written by
Maarten Decroos

De ultieme gids voor een succesvolle samenwerking met een freelancer

HR fundamentals 7 min read

Overweeg je als onderneming om een freelancer in te schakelen voor een project? Dan ben je zeker niet alleen! Wat zijn de voordelen in vergelijking met vaste medewerkers? Waar kan je ze best vinden? En welke zaken moet je in orde brengen, als je ermee in zee wilt gaan?

Wat moet je weten als je wil werken met een freelancer in België?

Volgens dit Europees onderzoek schakelt 97% van de Belgische bedrijven vandaag weleens een freelancers in. Uit een rapport van Unizo blijkt dat heel wat opdrachtgevers zeer tevreden zijn over deze soort samenwerking en de resultaten die zo behaald worden. Overweeg je ook om het te proberen? Lees dan deze ultieme startersgids voor een succesvolle samenwerking met een freelancer.

Freelancing: wat is het precies?

Als onderneming kan je voor een bepaalde duur of opdracht een freelancer gaan inhuren. Dan ga je een tijdelijke samenwerking aan met een zelfstandige zonder personeel, in hoofd- of bijberoep. Deze zelfstandige ondernemer beschikt dus over een eigen btw-nummer, en gaat prestaties bijgevolg eenvoudigweg aan jou factureren.

Daarnaast kan een freelancer ook werken via een payroll systeem. Dit verloopt vaak via een gespecialiseerd interimkantoor zoals SMart of Tentoo. Daardoor heeft deze persoon het statuut van vaste medewerker bij die organisatie, met de bijbehorende voordelen. Je moet dan wel als onderneming zelf iets meer administratie verrichten. Zo moet je een contract voor elke opdracht goedkeuren. Iets waar Officient je zeker mee kan helpen!

In ieder geval werkt hij of zij steeds op onafhankelijke basis. Ze verbinden zich ertoe bepaalde diensten voor jouw bedrijf te leveren. Ze staan wel niet - en dit is cruciaal - onder jouw gezag. Als zelfstandige bepalen ze zelf hoe, wanneer en waar hij of zij de vereiste diensten voor jou uitvoert.

Voordelen in vergelijking met vaste medewerkers?

Vaak uitgebreide ervaring

Als alles goed zit, werken freelancers voor meerdere klanten. Daardoor bezitten ze vaak heel wat specifieke vakkennis en competenties Niet zelden gaat het om ervaring en knowhow die je nog nauwelijks op de reguliere arbeidsmarkt gaat vinden.

Dankzij hun rijke ervaring kunnen ze ook met een frisse blik naar de werking binnen je organisatie kijken. Dat kan je bedrijf alleen maar ten goede komen. Tegelijk brengen ze best practices mee, die ze over het 'muurtje' bij andere bedrijven hebben geleerd.

Flexibel inzetbaar

Aangezien een freelancer op onafhankelijke basis werkt, kan je hem aannemen per opdracht. Zo versterk je makkelijk en snel het personeel tijdens piekperiodes en kan je die nadien even snel weer afbouwen. Iets wat uiteraard niet zomaar mogelijk is als je alleen maar werkt met medewerkers vast in dienst.

Klagen dat er eens een weekje minder of geen werk is, zal zelden voorkomen. En ook wanneer er in het weekend of 's avonds doorgewerkt moet worden, stelt deze zelfstandige kracht zich mogelijk flexibeler op dan medewerkers. Zijn loyaliteit is nu eenmaal vaak groot: de opdracht moet tijdig afgerond zijn, punt uit.

Tegelijk is zo'n freelancer vaak plug-and-play, waarbij je hem meteen aan het werk kunt zetten, zonder dat je deze eerst moet opleiden. Die scholing, daar maken ze zelf werk van, want dit kan hij opnemen in eigen kosten. Dit in tegenstelling tot de medewerkers, waarbij jij als werkgever de opleiding betaalt en bovendien het risico loopt dat de medewerker alsnog vertrekt.

Goedkoper dan je zou denken

Soms hoor je weleens dat freelancers duur zijn. Tot je de rekening maakt, en tot de vaststelling komt dat ze goedkoper zijn dan vaste medewerkers. Als zelfstandige betalen ze immers alles zelf: sociale bijdragen, hospitalisatieverzekering, verplaatsingskosten ...

Als werkgever betaal je dus alleen voor de geleverde prestaties, geen cent meer. Je weet dus op voorhand exact hoeveel het je zal kosten, op voorwaarde dat je daar goede afspraken over maakt. Tegelijk kan je besparen op kantoorruimte en -benodigdheden, softwarelicenties... Zaken waarin je wel moet voorzien voor een medewerker.

Werken met een freelancer: enkele aandachtspunten

Werken met freelancers: enkele aandachtspunten

Minder controle dan bij vaste medewerkers

Freelancers zijn vaak zeer klantgericht - want ze willen je als opdrachtgever niet graag verliezen. Maar onder je gezag valt deze zelfstandige kracht dus niet. Je verliest daardoor mogelijk controle over zijn werkzaamheden, zeker als deze persoon vaak van thuis uit werkt. Wanneer continu toezicht belangrijk is, is een vaste medewerker dus mogelijk beter geschikt. Dit kan je oplossen met duidelijke afspraken rond deadlines en nauwkeurige tussentijdse opvolging.

Houd je graag makkelijk contact met je zelfstandige werkkrachten? Gebruik dan Slack, wij zijn alvast een grote fan en formuleerden onze 8 redenen om Slack te gebruiken.

Loyaal, maar niet alleen voor jou aan de slag

Een freelancer is flexibel inzetbaar, maar hij helpt mogelijk meerdere klanten tegelijk . In dat geval kan hij niet altijd voltijds op jouw project werken. Zo neemt de realisatie ervan mogelijk meer tijd in beslag, in vergelijking met vaste medewerkers.

