written by
Maarten Decroos

8 problemen met je personeelsadministratie die jouw dossierbeheerder wil vermijden

Payroll 5 min read

https://www.officient.io/gidsen/payroll?utm_source=blog.officient.io&utm_medium=blogpost&utm_campaign=8-herkenbare-problemen-taken-personeelsadministratieIndien je werknemers wil tewerkstellen ben je wettelijk verplicht om een correct payroll proces en een accurate personeelsadministratie te voeren. De dossierbeheerder van jouw sociaal secretariaat kan al bij een heel aantal van deze administratieve taken helpen. Omdat die taken omtrent personeelsadministratie soms voor heel wat vragen zorgen, vroegen sociale secretariaten besox en WijHelpen, wat de meest voorkomende problemen. En misschien nog belangrijker, hoe jullie deze best kunnen vermijden.

jouw dossierbeheerder als payroll partner voor personeelsadministratie taken
Jouw dossierbeheerder helpt je graag op weg naar een correcte personeelsadministratie

1. De start van elke personeelsadministratie: de DIMONA

Eén van de eerste taken bij het bijhouden van je personeelsadministratie is de DIMONA ((Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte). Bij elke in- en uitdiensttreding moet er voor de aanvang van de tewerkstelling een DIMONA worden opgemaakt. Houd er wel steeds rekening mee dat er een minimumduur van 3 uur tewerkstelling moet zijn.

De enige uitzondering hierop is wanneer het gaat over schoonmaak van openbare ruimtes. In de Horeca kan hier ook een uitzondering worden gemaakt (tot 2 uur per dag of 10 uur per week), als de werkgever een gemotiveerde melding bezorgt aan de voorzitter van het PC. Deze maakt dit over aan de Adviesgroep Afwijkingen die dit beoordeelt.

2. Wacht niet tot het einde van de maand om gegevens van nieuwe medewerkers door te geven

Voor meeste bedrijven is het einde van de maand het moment wanneer ze de lonen berekenen en vervolgens uitbetalen. Prestaties of opgenomen verlofdagen moeten doorgegeven worden aan de dossierbeheerder om de loonberekeningen te starten voor een stipte en correcte uitbetaling. Dit leidt vaak tot een teveel aan personeelsadministratie op korte tijd.

Wacht daarom niet tot op het einde van de maand met het doorgeven van gegevens. Zo kan jouw dossierbeheerder eerst nog de wijzigingen invoeren en controleren in het personeelsbestand en zo van start gaan met de loonverwerking. Indien een contract pas getekend wordt op het einde van de maand, is er natuurlijk weinig aan te doen dat dit samenvalt. Een correcte en tijdige loonverwerking verwerkt dus een portie teamwork :)

Wil je zeker zijn dat je nieuwe medewerker niets ontbreekt tijdens zijn eerste weken, maanden? Download dan zeker onze gratis onboarding checklist:

onboarding checklist

3. Geef alle wijzigingen rond de personeelsadministratie in één keer door

Een dossierbeheerder helpt naast jouw bedrijf, ook andere ondernemingen met hun loonverwerking. Probeer alle relevante personeelswijzigingen waar je op voorzien bent in het midden van die maand te groeperen en in één keer door te geven. Op die manier moet de dossierbeheerder niet constant tussen verschillende dossiers bij iedere wijziging. Dit verlaagt de kans op input fouten bij beide partijen.

Het beste alternatief is dat de software van het sociaal secretariaat het makkelijk maakt voor de onderneming om zelf deze informatie te gaan beheren en wijzigen. Zo maken besox en Wijhelpen sinds kort gebruik van onze software om de taken van de personeelsadministratie, bv. loonverwerking, bij hun klanten in goede banen te leiden.

4. Bezorg kopieën van contracten aan jouw dossierbeheerder

Als werkgever kan je een arbeidscontract of arbeidsreglement gaan opstellen, mits dat contract voldoet aan de vereisten voor dat type overeenkomst. De sociale secretariaten bieden vaak ook de optie om dit contract voor je op te stellen. Ze kunnen je ook een template aanleveren die je zelf kan invullen met de juiste gegevens.

