Indien je werknemers wilt tewerkstellen ben je wettelijk verplicht om een correcte payroll en personeelsadministratie te voeren. De dossierbeheerder van jouw sociaal secretariaat kan helpen bij een heel aantal van deze administratieve taken. Aangezien die taken omtrent personeelsadministratie voor heel wat vragen kunnen zorgen, vroegen wij aan de sociale secretariaten Besox en WijHelpen, wat de meest voorkomende problemen waren. En misschien nog belangrijker, hoe jullie deze best kunnen vermijden.
1. De start van elke personeelsadministratie: de DIMONA
Eén van de eerste taken in het bijhouden van je personeelsadministratie is de DIMONA (Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte). Bij elke in- en uitdiensttreding een DIMONA worden opgemaakt. Houd er wel steeds rekening mee dat er een minimumduur van 3 uur tewerkstelling moet zijn.
De enige uitzondering hierop is wanneer het gaat over schoonmaak van openbare ruimtes. In de horeca kan hier ook een uitzondering worden gemaakt (tot 2 uur per dag of 10 uur per week), als de werkgever een gemotiveerde melding bezorgt aan de voorzitter van het Paritair Comité. Deze maakt dit over aan de Adviesgroep Afwijkingen, die dit beoordeelt.
2. Wacht niet tot het einde van de maand om gegevens van nieuwe medewerkers door te geven
Het einde van de maand is meestal het moment wanneer bedrijven de lonen berekenen en uitbetalen. Prestaties of opgenomen verlofdagen moeten doorgegeven worden aan de dossierbeheerder om de loonberekeningen te starten. Om toch stipt te kunnen betalen is er vaak een zware werklast in personeelsadministratie op korte tijd.
Wacht daarom niet tot op het einde van de maand met het doorgeven van gegevens. Zo kan jouw dossierbeheerder eerst nog de wijzigingen invoeren en controleren in het personeelsbestand en zo van start gaan met de payroll. Indien een contract pas getekend wordt op het einde van de maand, is er natuurlijk weinig aan te doen dat dit samenvalt. Een correcte en tijdige loonadministratie vergt dus een portie teamwork.
Wil je zeker zijn dat je nieuwe medewerker niets ontbreekt tijdens zijn eerste weken, maanden? Download dan zeker onze gratis onboarding checklist:
3. Geef alle wijzigingen rond de personeelsadministratie in één keer door
Een dossierbeheerder helpt naast jouw bedrijf, ook andere ondernemingen met hun payroll. Probeer alle relevante personeelswijzigingen die gebeuren te groeperen en in één keer door te geven. Op die manier moet de dossierbeheerder niet constant tussen verschillende dossiers switchen bij iedere wijziging. Dit verlaagt de kans op input-fouten bij beide partijen.
Het beste alternatief is dat software van het sociaal secretariaat het gemakkelijk maakt voor de onderneming om deze informatie zelf te gaan beheren en wijzigen. Zo maken besox en Wijhelpen sinds kort gebruik van Officient software om de taken van de personeelsadministratie, bv. loonadministratie, bij hun klanten in goede banen te leiden.
4. Bezorg kopieën van contracten aan jouw dossierbeheerder
De sociale secretariaten bieden vaak de optie om arbeidscontracten op te stellen voor jou. Ze kunnen je ook een template aanleveren dat je zelf kan invullen. Als werkgever kan je ook zelf een arbeidscontract gaan opstellen, mits dat contract voldoet aan de wettelijke vereisten
Besluit je om zelf de contracten op te stellen, zorg er dan zeker voor dat je een kopie bezorgt aan jouw dossierbeheerder. Doe dit ook zo snel mogelijk na goedkeuring van het contract. Om de loonberekening te kunnen uitvoeren, heeft de dossierbeheerder namelijk gegevens uit dit document nodig. Denk maar aan het afgesproken loonpakket of het uurrooster waaraan deze persoon zal gebonden zijn.
5. Flexi-jobs: vergeet niet om een raamovereenkomst op te stellen en de DIMONA tijdig uit te voeren
Sinds 2015 bestaat er in de horeca een nieuw soort statuut: de flexi-job. Dit is een initiatief van de overheid om zwartwerk te vermijden, wanneer je naast een voltijdse (minstens 4/5) job wat wil bijverdienen. Sinds 2018 mag ook de detailhandel flexi-jobbers tewerkstellen en mogen gepensioneerden een flexi-job uitvoeren.
Belangrijk voor de personeelsadministratie is wel dat je tijdig een raamovereenkomst hebt met een duidelijke beschrijving van de verwachte werkzaamheden. Vergeet ook niet om onmiddellijk een DIMONA te laten opmaken zodra de overeenkomst getekend is.
6. De prestaties die je doorgeeft moeten overeenkomen met de aangegeven DIMONA's
Wanneer je een werknemer wil vergoeden voor de prestaties die zijn geleverd, moet je ook zorgen dat deze persoon officieel geregistreerd is met een DIMONA. Ga bij het doorgeven van prestaties dus zeker na of deze overeenkomen met de aangegeven DIMONA's. Zeker in bedrijven en sectoren waar er veel schommeling is in de personeelsadministratie is dit van belang.
7. Ieder paritair comité heeft andere voorwaarden omtrent eco- en maaltijdcheques
Maaltijdcheques en ecocheques zijn twee heel bekende extralegale voordelen die bovendien vrijgesteld zijn van sociale bijdragen. Let wel op, tussen verschillende paritaire comité's kunnen de voorwaarden verschillen rond het toekennen van deze voordelen. Een bediende onder pc 200 kan bijvoorbeeld tot een maximum van € 250 euro aan ecocheques van hun werkgever ontvangen per volledig gewerkt dienstjaar. Wanneer we dit vergelijken met arbeiders in de bouwsector (pc 124), dan is het maximale bedrag beperkt tot € 100. Hier een duidelijk overzicht en onderscheid van bijhouden behoort ook tot de taken van de personeelsadministratie.
8. Het vakantiegeld van een arbeider berekend door de vakantiefonds, voor een bediende door het sociaal secretariaat
Alle ambtenaren en alle werknemers in de privésector hebben recht op vakantiegeld. De manier waarop dit berekend wordt en de partijen verantwoordelijk voor het uitvoeren hiervan verschillen tussen arbeiders en bedienden.
- Als bediende is de werkgever verantwoordelijk voor het uitbetalen van het vakantiegeld. Dit is een administratieve taak, wat betekent dat vaak het sociaal secretariaat dit voor zijn rekening neemt.
- Voor arbeiders wordt dit echter geregeld door een vakantiefonds, die zowel de berekening als de uitbetaling doet. Afhankelijk van welke sector je werkzaam in bent, zijn er ook nog eens verschillende vakantiefondsen (hier vind je een overzicht).
Indien er zich een probleem voordoet met het vakantiegeld, moet je dan ook de juiste partij gaan aanspreken afhankelijk als het over een bediende of werknemer gaat.
Bedankt aan de dossierbeheerders van Besox en Wij Helpen voor hun medewerking en het aanleveren van deze informatie.
