Er zijn tal van verschillende soorten hr tools en e-hrm pakketten die elk een specifiek toepassingsgebied hebben. Het gevolg? Veel verwarring in het hr landschap. We verklaren voor jullie de belangrijkste termen en helpen je op weg naar de juiste hr software.
Wanneer je in aanraking komt met de hr software wereld, zal je al snel merken dat er vaak afkortingen worden gebruikt om verschillende types systemen aan te duiden. Zelfs tussen hr professionals, influencers, service- en software providers, is er weinig éénsgezindheid over wat deze termen precies inhouden en verschillen de meningen over welk software pakket in welke categorie valt.
Wij gingen voor jullie de opinies na van verschillende hr influencers, dienstverleners en software providers en trokken daaruit een algemene conclusie op basis van de soms sterk uiteenlopende meningen.
Wat betekenen HRIS, HCM, HRMS, TMS, ATS en LMS en waarvoor heb ik ze nodig?
HRIS
We beginnen met de meest algemene term voor een HR software pakket: een HRIS. Dit is de afkorting voor Human Resources Information System. Dit is de meest gebruikte term om een HR systeem te gaan beschrijven dat informatie van werknemers bijhoudt voor bedrijfsdoeleinden. Deze software werkt vnl. ter ondersteuning van de processen en werking binnen het HR departement, maar heeft ook effect op processen rond mensen en regels doorheen de hele organisatie. Deze systemen voorzien meestal ondersteuning voor één of meer van onderstaande processen:
- Rekrutering
- Core HR*
- Afwezigheidsbeheer
- Payroll (verloning & extralegale voordelen)
- Training & opleiding
- HR workflows
- Employee self-service
- Rapportering / analytics
* Core HR: Dit domein beschrijft alle processen en systemen die minimum moeten aanwezig zijn om personeel te gaan tewerkstellen. Bewaren van werknemersinformatie, betalen van lonen en weerhouden van RSZ zijn enkele voorbeelden hiervan.
Officient kan je op dit moment best indelen als een HRIS. Zo biedt ons product ondersteuning aan voor alle bovenstaande functies, met uitzondering van rekrutering, training & development. Daarnaast gaan we op sommige vlakken een stapje verder. We bieden namelijk de mogelijkheid voor Belgische en Nederlandse ondernemingen om een internationaal werknemersbestand te centraliseren.
HCM
HCM is de uitgebreide versie van een HRIS systeem en staat voor Human Capital Management (system). Een HCM pakket zou nagenoeg alle bovenstaande features moeten hebben, maar zal daarnaast ook nog bredere functionaliteit aanbieden voor het managen van talent doorheen de onderneming. In de volgende rubriek leggen we dieper uit waarover talent management gaat en hoe het verschilt van traditionele HR functies.
Daarnaast zal een HCM pakket ook eerder gebruikt worden door grotere en/of internationalere organisaties. Dit komt omdat HCM systemen vaak uitgerust zijn met functionaliteit om meerdere talen te ondersteunen, maar ook lokalisering aanbieden voor de werking in diverse landen en met verschillende valuta. Vervolgens kunnen we HCM systemen indelen als een HRIS, versterkt met volgende functionaliteit:
- Onboarding
- Performance & goal management
- Budgettering
- Successieplanning
- Globale integratie
- Diepgaande HR analytics & KPI monitoring
Hoewel Officient nog geen volwaardige HCM is, gaan we toch al een stapje verder dan een traditioneel HRIS systeem. Door onze unieke integraties maken we het namelijk al mogelijk voor een internationaal personeelsbestand te gaan integreren als Belgisch of Nederlands bedrijf. Op vlak van talent management voorzien we een instapmodel rond functioneringsgesprekken en aan de hand van workflows kan je een handige checklist maken voor de on- en offboarding van werknemers.
