Hoe verloopt de samenwerkingen tussen verschillende teams in jouw kmo? Is jouw antwoord “we komen overeen”, dan laat je hoogstwaarschijnlijk een aantal opportuniteiten links liggen.
Samenwerking over verschillende afdelingen heen gaat namelijk verder dan simpelweg samen werken. Een gezamenlijke focus, wederzijds respect en een diepgaand begrip van elkaars verantwoordelijkheden zijn onmisbaar. Hoe kan je dit bevorderen?
Voorzie voldoende context
Valkuil: Het kan moeilijk worden voor jouw teamleden om samen te werken met andere afdelingen als ze hun impact niet kunnen inschatten. Ze moeten het volledige plaatje kunnen snappen om zo productief mogelijk bij te dragen aan het project.
Oplossing: Geef je team daarom een holistische visie op dat project en zorg voor een gemeenschappelijk doel zodat er voldoende context is voor elke medewerker. Die context kan je duiden door een teamoverschrijdende kick-off bij de aanvang van het project. Start een conversatie tussen de verschillende teams die betrokken zijn en kom tot een gedeelde visie.
Betrek teams in processen van andere teams
Valkuil: Stel je voor dat je UX team een strategie uitwerkt voor het volgende kwartaal, maar dat er niet genoeg draagvlak blijkt bij het development team. Dit werkt niet alleen frustrerend en demotiverend voor de teamleden, het heeft ook een enorme impact op de timing en de budgetten van het project.
Oplossing: Vermijd dit door teams regelmatig te betrekken in de processen van andere teams. Dit kan je doen door bijvoorbeeld elk team tijdens een company meeting ene introductie te laten geven over hun manier van werken en dit aan te vullen met check-ins tussen verscheidene teams. Zo leren teams beter inschatten wat de mogelijkheden zijn binnen de samenwerking en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Ontwikkel een gemeenschappelijke taal
Valkuil: Elk team heeft zijn eigen vakjargon, wat ervoor kan zorgen dat teams zich vervreemd voelen van elkaar. Er ontstaat immers vaak verwarring wanneer teams geen of te weinig begrip hebben van de terminologie in andere teams. Dat maakt communicatie complex.
Oplossing: Toen talenkennis en taaltechnologie nog ongebruikelijk waren, ontstonden er creooltalen. Talen die elementen van verschillende talen samenvoegden en vereenvoudigden zodat mensen elkaar toch konden verstaan. Probeer hetzelfde principe na te streven bij teamoverschrijdende samenwerkingen.
Leer met elkaar spreken in een taal die voor iedereen verstaanbaar is. Houd die zo simpel mogelijk zonder al te veel jargon en geef teamleden de tijd om hieraan te wennen. Vereenvoudig daarnaast ook de communicatie door terminologielijsten op te maken voor die termen die niet te ontwijken zijn.
Moedig interne communicatie aan
Valkuil: Teamleden zijn het gewoon om dagelijks in contact te staan met hun team, maar communiceren veel minder vaak met collega’s uit andere afdelingen. Wanneer jullie samen aan een project werken is het nochtans noodzakelijk om de interne communicatie naar een hoger niveau te tillen. Zo niet, loop je het risico op dubbel en/of inefficiënt werk.
Oplossing: Documenteer projecten en hun vooruitgang grondig zodat iedereen op eender welk moment over accurate informatie beschikt en communiceer gericht updates wanneer nodig. Dit zal niet alleen de samenwerking bevorderen, maar ook de autonomie die elk teamlid krijgt binnen het project. Organiseer daarnaast feedbackrondes waarbij jullie samen het werk, maar ook de manier van werken kunnen evalueren en optimaliseren.
Stimuleer ten slotte ook kennisdeling over teams heen. Zo kunnen ze nog meer over elkaar leren, maar vooral hun eigen vakgebied eens vanuit een ander standpunt bekijken.
Creëer psychologische veiligheid
Valkuil: Je teams kennen het eigen teams altijd het beste. Ze weten wat kan en wat niet en voelen zich er over het algemeen voldoende veilig om hun eigen inbreng te delen. Maar geldt dit ook binnen andere teams? Teamleden kunnen zich geremd voelen doordat ze in een andere omgeving terecht komen en daardoor kunnen je teams goede ideeën mislopen.
Oplossing: Bouw een omgeving uit waarin psychologische veiligheid centraal staat: een gedeelde overtuiging van teamleden dat het veilig is om interpersoonlijke risico’s te nemen. Zorg ervoor dat iedereen met respect behandeld wordt door aan te geven dat er niet zoiets bestaat als domme vragen of ideeën. Zo geef je hen de kan om met innovatieve oplossingen op de proppen te komen.
Zorg voor informele momenten
Valkuil: Vaak communiceren teams enkel tijdens meetings en projecten. Daardoor gaat het menselijke element verloren en kan er moeilijker een connectie of vertrouwensband opgebouwd worden. Dat is een gemiste kans, want hoe beter je verschillende teamleden begrijpt, hoe beter je met hen kan samenwerken. Om nog maar te zwijgen over hoe leuk het dan wel niet wordt.
Oplossing: Dat betekent niet dat je vandaag nog een ping pong tafel moet aanschaffen, maar eerder dat je een cultuur creëert waarin impromptu ontmoetingen gestimuleerd worden. Zorg voor ruimtes waar mensen spontaan kunnen samenkomen en geef aan dat informele gesprekken meer dan welkom zijn. Vind je het moeilijk om dat tijdens thuiswerk aan te moedigen? Dan kan dit blogartikel over remote teams je helpen.
