Weet jij of je payroll optimaal verloopt? De loonverwerking is één van de belangrijkste verantwoordelijkheden van hr. Maar door de vele looninformatie en bijkomende processen is het een complexe taak die niet zelden mis gaat. Deze 6 payroll metrics helpen je intuïtief je problemen te detecteren en te herevalueren.
Wat zijn payroll metrics?
Payroll metrics zijn een manier om de precisie en efficiëntie van je payroll proces in kaart te brengen. Het zijn KPI’s (Key Performance Indicators) die helpen de prestaties en uitvoering van je proces te controleren.
Waarom is het belangrijk om deze metrics bij te houden?
“Meten is weten” - als je mogelijke problemen niet kunt identificeren, kan je ze niet aanpakken. En twijfel er maar niet aan: problemen met je payroll hebben vaak ernstige gevolgen. Ze kunnen je bedrijf veel geld kosten, maar ook leiden tot belastbare boetes en grote ontevredenheid bij je medewerkers.
Deze 6 metrics mag je zeker niet uit het oog verliezen
1. Compliance
Als je loonberekeningsproces niet conform is met wat de wetgeving voorschrijft, dan maakt het niet uit dat je looninformatie accuraat is en dat de loonverwerking tijdig wordt uitgevoerd. Bovendien kan het niet naleven van de wet je hoge kosten bezorgen. Dat kan gaan om boetes, en zelfs om medewerkers die niet meer mogen werken tot de compliance in orde is gebracht.
2. Het aantal inconsistenties
Bij payroll geldt perfectie: je looninformatie moet 100% accuraat zijn voor een 100% correcte uitbetaling. Voor je dus andere metrics bekijkt, moet je alle mogelijke fouten en inconsistenties eruit filteren. Meet hoe vaak deze voorkomen per maand en vergelijk met voorgaande maanden om te bepalen of je de goede richting uitgaat.
Houd daarbij rekening met deze variabelen:
- De geleverde prestaties
Voor hoeveel uren moet de medewerker gecompenseerd worden? Krijgt X meer dan Y voor dezelfde prestatie? - De verschillende loontypes
Een bediende met vast loon wordt anders betaald dan een bediende met een variabel loon, een arbeider of een freelancer. - De verschillende verloftypes
Sommige verloftypes worden uitbetaald, andere niet. Wees hier dus zeer zorgvuldig in.
3. De tijd die de loonverwerking vergt
Ga na hoeveel tijd je investeert in de loonverwerking: van het invoeren van verlofdagen tot de uiteindelijke uitbetaling. Je kan ook elk proces hierbinnen afzonderlijk bekijken en analyseren. Hoe lang ben je bijvoorbeeld bezig met het verzamelen van data? Zo zal je duidelijk zien wat het meeste tijd vergt én hoe je die tijdrovende taak kunt versnellen.
4. De kosten van je payroll proces
Gebaseerd op de twee bovenstaande statistieken kan je de financiële kosten voor de onnauwkeurigheden en bezoldigde uren bepalen. Eenmaal je weet wat de kost is en waar die vandaan komt, kan je op zoek gaan naar effectieve manier om die te verlagen.
Houd je deze metric bij over een bepaalde periode dan kan je verbanden tussen de kost en de grote van het bedrijf, het aantal medewerkers, het verloop... onderzoeken.
5. De efficiëntie
Hoe vaak moet je uitbetalingen herzien of opvolgen? Hoe lang duurt het om een fout recht te zetten? Heb je veel betalingen die buiten de normale loonverwerkingscyclus vallen? Hoe snel beantwoord je vragen in verband met loonverwerking?
Het stellen van deze vragen gaat na hoe efficiënt je payroll proces is. Zo kan bijvoorbeeld blijken dat bepaalde complexe processen beter zouden verlopen als je ze zou automatiseren, terwijl andere eerder een kwestie van nauwkeurigheid zijn.
6. De veiligheid
Controleer eerst en vooral of alle uitbetalingen wel naar de juiste persoon en het juiste rekeningnummer gaan. Ten slotte moet je ook de beveiliging van je payroll kunnen garanderen. Het gaat immers op persoonlijke data die niet verloren mag gaan.
Hoe pakken jullie die metrics rond payroll aan? Een manier om je KPI’s makkelijker te tracken is via loonadministratie software. Door data bij te houden in een compleet en beveiligd systeem kan je snel statistieken raadplegen.
