written by
Maarten Decroos

De ultieme gids voor een succesvolle samenwerking met een freelancer

HR fundamentals 11 min read

Overweeg je als onderneming om een freelancer in te schakelen voor een project? Dan ben je zeker niet alleen! Wat zijn de voordelen van werken met freelancers, ook in vergelijking met vaste medewerkers? Waar kan je een freelancer vinden? En welke zaken moet je in orde brengen, als je ermee in zee wilt gaan?

Wat moet je weten als je wil werken met een freelancer in België?

Volgens een Europees onderzoek van hr-dienstenbedrijf SD Worx en de Antwerp Management School schakelt 97% van de Belgische bedrijven vandaag weleens een freelancer in. Uit het rapport Unizo Freelancer Focus 2018 blijkt dat heel wat opdrachtgevers zeer tevreden zijn over werken met freelancers en de resultaten die zo behaald worden. Overweeg je ook om het te proberen? Lees dan deze ultieme gids voor een succesvolle samenwerking met een freelancer.

Freelancer: wat is het precies?

Als onderneming kan je voor een bepaalde duur of een bepaalde opdracht een freelancer gaan inhuren. Dan ga je een tijdelijke samenwerking aan met een zelfstandige in hoofd- of bijberoep (zonder personeel). Deze zelfstandige (of freelancer) beschikt dus over een eigen btw-nummer, en kan prestaties bijgevolg eenvoudigweg aan jou factureren.

Daarnaast kan een freelancer ook werken via een payroll systeem, vaak via een gespecialiseerd interimkantoor zoals SMart of Tentoo. Daardoor heeft deze persoon het statuut van vaste medewerker bij die organisatie, met de bijbehorende werknemersvoordelen. Je moet dan wel als onderneming zelf iets meer administratie verrichten, bijvoorbeeld een contract voor elke opdracht goedkeuren.

In ieder geval werkt een freelancer steeds op onafhankelijke basis. Hij verbindt zich ertoe bepaalde diensten voor jouw bedrijf te leveren, maar staat - en dit is cruciaal -niet onder jouw gezag. De freelancer bepaalt dus zelf hoe, wanneer (uiteraard binnen de deadline) en waar (tenzij anders afgesproken) hij zijn diensten voor jou uitvoert.

Voordelen freelancer in vergelijking met vaste medewerkers?

Vaak uitgebreide ervaring

Als alles goed zit, werken freelancers voor meerdere klanten. Daardoor bezitten ze vaak heel wat specifieke vakkennis en competenties, die jij dan voor een project binnen jouw onderneming kunt inzetten. Niet zelden gaat het om ervaring en knowhow die je nog nauwelijks op de reguliere arbeidsmarkt met vaste medewerkers vindt.

Dankzij hun rijke ervaring kunnen freelancers, indien je dat wenst, ook met een frisse blik naar de werking binnen je organisatie kijken. Dat kan je bedrijf alleen maar ten goede komen. Tegelijk brengen ze best practices mee, die ze over het 'muurtje' bij andere bedrijven hebben geleerd.

Flexibel inzetbaar

Aangezien een freelancer op onafhankelijke basis werkt, kan je hem aannemen per opdracht. Zo versterk je makkelijk en snel de werkkracht tijdens piekperiodes en kan je die nadien even snel weer afbouwen. Iets wat uiteraard niet zomaar mogelijk is als je medewerkers vast in dienst hebt.

Klagen dat er eens een weekje minder of geen werk is, zal de freelancer zelden doen. En ook wanneer er in het weekend of 's avonds doorgewerkt moet worden, stelt deze zelfstandige kracht zich mogelijk flexibeler op dan medewerkers. Zijn loyaliteit is nu eenmaal vaak groot: de opdracht moet tijdig afgerond zijn, punt uit.

Tegelijk is zo'n freelancer vaak plug-and-play, waarbij je hem meteen aan het werk kunt zetten, zonder dat je deze eerst moet opleiden. Die scholing, daar maakt de freelancer zelf werk van, want dit kan hij opnemen in eigen kosten. Dit in tegenstelling tot de medewerkers, waarbij jij als werkgever de opleiding betaalt en bovendien het risico loopt dat de medewerker alsnog vertrekt.

