Product & company | 3 min read

Eindelijk een actueel zicht op de snel veranderende bedrijfstructuur met de lancering van 'Organigram' in Officient.

Organigram in Officient
Organigram in Officient

Wat is een organigram?

In essentie is een organigram de visuele uitwerking van hoe een bepaalde organisatie gestructureerd is.

Er zijn natuurlijk verschillende interpretaties van welke informatie een organigram moet bevatten. We kunnen stellen dat het meestal één of meer van de volgende componenten zal gaan weergeven:

  • Hoe bedrijfsactiviteiten (departementen, business units, teams, processen) ingericht zijn om maximaal de bedrijfsdoeleinden te gaan nastreven.
  • Medewerkers van de organisatie binnen deze bedrijfsactiviteiten, de rollen die ze uitoefenen en de verantwoordelijkheden die ze dragen.
  • Hoe verschillende medewerkers zich tegenover elkaar verhouden.
  • Hoe informatie vloeit tussen de verschillende delen van de organisatie.

Dit is waar we stoten op één van de grootste tekortkomingen van het organigram. Het is een momentopname, die visualiseert hoe de organisatie gestructureerd is op exact dat moment. Jammer genoeg vanaf er wijzigingen zich voordoen (werknemers krijgen promotie, worden aangeworven...) wordt het organigram een historisch document in tegenstelling tot een nuttig communicatiemiddel.

Wat als je een organigram had, die zijn structuur en informatie aanpaste op het moment dat deze wijzigingen zich voordoen?

Organigrammen opmaken met Officient

Officient is per definitie een Human Resources Information System (HRIS). Dit betekent dat onze HR software alle informatie gaat centraliseren van werknemers doorheen het gehele bedrijf. Omdat we gegevens synchroniseren met het sociaal secretariaat, beschikken we steeds over accurate werknemersgegevens.

Het samenbrengen van werknemersgegevens betekent dat we een dynamisch organigram kunnen visualiseren voor onze klanten.
(Op dit moment is deze feature enkel maar beschikbaar voor admin users.)

  • Bij iedere aanwerving of ontslag die binnenkomt via het sociaal secretariaat, zal de persoon toegevoegd worden aan het organigram. Stel een manager en team in voor deze persoon en de boom past zich automatisch aan.
  • In tegenstelling tot een sociaal secretariaat, kan Officient wel freelancers, stagiairs en andere types van werknemers gaan integreren. Zo krijg je een meer compleet beeld van de organisatie en de verschillende stakeholders.
  • Je ziet steeds de managers van verschillende teams binnen de organisatie. Klik op hun portret om de verschillende teams open te klappen.
  • Voor elke medewerker zie je de profielfoto, de naam, de rol en kan je makkelijk gaan navigeren naar het werknemersprofiel.
  • Het organigram past zich automatisch aan, afhankelijk van de grootte van de organisatie en de niveaus die uitgeklapt zijn. Je navigeert door te klikken en te slepen of je kan in-en uitzoomen om snel de juiste persoon te vinden.
  • Heb je het organigram nodig buiten de software? Geen probleem, Je kan de volledige structuur met één klik exporteren naar een pdf.

Waarvoor kan een organigram allemaal nuttig zijn?

1. Onboarden van nieuwe werknemers

Het introduceren van nieuwe werknemers tot het bedrijf, de cultuur, medewerkers, de werking van verschillende onderdelen en de rol die zij daarin zullen spelen, is niet altijd zo vanzelfsprekend. Aanwervingen komen terecht op hun nieuwe werkplek en willen direct een vliegende start nemen, maar te komen wie iedereen is en ook daadwerkelijk deze nieuwe mensen leren kennen, kan snel overweldigend zijn. Een organigram kan een heel handige tool zijn om duidelijk te maken wie iedereen is en bij wie je terecht kan bij vragen of problemen.

2. Beter zicht op complexiteit en workload voor managers

Omdat een organigram een visueel middel is om organisatiestructuren te gaan weergeven, wordt het snel duidelijk wat de workload is voor de verschillende managers. Daarnaast zie je ook snel de mate van complexiteit die er heerst binnen de organisatie. Wanneer er teveel niveaus zijn, vloeit informatie niet natuurlijk en ga je richting een bureaucratisch model. Het organigram wordt zo een handig hulpmiddel om efficiëntere organisaties te gaan ontwerpen.

3. Productiviteit van HR en managers verhogen

HR medewerkers en managers moeten zich vaak bezig houden met het zoeken en communiceren van informatie. Je verbinden met de juiste persoon als je hulp nodig hebt met een probleem, daar ga je best naar je manager voor of bel je eens naar HR. Toegang hebben tot een actueel organigram, maakt het voor hen een stuk makkelijker om je in verbinding te stellen met de juiste persoon, wat de productiviteit ten goede komt.

Related stories