Het is zover. De kantoren mogen hun deuren langzaamaan terug openen voor hun medewerkers. Dat is leuk nieuws, maar betekent ook een grote stap. Hoe zorg je ervoor dat die transitie efficiënt verloopt, en dat je medewerkers zich veilig en gemotiveerd voelen? Ontdek hieronder hoe hr de terugkeer naar kantoor in goede banen kan leiden.
Opstellen van veiligheidsprocedure
1. Neem kennis van jouw specifieke regulaties
Wat kan en niet kan, verschilt naargelang sector. Zo zullen arbeiders al langere tijd opnieuw aanwezig zijn op de werkplek, aangezien zij enkel zo hun werk kunnen uitoefenen. Zo zullen horeca zich aan andere maatregelen moeten houden dan IT-bedrijven. Ga na wat geldt voor jouw sector voor je een plan opstelt.
2. Herbereken de capaciteit van je (vergader)ruimtes
Als bijen op elkaar geplakt in dezelfde ruimte, we zien het nog niet snel terug gebeuren. Ga na hoe groot je kantoren en vergaderruimtes zijn en hoeveel mensen je er kan in samenbrengen met respect voor de 1,5m afstand. Op basis daarvan kan je de nieuwe capaciteit berekenen en invoeren.
3. Werk een hybride oplossingen uit
De kans is groot dat niet al je medewerkers in één keer terug naar kantoor mogen komen. Een hybride oplossing, die kantoor en remote combineert, biedt daarop een antwoord. Wij werken bijvoorbeeld met 20% bezetting. Dat wil zeggen dat er elke dag 7 medewerkers op kantoor aanwezig mogen zijn. Zij reserveren die dag via een Slack-channel dat we speciaal hiervoor aanmaakten. De andere medewerkers werken dan van thuis, en krijgen de kans om op een andere dag naar kantoor te komen.
Bovendien geeft, volgens onderzoek van Business Insider, 40% aan liever te stoppen met hun job, dan voltijds terug naar kantoor te gaan. Je medewerkers hebben er de voordelen van kunnen ontdekken, en ook jij hebt geleerd dat het eigenlijk wel kan. Ook hiervoor is een hybride aanpak een goede optie.
Voorbereiden van het kantoor
1. Herschik werkplekken
Aangezien de afstandsmaatregel van kracht blijft, kan niet iedereen op een veilige manier aanwezig zijn op kantoor. Wil je toch zo veel mogelijk van je medewerkers de kans geven om (af en toe) terug te keren? Dan is dit een goed moment eens stil te staan bij het gebruik en de inrichting van je kantoor.
Heeft iedereen een vaste plaats nodig? Zijn er ruimtes die anders benut kunnen worden (bv. een vergaderruimte als kantoorruimte)? Kunnen bureaus anders geplaats worden zodat er meer ruimte is? Is een satellietkantoor een optie?
2. Voorzie de nodige maatregelen op vlak van veiligheid
Handgel, mondmaskers, plexiglas... we zijn er (helaas) nog niet van af. Zorg dat je medewerkers veilig terug naar kantoor kunnen komen zonder dat ze zelf deze zaken hoeven te voorzien. Plaats in elke ruimte ontsmettingsgel, leg mondmaskers aan de ingang en zet plexiglas tussen de bureaus wanneer dit nodig blijkt.
3. Hang posters op met voorschriften omtrent hygiëne
Help je medewerkers ook op weg met de hygiënevoorschriften. Herinner hen er op een leuke manier aan dat ze een masker moeten dragen, afstand moeten bewaren en hun handen moeten wassen. Niet door met hen op de vingers te tikken, wel door hen de juiste richting aan te geven wanneer ze terugkeren naar kantoor. Denk aan posters of aanduidingen van plekken waar ze kunnen zitten.
Op zoek naar zo’n poster? Je vindt er één in onze gratis back-to-the-office toolbox.
4. Maak alles spik en span
Niet onbelangrijk: je wilt dat je medewerkers zich opnieuw welkom voelen. Ruim het kantoor op, kuis de koffiemachine uit, maak de koelkast leeg voor een frisse start, vul de dranken aan, plaats plantjes en ga zo maar door.
Communiceren, communiceren, communiceren
1. Communiceer goed op voorhand
Je medewerkers een dag op voorhand laten weten dat ze opnieuw op kantoor verwacht worden, geeft hen niet de kans om te wennen aan het idee en om de nodige voorbereidingen te maken. De meeste van je collega’s zullen door het langdurig telewerk een andere planning hebben opgebouwd, die ze nu weer zullen moeten switchen. Laat hen daarom vroeg genoeg weten dat de terugkeer naar kantoor eraan komt. Zo kunnen zij ook tijdig schakelen.
2. Communiceer helder hoe de terugkeer zal verlopen
Laat het niet alleen op tijd weten, geef ook mee hoe het zal verlopen. Wordt er gewerkt met vaste dagen of met een reservatiesysteem? Welke voorzorgsmaatregelen moeten ze zelf treffen? Welke afspraken zullen er gelden?
Communiceer ook over de stappen van de terugkeer. We weten niet hoe het zal evolueren, maar zorg ervoor dat je een helder plan klaar hebt voor een geleidelijke transitie (bv. in de eerste maand 20% bezetting, daarna wordt die wekelijks met 10% opgetrokken). Communiceer ten slotte ook over jullie plan B: wat gebeurt er als er zich weer verstrengingen voordoen?
3. Luister naar je medewerkers
Net als bij de start van telewerk, is de verandering naar het terug vanop kantoor werken opnieuw een grote stap voor sommige medewerkers. Houd er rekening mee dat niet iedereen deze transitie vlot zal kunnen maken. Luister daarom goed naar de noden van je mensen en bekijk samen wat jullie kunnen doen om zowel hun fysieke als mentale gezondheid te garanderen. Zo geef je hen het gevoel dat ze echt welkom zijn dat verlaagt dan weer de drempel.
4. Back-to-the-office survey
Een goede manier om te peilen naar hoe medewerkers zich voelen, is door een back-to-the-office survey te organiseren. Hierbij kan je bevragen of ze eerder gestresseerd of enthousiast zijn over de terugkeer, waar ze naar uitkijken en waar ze zich zorgen over maken.
Bovendien kan je op deze manier ook snel nagaan voor welke hybride oplossing er het meeste draagvlak is. Bevraag hoeveel dagen medewerkers graag willen blijven telewerken en neem op basis daarvan een gegronde beslissing.
Op zoek naar zo’n survey? Je vindt er één in onze gratis back-to-the-office toolbox.
