil jij ook je eigen organigram samenstellen en een beter beeld krijgen van de rollen en bevoegdheden?

(Je kan gerust je eigen organogram in elkaar boksen dankzij een aantal gratis templates of voorbeelden van andere bedrijven:

Met Officient hoef je zelf niet meer een eigen organigram te maken. Onze HR software gaat moeiteloos aan de slag met alle informatie van je bedrijf en haar medewerkers. In slechts enkele minuten tijd krijg je een visuele weergave van de hele organisatie !

Vraag je Officient demo vandaag aan!

hr tech organigram
Ontdek de laatste trends in HR met concrete tips & tricks om je personeelsbeleid te optimaliseren.
Sign up for our newsletter