People analytics is een trending topic. Zo ging vorige week ging de PAAC (of People Analytics Academy Conference) door in Tilburg. Hoogtepunt van de dag was toen twee experten, Alec Levenson en Luk Smeyers, hun ervaringen en visie's over people analytics deelden met het publiek. Ze formuleerden antwoorden op de volgende vier vragen:
- Wat is people analytics?
- Hoe gaan we HR data analyseren?
- Hoe gaan we de bevindingen implementeren?
- Hoe ethisch is people analytics?
Wat is people analytics?
People analytics heeft als doel hr beslissingen te ondersteunen met resultaten uit statistische analyse van hr data. Deze analyses worden uitgevoerd op basis van verschillende soorten hr data. Enerzijds objectieve data zoals personeelsgegevens of trends zoals het verloop van medewerkers en absenteïsme. Anderzijds wordt er ook gebruik gemaakt van subjectieve data, die bijvoorbeeld informatie bevat over de effectiviteit van trainingen of de betrokkenheid van medewerkers.
Hoe gaan we HR data analyseren?
Begin met het stellen van de juiste vraag
Door de technologische vooruitgang, kan data makkelijker worden gemeten en bewaard. Dan stelt zich de vraag: Wat kunnen we met deze data doen? Eerst begon men op goed geluk analyses uit te voeren. In de hoop actiepunten lukraak te vinden in de resultaten. Wil je als organisatie concreet voordeel halen uit deze analyses, dan werkt het zo niet.
In plaats van te vertrekken vanuit de data, moet je starten met de juiste vragen stellen. De juiste vraagstelling biedt namelijk de mogelijkheid om gerichte acties te ondernemen op basis van verschillende resultaten. Voer je in het wilde weg analyses uit, dan zal je resultaten bekomen die 'interessant' zijn, maar die uiteindelijk niet leiden tot concrete resultaten voor de organisatie. Hoe start je nu met het stellen van de juiste vragen?
Bekijk het probleem vanuit verschillende hoeken
Volgens Alec Levenson, onderzoeker en consultant in HR optimalisatie, wordt de focus nog te vaak op het individu gelegd. Hij pleit voor een multilevel aanpak die ook teams en business units mee in rekening gaat brengen. Zo krijg je als bedrijf een meer volledig beeld van de situatie en zou tot meer concretere oplossing moeten leiden.
De eerste vraag die moet gesteld worden is: "Welk bedrijfsprobleem wil je oplossen?". Door te starten vanuit de strategie en de bron van een probleem, wordt duidelijk waar de prioriteiten moeten liggen. Individuele problemen hebben vaak achterliggende redenen die we moeten zoeken op een hoger niveau, namelijk de werking van het bedrijf.
Stel dat je ziekteverzuim wil aanpakken en uit analyse zie je dat Mark het vaakst afwezig is. Door enkel te focussen op hem, ga je misschien besluiten dat hij niet langer gemotiveerd is, dus je geeft hem maar een performance review of een kleine opslag.
Kijk je ook naar zijn team, dan zie je misschien dat hij gepest wordt door zijn leidinggevende of dat de relaties in het team verzuurd zijn. Je zou dus beter de pester aanpakken, niet?
Door nog een stap verder achteruit te zetten, kom je tot de conclusie dat er in het bedrijf geen echt pestbeleid is. In dit geval zijn voorgaande acties slechts tijdelijke oplossingen. Om ervoor zorgen dat zo een situaties niet meer voorkomen, moet je veranderingen doorvoeren op het hoogste niveau. Bijvoorbeeld door het invoeren van een beter beleid tegen pesten.
Hoe gaan we de bevindingen implementeren?
Stel, we zijn vertrokken vanuit de juiste vragen en hebben de bijhorende analyses uitgevoerd, maar wat doen we met de resultaten? Hoewel het vanzelfsprekend lijkt dat hier iets mee gedaan wordt, is dit de stap die vaak vergeten wordt. De resultaten worden ergens opgeslagen, maar blijven daar als data zonder concrete acties als gevolg.
People analytics mag niet geïsoleerd zijn
Alec Levenson gelooft dat als we resultaat willen boeken met people analytics, ingenieurs en hr managers moeten samenwerken. De ingenieurs kunnen helpen met de processen te optimaliseren, en HR neemt de communicatie voor handen.
People analytics expert, Luk Smeyers, helpt bedrijven bij het opzetten en implementeren van people analytics. Hij benadrukt dat de implementatie van resultaten niet in één dag gebeurt zal zijn. Het is een proces dat maanden of zelfs jaren kan duren. Net zoals Alec, vindt hij het belangrijk dat alle departementen betrokken zijn bij dit proces. People analytics mag niet geïsoleerd zijn van de rest. Consistente samenwerking tussen verschillende delen van het bedrijf is noodzakelijk om positieve resultaten te behalen.
Wat met persoonlijke gegevens van medewerkers?
Omdat people analytics o.a. gebruik maakt van persoonlijke gegevens van medewerkers, is het belangrijk dat er op een ethische manier mee omgegaan wordt. Dit wil zeggen dat het proces eerlijk en transparant moet verlopen. Stel jezelf steeds de vraag: wat wil ik met de resultaten bereiken en wie zal hier baat bij hebben? Verder moet er ook altijd verantwoording kunnen afgelegd worden bij de beslissingen. Regels als de GDPR zorgen ervoor dat medewerkers beschermd blijven tegen onethische praktijken.
Door de juiste vragen te stellen en samen te werken, kan je gerichte acties uitvoeren die een positieve impact hebben op bedrijfsprestaties
Om goede van start te gaan met people analytics, moet je vetrekken vanuit een vraag. Liefst een vraag die vertrekt vanuit het bedrijfsprobleem dat je wil gaan oplossen. Dat wil zeggen dat je moet vertrekken vanuit het hoogste niveau van de organisatie en niet dat van het individu. Pas wanneer je de juiste vraag hebt gesteld en de juiste data hebt verzamelt, kan je beginnen analyseren.
De resultaten die uit de analyses voortkomen en antwoord geven op de vragen die je voordien hebt gesteld, kunnen nu gebuikt worden om concrete en nuttige acties mee uit te voeren. Alle departementen dienen hier op hun manier hun steentje aan bij te dragen.
Tot slot: vergeet nooit dat we het hebben over persoonlijk gegevens en informatie van mensen. Data zal nooit een persoon in zijn volledigheid kunnen representeren, dus het is belangrijk om people analytics te zien als deel van een groter interpersoonlijk geheel.