Goedkoper dan je zou denken

Soms hoor je weleens dat freelancers duur zijn. Tot je de rekening maakt, en net tot de vaststelling komt dat ze goedkoper zijn dan vaste medewerkers. Als zelfstandige betaalt een freelancer immers alles zelf: sociale bijdragen, hospitalisatieverzekering, vakantieperiode, verplaatsingskosten ...

Als werkgever betaal je dus alleen voor de geleverde prestaties, geen cent meer. Je weet dus op voorhand exact hoeveel de freelancer je zal kosten, op voorwaarde dat je daar goede afspraken over maakt. Tegelijk kan je besparen op kantoorruimte en -benodigdheden, softwarelicenties ... waarin je wel moet voorzien voor een medewerker.

Werken met een freelancer: enkele aandachtspunten

Werken met een freelancer: enkele aandachtspunten

Minder controle dan bij een vaste medewerker

Een freelancer is vaak zeer klantgericht - want ze willen je als opdrachtgever niet graag verliezen. Maar onder je gezag valt deze zelfstandige kracht dus niet. Je verliest daardoor mogelijk controle over zijn werkzaamheden, zeker als deze persoon vaak van thuis uit werkt. Wanneer continu toezicht belangrijk is, is een vaste medewerker dus mogelijk beter geschikt. Dit kan je oplossen met duidelijke afspraken rond deadlines en nauwkeurige tussentijdse opvolging.

Houd je graag makkelijk contact met je freelancer? Gebruik dan Slack, wij zijn alvast een grote fan en formuleerden onze 8 redenen om Slack te gebruiken.

Mogelijk minder 'ondergedompeld'

Wanneer een freelancer minder fysiek aanwezig is op de werkvloer, is het moeilijker om vertrouwd te geraken met ongeschreven regels en interne processen. Ook kan hij dan minder vlot inspringen bij onverwachte afwezigheid van een collega. Een vaste medewerker doet dat natuurlijk vlotter.

Onboarding checklist

Loyaal, maar niet alleen voor jou aan de slag

Een freelancer is flexibel inzetbaar, maar hij helpt mogelijk meerdere klanten tegelijk . In dat geval kan hij niet altijd voltijds op jouw project werken. Zo neemt de realisatie ervan mogelijk meer tijd in beslag, in vergelijking met vaste medewerkers.

Opletten voor schijnzelfstandigheid

Wanneer je een freelancer inzet, moet je er als opdrachtgever wel over waken dat je de regels inzake schijnzelfstandigheid niet overtreedt. Dat is zeer belangrijk, want anders pleegt je bedrijf sociale fraude, wat zwaar bestraft kan worden.

Wat is een schijnzelfstandige?

Een medewerker is schijnzelfstandig, wanneer hij het statuut van een zelfstandige heeft, maar in werkelijkheid een beroepsactiviteit uitoefent onder het gezag van een werkgever. Wegens die gezagsrelatie zou hij normaal gezien in loonverband moeten werken.

Betekent dit nu dat je freelancer automatisch schijnzelfstandige is, wanneer hij van negen tot vijf in jouw bedrijf werkt? Nee, niet noodzakelijk. Volgens de algemene regels moet de zelfstandige kracht tegen meerdere van onderstaande criteria zondigen:

  • De wil om zelfstandig te werken: jullie moeten formeel overeenkomen dat het om een samenwerking tussen zelfstandigen gaat.
  • De vrijheid van werk: je freelancer beslist zelf op welke manier hij werkt, je beslist niet over zijn planning.
  • De vrijheid van werktijd: de zelfstandige werkt wanneer hij wilt, hij volgt niet de werkuren van het bedrijf. Je mag hem bijvoorbeeld niet verplichten om een prikklok te gebruiken, verlof aan te vragen, een ziektebriefje in te dienen ...
  • Hiërarchische controle: jullie overleggen af en toe over afgewerkte opdrachten, maar het gaat niet om regelmatige en uitgebreide rapportering/controle.

Lees meer over schijnzelfstandigheid en bekijk ook zeker deze video van VLAIO. Daarin vertelt een jurist nog veel meer over de regelgeving rond schijnzelfstandigheid en andere juridische aandachtspunten bij het werken met zelfstandigen. Ook de strengere regels voor bepaalde sectoren komen daarbij aan bod.