TMS
We vermelden al eerder dat een HCM pakket, een uitgebreide versie is van een HRIS, met o.a. functies voor talent management en betere internationale ondersteuning. In sommige HRIS systemen zullen er al reeds functies zitten voor opleidingen, of eventueel ondersteuning voor coaching te ondersteunen binnen teams. Talent management gaat echter veel verder dan af en toe een functioneringsgesprek afnemen en enkele opleidingen aanbieden aan je werknemers. Talent management heeft betrekking op meerdere domeinen binnen het bedrijf en is een strategische oefening die moet gemaakt worden met de gehele organisatie. Zo zal er op een nieuwe manier naar rekrutering gekeken moeten worden, maar ook naar de manier hoe werknemers opgevolgd worden.
TMS of Talent Management Systems zijn dan ook HR software pakketten die als hoofdzakelijk doel hebben deze werknemers aan te trekken en ze verder te ontwikkelen en begeleiden eens ze deel uitmaken van de organisatie. Deze systemen moeten vaak wel praten met andere HR tools of HRIS om de nodige informatie uit te wisselen. Dit is ook waarom bij internationalisering, het vaak nodig is dat talent management wordt geïntegreerd met de globale data in een HRIS. Dit heeft uiteindelijk de zoektocht naar een HCM systeem als gevolg. Talent management is wel een recente beweging en bijgevolg is het toepassingsgebied van de software niet altijd zo precies gedefinieerd.
HRMS
HRMS of Human Resource Management Systems is de overheersende groep van selecte hr software providers die een breed spectrum aan functionaliteit biedt voor het managen van een groot en internationaal werkbestand. Deze systemen bestaan vaak uit een standaard systeem, maar kunnen uitgerust worden met losstaande modules of vergaande mogelijkheden tot afstelling. Vaak heb je de mogelijkheid om consultants in te huren om het systeem maximaal op uw organisatie af te stellen.
Niet alle voorgaande functionaliteit moet daarom noodzakelijk deel uitmaken van een HRMS. Zo kunnen talent management of learning systems vaak in kleinere, losstaande pakketten zitten, die kunnen communiceren met het HRMS. Essentieel is wel dat er ondersteuning is voor een globaal personeel, met een combinatie van uitgewerkte systemen voor payroll en tijds- en aanwezigheidsregistratie binnen diverse landen. Bekende systemen zoals SAP Succesfactors en Workday behoren tot deze groep.
ATS
ATS of Applicant Tracking Software, staat voor de groepering van software tools die uw onderneming helpt met aantrekken en rekruteren van potentiële kandidaten. Deze software heeft meestal integraties met tal van job boards om de vacatures naar toe te sturen en genereert vaak een unieke branded pagina waar alle openstaande jobs op komen te staan. Dit soort software ondersteunt meestal een kandidaat pipeline die je kan afstellen op het rekruteringsproces, met verschillende stadiums en/ of tests die kandidaten zou kunnen doorlopen. Vaak kunnen deze pipelines worden afgesteld op een rol of gedefinieerd worden rond functionele vereisten. Een ATS kan bestaan als een losstaande HR tool, maar wordt vaak ook geïntegreerd als deel van een groter HRIS, HCM of HRMS software pakket. Sommige HR-tools focussen zich op een specifiek onderdeel van het rekruteringsproces, zoals bv. Talmundo die de onboarding van nieuwe werknemers gaat in goede banen leiden.
LMS
LMS staat voor Learning Management System en groepeert alle tools die verschillende soorten trainingen, opleidingen en verschillende leertrajecten gaan ondersteunen. Enerzijds zijn er tools die het makkelijk maken voor werknemers om opleidingen te volgen of om nieuwe vaardigheden te leren. Anderzijds worden er ook systemen ontwikkeld om tests af te nemen, of spelletjes en puzzles om nieuwe werknemers vertrouwd te maken met het bedrijf. Er wordt hier vaak gewerkt met gamification (het inbrengen van spelcomponenten in software zoals het verdienen van punten of het winnen van awards) voor het behalen van bepaalde leerdoelstellingen of KPI's. Onze goede vrienden bij Intuo.io bieden zo een LMS aan met functies zoals o.a. learning management, 360° feedback, engagement surveys & more.
