written by
Floor Debeyne

Jouw gids om productiviteit te verhogen met Officient

Officient news 4 min read

De afgelopen twee maanden deelden we onze beste tips om zowel je persoonlijke productiviteit als die van je team te berekenen en te boosten. Van eenvoudige veranderingen tot doordachte werkroutines. Maar wat doet onze tool eigenlijk voor jouw productiviteit? Lees het hier.

Jouw gids om productiviteit te boosten met Officient.

1. Officient versnelt het productief worden

In Officient kan je belangrijke hr-processen stroomlijnen zodat ze aan snelheid winnen. Dit vereenvoudigt niet alleen je job, het zorgt er ook voor dat de productiviteit op peil blijft bij het afhandelen van deze taken.

Onboarding

Via onze workflows maak je een digitale checklist aan voor je onboarding. Daarin kan je duidelijk zien welke taken al zijn voltooid en welke nog lopen.

  1. Maak een nieuwe workflow aan, of gebruik van een bestaande template
  2. Bepaal de taken en de bijhorende deadlines
  3. Voeg ze toe aan de workflow
  4. Wijs taken toe aan de juiste persoon (hr, manager of medewerker)
  5. Ontvang meldingen wanneer onafgewerkte taken hun deadline naderen
  6. Vink voltooide taken af

De workflow structureert op die manier het volledige proces, waardoor je de werklast kan verdelen en de onboarding kan versnellen. Daarnaast zorgt de workflow ervoor dat er geen enkele stap overgeslaan kan worden. Elke stap is immers even waardevol om de nieuwe medewerker te betrekken bij het bedrijf, het team en de functie... Zo voorzie je de medewerker van alles wat nodig is om snel productief te kunnen zijn.

cta

Verlofadministratie

De volledige verlofadministratie, van verlofaanvragen tot goedkeuring, verloopt allemaal in een digitale flow die de administratieve rompslomp reduceert en meer autonomie creëert. Beide komen de productiviteit van zowel (hr-) managers als medewerkers ten goede.

Ontdek hoe Officient Van De Calseyde Hydraulics hierbij ondersteunt en wat dat betekent voor hun productiviteit. Lees hun succesverhaal hier.

"Wat vroeger een uur per dag in beslag nam is nu herleid tot een klein uur per week."
  1. Laat medewerkers zelf hun verlofbudgetten nagaan en op basis daarvan via hun Self Service-app het gewenste verlof of aanpassingen aanvragen
  2. Ontvang voor elke wijziging een melding in je inbox
  3. Raadpleeg de kalender in de tool en ontdek alle verlof in één overzicht
  4. Maak makkelijk aanpassingen waar nodig
  5. Keur de aanvraag goed of af in je inbox
  6. Stuur alle adminstratie in één keer door naar het sociaal secretariaat voor de loonberekening
Vraag verlof aan of keur het goed via de kalender in Officient.

Communicatie

“De communicatie-feature versterkt de interne communicatie, de integratie met Slack vergroot het over- en inzicht.”

Dat Dewi Van De Vyver, CEO van Flow Pilots, dit zegt, vertelt veel over de efficiëntie die Officient hen biedt. Lees hun succesverhaal hier.

  • Via onze Communicatie Module deel je snel en gericht berichten met je voltallige team of met specifieke teams.
  • Via onze Slackintegratie deel je snel belangrijke informatie zoals afwezigheden en verjaardagen.

Hierdoor kan je vlot communiceren en verhoog je transparantie en motivatie. Zo stemden we ook zelf onze interne communicatie af op de uitdagende Covidcrisis: onze eigen hr-manager stuurde tijdens de lockdown een peptalk mee met de weekly digest en ook onze founders laten hier af en toe van zich horen met belangrijke updates en aanmoedigingen.

Deel snel en gericht berichten met je teams via de communicatiemodule in Officient.

Functioneringsgesprekken

Alle verslagen van functioneringsgesprekken worden bijgehouden in het platform. Daardoor kunnen hr-managers, managers en medewerkers deze vlot delen en terugvinden wanneer ze er werk van willen maken. Op die manier behaalt het functioneringsgesprek meer resultaat: medewerkers kunnen echt werken aan actiepunten op basis van waardevolle feedback, sneller productief zijn en sneller groeien.

  1. Bekijk verslagen van vorige functioneringsgesprekken
  2. Deel vooraf notities van wat je in het gesprek zou willen aanhalen
  3. Houd een open gesprek op basis van de voorbereiding
  4. Maak nadien een verslag op van het gesprek in de Performance Review Module
  5. Voeg actiepunten toe aan datzelfde document
  6. Raadpleeg dit document makkelijk en regelmatig
cta

2. Officient wint tijd door centralisatie

Niemand verliest graag kostbare tijd aan het afschuimen van e-mails, Excels en papieren om net dat ene document terug te vinden. Niemand loopt graag over en weer om een kleine aanpassing te doen aan de medewerkersfiche. Al deze versnippering is nefast voor de productiviteit. Daarom zorgt Officient ervoor dat alles in één centraal systeem wordt bewaart en beheert.

  • Herwerk hr-data in de digitale medewerkersprofielen op het hr-platform
  • Laat medewerkers zelf hun gegevens aanpassen (bv. als ze verhuisd zijn)
  • Teken contracten rechtmatig digitaal
  • Laad gemakkelijk zelf documenten op, of vraag aan medewerkers om verplichten documenten aan te leveren.
  • Visualiseer prestaties in één overzichtelijke en volledige kalender

3. Officient is er waar en wanneer je wilt

Ten slotte kan je je gebruik van Officient volledig afstellen op jouw meest productieve momenten. Ben je onderweg en voel je dat je net nu een energiepiek hebt? Geen probleem, de tool is overal en altijd beschikbaar. Willen je medewerkers verlof aanvragen, een contract tekenen, een document bekijken maar ben je niet aanwezig? Geen paniek. Met de Self Service-app kunnen ze dit allemaal zelf doorvoeren en kan jij dit vanop afstand meevolgen, nagaan of goedkeuren.

Op die manier gaat er minder tijd verloren en kan je echt inspelen op je eigen productiviteit bij het uitvoeren van alle administratieve taken.

cta
productiviteit
Ontdek de laatste trends in hr met concrete tips & tricks om jouw personeelsbeleid te optimaliseren.
Sign up for our newsletter