Om je te beschermen tegen de risico's van schijnzelfstandigheid, stel je het best een zelfstandige samenwerkingsovereenkomst met de freelancer op. Daarover straks meer.

Waar vind je freelancers?

Waar vind je freelancers?

Steeds meer freelancers, in tal van domeinen

Wel om te beginnen: je vindt ze alsmaar makkelijker, want er zijn er steeds meer. Volgens het rapport Unizo Freelancer Focus 2018 waren er in augustus 2018 157.697 freelancers actief in Vlaanderen en Brussel. Dat was 6,6% meer dan het jaar daarvoor, en in Vlaanderen bijna 22,7% meer dan drie jaar eerder. Freelancing zit in de lift.

Volgens dezelfde studie vind je de freelancer bovendien in alle takken van de economie. Als we kijken naar Vlaanderen en Brussel, zijn ze vooral actief in bedrijfsbeheer, pr, communicatie, IT en creatieve activiteiten, kunst en amusement. Denk dus aan consultants, grafische vormgevers, vertalers, copywriters, developers enzoverder.

Welke kanalen kan je aanspreken om freelancers te vinden?

Steeds meer platformen en matchmakers

Vandaag vind je heel wat online platformen, die opdrachtgevers matchen met de juiste freelancer voor hun opdracht, in binnen- en buitenland. Je post er een opdracht op waarna freelancers zichzelf aanbieden via een voorstel. Tot de allerbekendste platformen ter wereld behoren Upwork, Fiverr en Freelancer. Zij zijn internationaal, maar richten zich mogelijk ook tot België.

In de databank van Upwork ga je makkelijk zelf op zoek naar de juiste freelancer. Daarvoor biedt het platform een gedetailleerd overzicht van vorige projecten per freelancer, een systeem voor feedback, gebruiksvriendelijke apps ... Eventueel kan zelfs Upwork fungeren als een wervingsbureau, die voor jou de beste professional zoekt.

Fiverr is één van de goedkoopste, meest gevarieerde en populairste platformen voor freelancers op dit moment. Freelancers bieden er heel veel verschillende diensten op aan. Vooral interessant om snel een freelancer te vinden voor een korte en goedkope opdracht, zoals het ontwerpen van een logo ontwerp of nalezen van documenten.

Freelancer heeft meer dan 25 miljoen geregistreerde gebruikers en 12 miljoen voltooide projecten. Uniek is dat je bij Freelancer een opdracht kunt posten als een wedstrijd. Daarbij doen meerdere freelancers een voorstel en wordt alleen de beste betaald. Op die manier weet je exact wat de freelancer kan, vooraleer je ermee in zee gaat.

Naast deze internationale spelers vind je ook in België organisaties die jouw bedrijf matchen met freelancers. Denk aan Freelancer.be, met momenteel 14.342 freelancers, of Freelancenetwork.be, met meer dan 32.200 freelancers. Of CrossCast, die zich specialiseert in het actief matchen van bedrijven met 2000+ freelancers in marketing en communicatie. Maar ook Creative Skills, gespecialiseerd in de creatieve sector.

Via je persoonlijke netwerk en sociale media

Heel veel freelancers vinden hun opdrachten via hun eigen netwerk. Vergeet dus als opdrachtgever zeker niet om jouw netwerk aan te spreken. Eventueel kan je ook deelnemen aan netwerk events, zoals Open Coffees en M4M-meetings, waar opdrachtgevers en freelancers elkaar vinden.

Natuurlijk is er ook nog sociale media. Zoek je in Facebook en LinkedIn naar 'freelancers', dan kom je al snel in honderden gespecialiseerde groepen terecht, ook gericht op België. En vergeet zeker Twitter niet. Met een eenvoudige oproep en de juiste hashtag bereik je al snel heel wat geïnteresseerde mensen.

Hoe start je een samenwerking met een freelancer
Een duidelijke zelfstandige samenwerkingsovereenkomst vermijdt problemen op termijn

Hoe ga je met een freelancer in zee?

Heb je de geknipte freelancer gevonden? Dan bepaal je best in een overeenkomst wat er verwacht wordt. Heel wat freelancers werken probleemloos volgens informele afspraken, maar wanneer het om een groot project of een structurele samenwerking gaat, zet je toch best het één en ander op papier. Dit doe je in een zelfstandige samenwerkingsovereenkomst.

