De loonberekening valt in België in de meeste gevallen onder de bevoegdheid van het sociaal secretariaat waaraan je gekoppeld bent. Ben je als hr-manager of zaakvoerder zelf geïnteresseerd in hoe het allemaal in zijn werk gaat? In deze blogpost leren we je de kneepjes van het vak.
De basis van de loonberekening
De loonberekening start vaak bij het brutoloon van de medewerker. Dat bedrag is echter nooit het hele plaatje: de werkgever betaalt meer, de medewerker ontvangt minder, want het is voor beide partijen onderhevig aan sociale en fiscale bijdragen.
De werkgever (uit de privésector) betaalt ongeveer 25% sociale bijdragen aan de RSZ (Rijksdienst Sociale Zekerheid) bovenop het brutoloon. Is het brutoloon van een medewerker bijvoorbeeld vastgesteld op 2500 euro per maand, dan is de totale loonkost voor de werkgever eigenlijk 3250.
De medewerker betaalt van dat brutoloon 13,07% aan de RSZ, waarna het bedrag op 2.173,25 euro komt. Daarop betaalt de medewerker dan nog een fiscale belasting of bedrijfsvoorheffing. Deze wordt bepaald door het brutoloon en de persoonlijke situatie van de medewerker: Heeft hij/zij bijvoorbeeld kinderen ten laste?
De gunstmaatregelen
Op die manier wordt het berekenen van lonen complex wordt en kan het uitbetalen ervan sterk oplopen. De overheid beseft maar al te goed dat dat het ondernemen en aannemen van personeel minder aantrekkelijk maakt. Daarom voorzien ze ook enkele maatregelen die het ondernemerschap voor jonge bedrijven net gunstiger maken.
Eerste medewerker
Om het gunstig te maken om nieuwe medewerkers aan te nemen heeft de overheid slechts één maatregel, zij het een zeer krachtige argument. Als je voor 31 december 2020 je eerste medewerker aanneemt, dan ben je als werkgever levenslang volledig vrijgesteld van de sociale bijdrage aan de RSZ, ook wel patronale lasten genoemd, voor die medewerker. De loonberekening start daardoor onmiddellijk bij het brutoloon.
Meer informatie over het vrijstellen van de patronale lasten? Dat vind je hier.
Gedeeltelijke vrijstelling
Pas opgestarte kmo’s en microvennootschappen worden de eerste 4 jaar gedeeltelijk vrijgesteld van de doorstorting van de bedrijfsvoorheffing die wordt ingehouden op het loon van de medewerker. Het gaat om een vrijstelling van 5% voor kmo’s en 10% voor microvennootschappen.
Minder dan 11 medewerkers
Verkrijgt jouw onderneming winsten en baten en stel je minder dan 11 medewerkers te werk? Dan krijg je per aanwerving van een nieuwe medewerker met een gemiddeld loon dat niet hoger is dan 90,32 euro per dag of 11,88 euro per uur een belastingvrijstelling van 5.950 euro.
De extralegale voordelen
Naast de basisverloning worden ook extralegale voordelen opgenomen in de loonberekening. Dit zijn alternatieve verloningen die het loon aanvullen en het op die manier optimaliseren. Vandaar worden ze ook loonoptimalisaties genoemd. Deze zijn in veel gevallen bovendien (gedeeltelijk) vrijgesteld van sociale en/of fiscale bijdragen.
Dit zijn de meest voorkomende vormen:
- Mobiliteit
- Assets
- Maaltijd- en ecocheques
- Groeps- en/of hospitalisatie verzekering
- Warrantsplan
- Loonbonus
Je medewerkers zelf een rol laten spelen in hoe hun loon berekend wordt? Opteer dan voor een cafetariaplan. Daarbij kunnen zij delen van hun klassieke loon inruilen voor een ander voordeel dat meer steek houdt volgens hun noden.
De éénmalige looncomponenten
Tot nu toe zagen we enkel statische gegevens voor de loonberekening: zaken die op voorhand in samenspraak tussen de werkgever en de medewerker zijn vastgelegd in het arbeidscontract. Maar bij het berekenen van lonen moet ook rekening gehouden worden met variabele loongegevens zoals éénmalige looncomponenten. Daaronder vallen bonussen of premies, onkosten en de compensatie van overuren met overloon of een volledige uitbetaling.
De bijkomende variabele loongegevens
Ten slotte zijn er nog een aantal gegevens die gelinkt zijn aan vakantie- en ziektedagen en die invloed hebben op de loonberekening. Het loon wordt tijdens deze dagen meestal wel uitbetaald, maar gezien de enkele uitzondering moeten deze toch worden worden bijgehouden voor een accurate loonberekening.
Vakantiedagen worden immers niet meegeteld als gewerkte dag voor maaltijd- en ecocheques. Deze moeten dus verrekend worden. Daarnaast bestaan er bepaalde verloftypes die niet worden uitbetaald, zoals bijvoorbeeld sociaal verlof. En ook voor starters gelden andere regels. Zij hebben nog geen volwaardige vakantierechten verworven, maar kunnen wel beroep doen op jeugdvakantie of op Europees verlof. De uitbetaling van die vakantiedagen verschilt echter: jeugdvakantie wordt 60% uitbetaald, Europees verlof betaalt de medewerker zelf.
Wil je nog meer leren over hoe je je medewerkers optimaal kan verlonen en hoe dat allemaal verloopt? In een samenwerking met enkele experten stelden we een white paper op die elk detail uit de doeken doet. Geïnteresseerd? Download jouw exemplaar hier.
