Nu de overheid ons allen weer met aandrang vraagt om van thuis uit te werken, leek het ons het ideale moment om na te gaan hoe je een correcte thuiswerkovereenkomst opstelt. Aan welke voorwaarden en verwachtingen moet die overeenkomst voldoen? Is een telewerk policy verplicht tijdens een lockdown? Hoe schep je een duidelijk kader?
Maar eerst: wat zegt de wetgeving over telewerk?
Telewerk wordt volgens de wetgeving gedefinieerd als een vorm van organisatie waarbij wordt overeengekomen dat de werkzaamheden die normaal worden uitgevoerd op de bedrijfslocatie, ook ergens anders tot stand kunnen komen.
Het Belgische arbeidsrecht trekt een lijn tussen occasioneel en structureel thuiswerk. Occasioneel telewerk komt enkel voor in gevallen van overmacht en/of persoonlijke redenen. Hierdoor verkrijgen medewerkers het recht om wendbaarder te werken. Structureel telewerk komt daarentegen wel op regelmatige of langdurige basis voor. Het onderscheid is dus vooral gebaseerd op de duur. Beiden kunnen echter wel worden opgenomen in een policy en zijn onderworpen aan enkele principes.
Wat zijn de voorwaarden?
1. Vrijwilligheid
Thuiswerk kan niet door één partij worden ingevoerd en kan bijgevolg ook niet worden verplicht. Zowel de medewerker als de werkgever moeten tot een vrijwillige overeenkomst komen. Wil een medewerker van thuis uit werken? Dan moet de werkgever dit goedkeuren*. Wil een werkgever zijn medewerkers laten telewerken? Dan moeten zij hiermee instemmen.
Tijdens de eerste corona-golf maakt de overheid thuiswerk wél verplicht om het in-in-je-kot-blijven te stimuleren. Geen enkele werkgever, noch medewerker mocht vanuit de kantoorruimte werken. Nu is dit opnieuw het geval, maar enkel voor jobs die er zich toe lenen.
* Onthoud hierbij wel dat occasioneel telewerk een verworven recht is van elke medewerker.
2. Verenigbaarheid
Kan de job van thuis uit worden uitgevoerd? De medewerker die telewerkt moet over alle mogelijkheden beschikken om het werk te verrichten zoals dit op kantoor zou gebeuren. Leg vast voor welke functies thuiswerk een optie is en in welke frequentie.
3. Vergoeding
Bij structureel telewerk ben je als werkgever verplicht om de kosten die verbonden zijn aan het werk te vergoeden. Bij occasioneel telewerk geldt die verplichting niet. Werkgevers kunnen er uiteraard wel zelf voor kiezen om tussen te komen in bepaalde kosten.
4. Schriftelijke overeenkomst
Er dienen afspraken gemaakt te worden tussen de medeweker en de werkgever over de regeling en inrichting van het thuiswerk. Let wel: Dit moet in orde worden gebracht vooraleer de medewerker telewerkwerk opneemt.
- In geval van occasioneel telewerk is een schriftelijke overeenkomst niet verplicht, maar moeten er wel enkele informele afspraken gemaakt worden zoals de registratie van de dagen waarop van thuis wordt gewerkt, de bereikbaarheid, het materiaal dat eventueel ter beschikking wordt gesteld...
- Structureel telewerk is veel formalistischer en vereist daarom wel een schriftelijke overeenkomst of policy die bepaalde zaken vastlegt. Deze overeenkomst wordt veelal opgenomen in de arbeidsovereenkomst, maar kan er ook als bijlage aan toegevoegd worden. Beide partijen moeten hiermee akkoord gaan.
Wat komt aan bod in zo’n policy?
Het doel van de policy is om verduidelijking te brengen rond verschillende zaken, variërend van frequentie tot vergoeding. Door deze in de overeenkomst toe te lichten kan je tot transparante afspraken komen met je medewerkers.
- Voorwerp
- Begrippen
- Toepassingsgebied
- Arbeidsvoorwaarden
- Plaats van het telewerk
- Frequentie van het structureel telewerk
- Arbeidsduur en bereikbaarheid
- Werkmiddelen en vergoedingen
- De organisatie van de thuiswerkplek
- Ziekte en ongeval
- Bescherming van gegevens
- Beëindiging van het structureel thuiswerk
- Slotbepalingen
Op zoek naar een voorbeeld? Download hier onze structureel telewerk policy template.
Is een telewerk policy verplicht tijdens een lockdown?
Ben je als werkgever verplicht om een policy op te stellen wanneer het enkel gaat om telewerken gedurende de periode waarin de overheid deze maatregel oplegt? In tegenstelling tot de overeenkomst die anders wordt opgemaakt wanneer thuiswerk wordt ingevoerd is een policy tijdens een lockdown niet verplicht. De verplichting valt weg omdat het in dit geval gaat om een situatie van overmacht.
Toch raden we ja graag aan om een policy te voorzien. Het biedt je medewerkers immers een kader voor hoe het telewerk georganiseerd zal worden en hoe hun output beoordeeld zal worden. Op die manier kan je heldere voorwaarden en verwachtingen scheppen voor zowel jezelf als voor je mensen.
Wil je graag zelf digitaal een policy opstellen en deze met één klik delen met je medewerkers? Officient voorziet een module voor schriftelijke overeenkomsten, die medewerkers bovendien online kunnen ondertekenen. Probeer het gratis.