Zo vermijd je misverstanden en verduidelijk je de verwachtingen. In dit document bepaal je ook best hoe de samenwerking eventueel stopt. Tegelijkertijd verklein je aanzienlijk het risico op problemen rond schijnzelfstandigheid met een duidelijke overeenkomst.

Wat zet je in de samenwerkingsovereenkomst?

Hoe omvangrijk zo'n contract moet zijn, hangt sterk af van je sector en de precieze vorm van samenwerking die jullie voor ogen hebben. Het document moet wel minstens deze cruciale bouwstenen bevatten:

  • De partijen met hun contactgegevens (in onderaanneming de 'opdrachtgever' en de 'dienstverlener', bij gelijkwaardige samenwerking 'ondertekenden').
  • De overeenkomst: datgene waartoe jullie zich concreet verbinden.
  • Het statuut van de zelfstandige: geef aan dat jullie als zelfstandigen samenwerken, niet als werkgever en medewerker.
  • Concrete afspraken: wie doet wat, waar en hoe?
  • Vergoeding: hoeveel bedraagt die? Gaat het om een uurtarief, of dag- of projectprijs? Binnen welke termijn worden de facturen betaald? Wat als de factuur niet op tijd vereffend wordt? En wat met de gemaakte kosten, vallen die mee aan te rekenen?
  • Duur en einde: Wanneer gaat het contract in en tot wanneer loopt het? Wie kan het contract opzeggen, en hoe gaat dit dan in zijn werking?
  • Aansprakelijkheid: wie is verantwoordelijk voor fouten, en hoe wordt eventuele schade vergoed?

Zoals al vermeld, verkleint dit contract de kans dat de RSZ en/ of de zelfstandige zelf ooit onderzoeken of er geen sprake is van schijnzelfstandigheid. Vermijd daarvoor in het contract ook woorden als vakantiegeld, uurroosters, groepsverzekering, gewaarborgd/maandelijks loon, en eveneens het exclusiviteit en niet-concurrentiebeding (tenzij van toepassing). Spreek bovendien af dat de zelfstandige eigen materiaal gebruikt en dat hij de betaalvoorwaarden op zijn factuur vermeldt.

Eventueel kan je ook in het contract een clausule laten opnemen waarmee je je als bedrijf indekt tegen schijnzelfstandigheid. Die houdt dan in dat, indien je ooit achterstallige sociale bijdragen zou moeten betalen, je deze kunt verhalen op de zelfstandige. Maar dit is enkel toegelaten indien de freelancer een vennootschap is. Anders druist dit in tegen de RSZ-wetgeving.

Lees meer over wat je best in een zelfstandige samenwerkingsovereenkomst opneemt.

Kunnen jullie geen voorbeeldcontract aanbieden?

Er zijn veel standaardovereenkomsten online te vinden. Maar vaak regelen ze enkel de betalingsvoorwaarden, terwijl jullie contract ook clausules moet bevatten die eigen zijn aan de sector of het werken als freelancer. De ene freelancer is bovendien de andere niet. Een goed opgesteld contract van een copywriter bevat bijgevolg andere clausules dan dat van een grafisch ontwerper, een IT'er ...

Laat het contract best opstellen door een advocaat met de nodige specialisatie. Gebruik je toch een standaardcontract, laat het dan op zijn minst grondig door een jurist nalezen, en volg ook deze tips van Freelancenetwork.be. Of je steunt voor alle administratie op de tussenpersoon, die jou en de freelancer heeft gematcht, bijvoorbeeld bij CrossCast.

Beheer je freelancer in Officient!

Heb je de ideale Freelancer voor je nieuwe project of opdracht gevonden? Of ga je er binnenkort naar op zoek? Weet dan dat Officient een van de weinige hr-pakketten is waarin je ook alle relevante hr-informatie over freelancers kunt bewaren. Denk aan data over de verloning, de directe verantwoordelijke, toegewezen assets enzovoort.

Alweer een uitstekende reden om voor Officient te kiezen, die alle hr-gegevens van je onderneming - naast medewerkers dus ook over freelancers - centraliseert voor een efficiënter hr beheer.

Probeer Officient
freelancer
Ontdek de laatste trends in HR met concrete tips & tricks om je personeelsbeleid te optimaliseren.
Sign up for our newsletter