December staat in het teken van Kerstmis, maar voor velen onder jullie ook van het jaarlijks functioneringsgesprek. Hoe zorg je ervoor dat dit evaluatiemoment kan leiden tot beter management, meer opportuniteiten en een duidelijke groei? Hier vind je onze beste tips.
Is december wel echt het ideale moment?
Ja, december lijkt ons een goed moment om het afgelopen jaar te evalueren en doelen te stellen voor het nieuwe jaar. Nieuwsjaarresoluties zijn niet voor niets een enorm cliché (al haal je ze op bedrijfsvlak best wel).
Dat gezegd zijnde, argumenteren we toch ook graag dat december niet het enige moment mag zijn. Hét ideale moment voor een functioneringsgesprek bestaat niet. We moeten met andere woorden afstappen van de idee dat één functioneringsgesprek per jaar voldoende is.
- Plan minstens om het half jaar een functioneringsgesprek in, liever nog om de 3 maanden.
- Vul dat gesprek aan met regelmatige check-ins om ten alle tijde een accuraat beeld te hebben van de ontwikkeling van je mensen.
- Gebruik feedback om je team continue sterker te maken. Weten hoe je dat concreet aanpakt? In dit e-book leer je feedback vragen en geven.
Hoe kan time management bijdragen aan de doeltreffendheid?
Time management heeft vele voordelen voor de productiviteit, één daarvan zijnde dat het het functioneringsgesprek vele keren doeltreffender kan maken. Hoe? Door voor elk onderdeel een tijdsslot vast te leggen, creëer je ruimte om je er echt op te focussen.
- Het gesprek
Voorzie genoeg tijd om alle belangrijke zaken te bespreken, maar zorg er ook voor dat het niet meer tijd in beslag neemt dan nodig. Zo vermijd je dat je teveel van de kern van de zaak afwijkt. - Het voorbereidingsmoment
Maak in de week die vooraf gaat aan het vastgelegde functioneringsgesprek tijd vrij om het goed voor te bereiden. - Het verslag
Schrijf het verslag niet uit tijdens het gesprek zodat je je beter kan focussen op het luisteren. Plan wel zo snel mogelijk na het gesprek in wanneer je het verslag zult opmaken. Zo zitten de details nog vers in je geheugen. - Het loongesprek
Kies een ander moment om te onderhandelen over een opslag. Dan loop je niet het risico dat je afwijkt van het doel van beide gesprekken. Weten waarom dat zo belangrijk is? Dat lees je hier.
Hoe bereid je het functioneringsgesprek voor?
Voorbereiding is de sleutel tot succes. Door samen vooraf te bepalen welke punten jullie zeker willen bespreken én door na te denken over hoe je over die punten zult praten, voorkom je dat je het zult hebben over zaken die er minder toe doen. Op die manier benut je het functioneringsgesprek ten volste, waardoor er sneller resultaat zal zijn.
- Stel vooraf een vragenlijst op die peilt naar hoe het uitvoeren van de job verloopt, hoe de team dynamics aangevoeld worden en hoe het bedrijf de medewerker nog beter kan ondersteunen in zijn/haar ontwikkeling en ambities. Inspiratie opdoen? Hier vind je onze template.
- Houd verslagen bij van voorgaande functioneringsgesprekken en raadpleeg deze ter voorbereiding van het nieuwe gesprek. Welke zaken werden toen aangehaald? Zijn de actiepunten en doelen van toen bereikt?
Hoe reduceer je stress?
Het functioneringsgesprek is een hulpmiddel, zorg ervoor dat het dat ook blijft.
Niemand heeft er baat bij als de stress overheerst. Zowel managers als medewerkers kunnen die spanning voelen, speel hier als hr slim op in en reik hen kansen aan om in een ontspannen sfeer een open gesprek te voeren. Hoe kan je het functioneringsgesprek zelf op zo’n manier voeren dat de stress minimaal blijft? Onze hr-managers heeft enkele ideetjes om drempels te elimineren:
- One-to-onedelingen: ga als het weer het toestaat wandelen tijdens het gesprek (reden te meer waarom december niet hét ideale moment is). Frisse lucht en beweging werken immers ontspannend.
- Koppel het aan het aangename. Organiseer bijvoorbeeld een teamlunch na het gesprek om te acclimatiseren.
- Eindig altijd op een positieve noot. Sluit het gesprek af met een waardering voor hun oprechte input en stel concrete actiepunten of oplossingen voor.
Functioneringsgesprekken hebben in 66% van de gevallen weinig tot geen resultaat. Met deze tips willen we je evaluatiemoment doeltreffender maken. Wil je nog meer doen? In ons Performance Management e-book geven we je een uitgebreid overzicht van alle opties.
