We kunnen het er over eens zijn dat check-ins in deze uitdagende tijden een cruciale rol spelen en dat tikkeltje meer aandacht verdienen. Mensen die thuiswerken, kampen met verlies van verbondenheid en eventueel productiviteit, terwijl mensen op de werkvloer werken in minder veilige werkomstandigheden. Hier vind je de do’s en don’ts voor online check-ins die helpen om bijkomende stress uit de weg te helpen.
Don’t: Denk niet “less is more”
Het alom bekende “less is more” credo geldt nooit bij check-ins, maar nu mag je het helemaal vergeten. Mensen zullen over het algemeen meer stress ervaren gezien de ongewone situatie en de onzekerheden die dat met zich meebrengt. Meer stress en minder check-ins is niet de meest logische combinatie. Zorg ervoor dat medewerkers voldoende het gevoel hebben dat ze met hun zorgen ergens terecht kunnen door regelmatig na te gaan hoe het gaat. Houd de vinger aan de pols.
Do: Neem er de tijd voor
Het simpelste en tegelijk moeilijkste deel van het online organiseren van een check-in. Tijdens drukke periodes kan het wel eens vergeten worden, zeker als je geen direct menselijk contact hebt. En dat terwijl het net nu nog belangrijker is. Zet het daarom op regelmatige momenten vast in in je agenda, bijvoorbeeld één of twee keer per week, en stel meldingen in. Zo vervang je de herinnering die uitgelokt wordt als je elkaar tegenkomt op kantoor door een digitale herinnering.
Don’t: Laat je niet afleiden
Je wilt je medewerkers niet het gevoel geven dat wat er ter sprake komt tijdens het gesprek onbelangrijk is. Neem daarom afstand van alle mogelijke afleiding die uitdrukkelijker aanwezig zijn wanneer je van thuis uit werkt. Sluit Slack af, leg je gsm weg, laat de hond buiten, zet je koffie al op voorhand... Focus op het luisteren naar en beantwoorden van bezorgdheden, vragen en feedback.
Do: Maak het gesprek een safe place
Als medewerkers niet de ruimte krijgen om openlijk te spreken verdwijnt het nut van de check-in. Schep veiligheid door mogelijke drempels van bij de start te elimineren.
- Bel hen zelf op. Zo neem je de eerste drempel al meteen weg.
- Geef vooraf en tijdens de check-ins duidelijk aan dat het om een informeel gesprek gaat en dat alles besproken kan worden.
- Zet zelf ook je camera aan. Dat creëert een vertrouwd gevoel en nodigt hen uit om hetzelfde te doen. Dat geeft jou dan weer de kans om in te spelen op hun houding.
Bovendien is wat medewerkers je vertellen tijdens zo’n 1:1 is niet voor ieders oren. Zij vertrouwen je hun input toe, bescherm het dan ook met de nodige voorzichtigheid, ook als het online gedeeld wordt.
Don’t: Ga moeilijke zaken niet uit de weg
Je wilt van hen horen hoe de zaken staan. Ga daarom wel degelijk in dialoog, ook als het lastig wordt. Ga al coachend op zoek naar eerlijke feedback, zonder je medewerkers in een bepaalde richting te willen duwen. Ook het online communiceren zal de check-in bemoeilijk. Onthoud daarbij dat je leidinggevende functie niet wil zeggen dat jij intuïtief moet weten hoe je het best met de andere persoon omgaat. Dat krijgt een extra dimensie wanneer je niet face-to-face in gesprek kunt gaan. Vraag uitdrukkelijk naar hun online communicatievoorkeuren, stem ze op elkaar af en kom tot zo tot de gespreksvorm dat voor beiden best werkt.
Do: Eindig op een positieve noot
Niemand sluit graag een gesprek af in mineur. Eindig de check-in daarom met een waardering voor hun oprechte input en stel, afhankelijk van waar jullie in het gesprek zijn geraakt, concrete actiepunten of oplossingen voor. Betere managers leiden immers betere teams. Ga daarom bewust op zoek naar wat jij vandaag kan veranderen en verbeteren, naar hoe jij hen beter kunt ondersteunen in deze stressvolle tijden. Een check-in dient tenslotte ook om eruit te leren.