Besluit je toch om zelf de contracten op te stellen, zorg er dan zeker voor dat je een kopie bezorgt aan jouw dossierbeheerder. Doe dit ook zo snel mogelijk na goedkeuring van het contract. Om de loonberekening te kunnen uitvoeren, heeft de dossierbeheerder namelijk bepaalde gegevens uit dit document nodig. Denk maar aan het afgesproken loonpakket of het uurrooster waaraan deze persoon zal gebonden zijn.

5. Vergeet niet om een raamovereenkomst op te stellen en de DIMONA tijdig uit te voeren bij flexi-jobs

Sinds 2015 bestaat er in de horeca een nieuw soort statuut: de flexi-job. Dit is een initiatief van de overheid om zwartwerk te vermijden, wanneer je naast een voltijdse (minstens 4/5) job wat wil bijverdienen. Sinds 2018 mag ook de detailhandel flexi-jobbers tewerkstellen en mogen gepensioneerden een flexi-job uitvoeren.

Belangrijk voor de personeelsadministratie is wel dat je tijdig een raamovereenkomst hebt met een duidelijke beschrijving van de verwachte werkzaamheden. Vergeet ook niet om onmiddellijk een DIMONA te laten opmaken eens de overeenkomst getekend is.

6. De prestaties die je doorgeeft moeten overeenkomen met de aangegeven DIMONA's

Wanneer je een werknemer wil vergoeden voor de prestaties die geleverd zijn, moet je ook zorgen dat deze persoon officieel is geregistreerd met een DIMONA. Ga bij het doorgeven van prestaties dus zeker na of deze overeen komen met de aangegeven DIMONA's. Zeker in bedrijven en sectoren waar er veel schommeling is in de personeelsadministratie is dit van belang.

7. Ieder paritair comité heeft andere voorwaarden omtrent eco- en maaltijdcheques

Maaltijdcheques en ecocheques zijn twee heel bekende extralegale voordelen die bovendien vrijgesteld zijn van sociale bijdragen. Let wel op, tussen verschillende paritaire comité's kunnen de voorwaarden verschillen rond het toekennen van deze voordelen. Een bediende onder pc 200 kan bijvoorbeeld tot een maximum van € 250 euro aan ecocheques van hun werkgever ontvangen per volledig gewerkt dienstjaar. Wanneer we dit vergelijken met arbeiders in de bouwsector (pc 124), dan is het maximale bedrag beperkt tot € 100. Hier een duidelijk overzicht en onderscheid van bijhouden behoort ook tot de taken van de personeelsadministratie.

8. Het vakantiegeld van een arbeider berekend door de vakantiefonds, voor een bediende door het sociaal secretariaat

In de privésector hebben alle werknemers recht op vakantiegeld. De manier waarop dit berekend wordt en de partijen verantwoordelijk voor het uitvoeren hiervan verschillen tussen arbeiders en bedienden.

  • Als bediende is de werkgever verantwoordelijk voor het uitbetalen van het vakantiegeld. Dit is een administratieve taak, wat betekent dat vaak het sociaal secretariaat dit voor zijn rekening neemt.
  • Voor arbeiders wordt dit echter geregeld door een vakantiefonds, die zowel de berekening als de uitbetaling doet. Afhankelijk van welke sector je werkzaam in bent, zijn er ook nog eens verschillende vakantiefondsen (hier vind je een overzicht).

Indien er zich een probleem voordoet met het vakantiegeld, moet je dan ook de juiste partij gaan aanspreken afhankelijk als het over een bediende of werknemer gaat.

Bedankt aan de dossierbeheerders van Besox en Wij Helpen voor hun medewerking en het aanleveren van deze informatie.

Hero Tool
transparantie Personeelsadministratie Prestaties besox wijhelpen
Ontdek de laatste trends in hr met concrete tips & tricks om jouw personeelsbeleid te optimaliseren.
Sign up for our newsletter