Om de boekhouding van een onderneming efficiënt te kunnen voeren, is het cruciaal dat een accountant makkelijk toegang heeft tot de nodige financiële informatie en documenten van de organisatie die hij of zij dient. Maar die gegevens vinden en krijgen, blijkt vaak een heel avontuur. Dit hoeft echter niet zo te blijven ...
Een accountant kan de financiën van een onderneming maar in topconditie houden, als die op de hoogte is van álle inkomsten en uitgaven binnen het bedrijf. Van de aankoop of leasing van een bedrijfswagen tot het bonnetje voor de aanschaf van een werklaptop. Elk detail nagegaan tijdens iedere audit. Elke in- en uitgaande factuur. En alle relevante personeelsgegevens, zoals de kosten verbonden aan in- en uitdiensttredingen of maandelijkse loonlasten, om maar enkele voorbeelden te noemen.
Op schattenjacht in het bedrijf!
Alleen is het verkrijgen van hr-informatie of bepaalde documenten niet altijd even eenvoudig. De juiste documenten en correcte data bevinden zich vaak in een kluwen van kasten of drives, of in diverse spreadsheets en tools, met een voor buitenstaanders totaal onbegrijpelijke interface. Mogelijk is de info ook verspreid onder meerdere verantwoordelijken, zeker in de grotere bedrijven. Soms bestaan de documenten zelfs enkel op papier, wat het verzamelen en doorgeven ervan nog moeilijker maakt. Ga je alle benodigde documenten individueel inscannen en doorsturen?
De accountant en zijn contactpersoon bij hr staan dus steeds voor een uitdagende zoektocht, met veel e-mails om alle info bij elkaar te brengen. Vaak nog eens gevolgd door een reminder, zodat de vraag komt bovendrijven in de grote e-mailstromen waarin we met z'n allen zwemmen/dobberen. Of ze trekken zelf op schattenjacht naar de nodige inlichtingen, in het oerwoud van intranets, drives en archiefkasten. Waar o waar staan de juiste bestanden? Die zijn ook vaak bewaard in verschillende systemen, met elk aparte toegangsrechten. Vul zelf maar aan met je eigen ervaringen - de kans is groot dat je al vaak een gelijkaardig avontuur aanving.
Alle schatten gevonden?
Heb je de juiste informatie gevonden, dan blijkt die anno 2018 niet eenvoudig te zijn. Vele moderne bedrijven verlonen hun personeel bijvoorbeeld flexibel, volgens de geleverde prestaties. Of ze laten toe om onkosten door te rekenen via de loonfiches. Sommige ondernemingen komen alleen volgens het wettelijke minimum tegemoet in de uitgaven voor woon-werkverkeer, andere bieden tal van opties: een bedrijfswagen, vergoedingen voor verplaatsingen met de trein, brommer, bedrijfsfiets, noem maar op. Stuk voor stuk mooie initiatieven, waarvan de accountant voor een correcte boekhouding uiteraard ook op de hoogte moet zijn.
Hr en accountant in hetzelfde schuitje
Ook vele hr-afdelingen leven met deze issues. Net als de accountant werken zij zeer vaak met data en moeten ze met de regelmaat van de klok bepaalde taken uitvoeren. Maar dan bijvoorbeeld maandelijks, in plaats van per kwartaal. Beide gebruiken en zijn - geef maar toe - verzot op het monitoren van trends en cijfers, veel cijfers. En beide moeten er ook geregeld over rapporteren aan het C-level, om strategische keuzes te onderbouwen.
Ook hr-medewerkers vangen dus geregeld de zoektocht aan naar de nodige informatie in hun bedrijf, langs hetzelfde hindernissenparcours. Maar het kan ook anders. You'll see.
Wat als alle info nu eens op één plaats stond?
Digitaal, in één centraal platform? Altijd up-to-date? Snel te raadplegen wanneer hr of de accountant bepaalde gegevens of documenten nodig heeft. Hoeveel mailverkeer en papierwerk zou je dan niet vermijden? En hoeveel tijdswinst zou je dan niet boeken? Denk aan alle vruchten die je zou kunnen plukken.
Zowel de accountant als de hr-medewerker zouden pakken vlotter kunnen werken, met veel minder kans op fouten. Fouten die vandaag al snel heel wat onnodige kosten met zich meebrengen en potentieel ernstige gevolgen voor het bedrijf hebben. De business zou kortom nog veel efficiënter kunnen verlopen.
Tegelijk ben je op het C-level beter dan ooit op de hoogte van het reilen en zeilen in de onderneming. Je ontvangt immers nog accuratere financiële en hr-rapporten, steeds vlekkeloos en snel opgesteld. En nog diepgravender, want de accountant en hr-medewerker hebben meer cijfers en meer tijd om ze te analyseren. Tijd die ze immers niet meer moeten steken in het terugvinden, visualiseren en communiceren van gegevens of documenten.
“The advent of cloud-based computing and real-time data has allowed for a lot more flexibility to make real-time decisions, as opposed to just looking at what’s happened in the past quarter or the past year. You can figure out which employees are working the most or the least and come up with the median information needed to set policies and help the C-suite make the labor decisions they need to make"
- Nina Chmura, senior partner bij WithumSmith+Brown, Forbes 2017.
Welkom in de oase waar je alles vindt!
Dat centrale platform is geen fata morgana, om nog heel even (beloofd!) onze metafoor van het grote avontuur aan te houden. Vandaag vind je een intuïtief te gebruiken hr-platform op de markt, een ware oase waarop de accountant en hr-medewerker centraal en gedigitaliseerd alle info vinden, zoals, relevant voor de boekhouding:
- Personeelsgegevens, door de medewerkers zelf up-to-date gehouden, over hun verloning, assets, contracten ... Ook historische data, om de evolutie van bijvoorbeeld de loonkost te analyseren.
- Realtime overzicht van alle assets binnen het bedrijf, zoals laptops, softwarelicenties en voertuigen, hun verbonden kosten en de contractuele dekking daarvan.
- Makkelijk vergelijkbare financiële metrics, zoals de samenstelling van de verloning voor teams en individuen, financiële impact van aanwervingsplannen enz.
Al deze inlichtingen bevinden zich uiteraard in een uiterst beveiligde omgeving. En als bedrijf bepaal je exact wie toegang heeft tot welke informatie en gegevens, of welke documenten afgeschermd moeten blijven.
Hoe deze innovatieve oplossing heet? Officient, natuurlijk!
Wil je binnen je bedrijf de overstap maken naar ons digitale platform en het werk van je accountant of hr-medewerkers efficiënter laten verlopen, met minder kans op fouten? Of Officient aanprijzen bij het bedrijf of de ondernemingen waarvoor je de boekhouding voert?
