Je kent het wel, iedereen komt terug van vakantie en bijpraten is al wat de klok slaat. Super gezellig natuurlijk, maar ook het professioneel bijpraten is aan de orde. Gevolg? De agenda’s lopen vol met meetings. Al snel hebben alle collega’s de ene meeting na de andere, en er schiet maar weinig focustijd over om echt door te werken.
Als HR-verantwoordelijke heb je weinig zicht of grip op hoe managers hun meetings aanpakken met hun team, maar je merkt wel de "meeting-vermoeidheid" die medewerkers meedragen. Hoe kan je als HR-verantwoordelijke toch iets aan veranderen aan de soms frustrerende meeting cultuur?
First things first: de soorten meetings
Natuurlijk zijn vergaderingen noodzakelijk voor het goed functioneren van een onderneming, maar laten we eerlijk zijn: niet elke meeting is even nuttig.
We kunnen zes soorten vergaderingen onderscheiden:
- Statusupdates
- Delen van informatie
- Maken van een keuze
- Problemen oplossen
- Brainstorms, nieuwe ideeën
- Teambuilding
De realiteit is dat lang niet elke meeting even noodzakelijk is. In het bijzonder statusupdates en "het delen van informatie" kunnen perfect op een andere, minder tijdsintensieve manier. Een mailtje, een telefoongesprek,… Maar ook "het maken van een keuze" en "het oplossen van een probleem" hebben lang niet altijd een vergadering nodig.
Dit zijn vier tips om het aantal meetings te verminderen.
Begin hogerop
Proactief je bezorgdheid bespreken over het dichtslibben van agenda’s en het groeien van een meetingcultuur met de (team)managers is een essentiële stap. Wat zij doen draagt gewicht met zich mee. Als managers constant meetings in agenda’s plaatsen, is het voor medewerkers moeilijk om die af te wijzen. Door hen te laten begrijpen dat focustijd belangrijk is voor de productiviteit en tevredenheid van medewerkers, heb je al een eerste win op zak.
Een ander voordeel aan “hogerop” beginnen is dat de verantwoordelijkheid bij de teamleiders en managers geplaatst wordt. Als ze zich bewust zijn van het aantal meetings, kunnen ze bepalen welke essentieel zijn voor het goed functioneren van het team én wiens aanwezigheid vereist is. Want natuurlijk moet niet elk team lid overal bij zijn.
Work and sleep are both phase-based. If your sleep is interrupted, you have to fall asleep all over again. But why do we expect people to work well if they’re being interrupted all day?
- Jason Fried, co-founder of 37signals and co-author of Rework.
Meetings verankeren in de tijd
Het uitlopen van meetings is voor veel medewerkers een enorme irritatie. Je plant een meeting van een uur, maar uiteindelijk heb je meer dan anderhalf uur opgesloten gezeten in een (virtuele) vergaderzaal.
De andere kant van hetzelfde dubbeltje zijn de meetings die eigenlijk een email hadden kunnen zijn. Iedereen wordt gemobiliseerd, neemt nog een koffie, gaat nog even naar het toilet, zit eindelijk neer in de meetingroom… en dan blijkt de meeting slechts 10 minuten te duren. Het is eigenlijk meer een aankondiging.
Moedig je medewerkers dus aan om actief en kritisch na te denken over het onderwerp en doel van de meeting. Gaat het minder dan een kwartiertje duren? Vraag medewerkers om de telefoon te gebruiken of een email te sturen. Gaat het langer dan een uur duren? Spendeer wat meer tijd aan je voorbereiding, en maak het korter.
💡 Stel voor aan je managers om geen meetings voor 11u te plannen. Zo kunnen medewerkers de eerste uren van de dag gebruiken voor eigen, strategisch werk, en meer gedaan krijgen.
Blijf in beweging
Introduceer wandelmeetings! Het woord zegt het zelf: een vergadering houden terwijl er gewandeld wordt. Er zijn een aantal criteria om ze effectief te maken, maar er zijn heel wat voordelen aan!
- Wandelmeetings duren standaard minder lang dan gewone vergaderingen.
- Wandelen stimuleert het brein tot creatief nadenken.
- Er staat geen tafel tussen mensen, dus de gesprekken worden snel een stuk opener en eerlijker.
- Wandelen is goed voor de gezondheid, zeker voor mensen die een hele dag aan een bureau zitten.
De voorwaarden om wandelmeetings effectief te maken zijn dat er slechts twee (met een maximum van drie) mensen gewandeld wordt. Anders wordt het zeer snel moeilijk om het gesprek gestructureerd te houden. Daarom zijn ze zeer geschikt voor feedbackgesprekken, een update of een klein probleem oplossen.
Wees niet bang van agenda’s
Er wordt soms wat lacherig gedaan over een meetingagenda opmaken. Iedereen weet toch waar we over gaan praten? Helaas is dat echt niet het geval. Bovendien worden meetings effectiever, waardoor je minder vergaderingen moet hebben.
Bespreek met management om een nieuwe rol te introduceren tijdens meetings: de agenda meester. Stel iemand aan die de agenda opmaakt, doorstuurt aan alle aanwezigen, en ook opvolgt tijdens de meeting zelf. Je kan dezelfde (of een andere) persoon verantwoordelijk maken voor het maken van notities en de op te volgen to-do’s tijdens de meeting. Zo kan je vervolgvergaderingen vermijden.
Er is geen reden om alle meetings te proberen verbannen, maar ze limiteren tot wat noodzakelijk is, kan grote successen opleveren! Het doel is het verhogen van de focustijd van je medewerkers, en hen het gevoel geven dat de tijd die ze aan en op het werk spenderen nuttig is. Beide elementen stimuleren de tevredenheid van je werknemers.