Let op voor schijnzelfstandigheid.

Wanneer je werkt met freelancers, moet je er als opdrachtgever wel over waken dat je de regels inzake schijnzelfstandigheid niet overtreedt. Dat is zeer belangrijk, want anders pleegt je bedrijf sociale fraude, wat zwaar bestraft kan worden. Lees meer over schijnzelfstandigheid in dit artikel.

Onboarding checklist

Waar vind je freelancers?

Wel om te beginnen: je vindt ze alsmaar makkelijker, want er zijn er steeds meer. Volgens het rapport van Unizo waren er in 2018 157.697 actief in Vlaanderen en Brussel. Dat was 6,6% meer dan het jaar daarvoor, en in Vlaanderen bijna 22,7% meer dan drie jaar eerder. Freelancing zit dus duidelijk in de lift.

Volgens dezelfde studie vind je deze werkkrachten in alle takken van de economie. Kijken we naar Vlaanderen en Brussel, dan zijn ze vooral actief in bedrijfsbeheer, pr, design, communicatie, IT, kunst en amusement. Denk dus aan consultants, grafische vormgevers, vertalers, copywriters, developers enzoverder.

Welke kanalen kan je aanspreken?

Steeds meer platformen en matchmakers

Vandaag vind je heel wat online platformen, die opdrachtgevers matchen met de juiste freelancer voor hun opdracht, in binnen- en buitenland.

In de databank van Upwork ga je makkelijk zelf op zoek naar het juiste profiel. Daarvoor biedt het platform een gedetailleerd overzicht. De geschiedenis van voorgaande projecten, een systeem voor feedback, gebruiksvriendelijke apps ... Eventueel kan zelfs Upwork fungeren als een wervingsbureau, die voor jou de beste professional zoekt.

Fiverr is één van de goedkoopste, meest gevarieerde en populairste platformen op dit moment. Vooral interessant om snel iemand te vinden voor een korte opdracht, zoals het ontwerpen van een logo ontwerp of nalezen van documenten.

Naast deze internationale spelers vind je ook in België gelijkaardige organisaties. Denk aan Freelancer.be of Freelancenetwork.be. CrossCast specialiseert zich in het matchen van profielen in marketing en communicatie. Maar je hebt ook Creative Skills die gespecialiseerd is in de creatieve sector.

Via je persoonlijke netwerk en sociale media

Heel veel freelancers vinden hun opdrachten via hun eigen netwerk. Vergeet dus als opdrachtgever zeker niet om jouw netwerk aan te spreken. Eventueel kan je ook deelnemen aan netwerk events, zoals Open Coffees en M4M-meetings.

Natuurlijk is er ook nog sociale media. Even zoeken op Facebook en LinkedIn en je komt al snel in honderden gespecialiseerde groepen terecht, ook gericht op België. En vergeet zeker Twitter niet. Met een eenvoudige oproep en de juiste hashtag bereik je al snel heel wat geïnteresseerde mensen.

Hoe start je een samenwerking met een freelancer
Een duidelijke zelfstandige samenwerkingsovereenkomst vermijdt problemen op termijn

Hoe ga je met een freelancer in zee?

Heb je de geknipte persoon gevonden? Dan bepaal je best in een overeenkomst wat er verwacht wordt. Heel wat freelancers werken probleemloos volgens informele afspraken, maar wanneer het om een groot project of een structurele samenwerking gaat, zet je toch best het één en ander op papier. Dit doe je in een zelfstandige samenwerkingsovereenkomst.

Zo vermijd je misverstanden en verduidelijk je de verwachtingen. In dit document bepaal je ook best hoe de samenwerking eventueel stopt. Tegelijkertijd verklein je aanzienlijk het risico op problemen rond schijnzelfstandigheid met een duidelijke overeenkomst.

Wat zet je in de samenwerkingsovereenkomst?

Hoe omvangrijk zo'n contract moet zijn, hangt sterk af van je sector en de precieze vorm van samenwerking die jullie voor ogen hebben. Het document moet wel minstens deze cruciale bouwstenen bevatten:

  • De partijen met hun contactgegevens (in onderaanneming de 'opdrachtgever' en de 'dienstverlener', bij gelijkwaardige samenwerking 'ondertekenden').
  • De overeenkomst: datgene waartoe jullie zich concreet verbinden.
  • Het statuut van de zelfstandige: geef aan dat jullie als zelfstandigen samenwerken, niet als werkgever en medewerker.
  • Concrete afspraken: wie doet wat, waar en hoe?
  • Vergoeding: hoeveel bedraagt die? Gaat het om een uurtarief, of dag- of projectprijs? Binnen welke termijn worden de facturen betaald? Wat als de factuur niet op tijd vereffend wordt? En wat met de gemaakte kosten, vallen die mee aan te rekenen?
  • Duur en einde: Wanneer gaat het contract in en tot wanneer loopt het? Wie kan het contract opzeggen, en hoe gaat dit dan in zijn werking?
  • Aansprakelijkheid: wie is verantwoordelijk voor fouten, en hoe wordt eventuele schade vergoed?

Lees meer over wat je best in een zelfstandige samenwerkingsovereenkomst opneemt.

Beheer alles in Officient!

Heb je de ideale Freelancer voor je nieuwe project of opdracht gevonden? Of ga je er binnenkort naar op zoek? Weet dat Officient een van de weinige hr-pakketten is waarin je ook alle relevante hr-informatie over deze werkkrachten kunt bewaren. Denk aan data over de verloning, de directe verantwoordelijke, toegewezen assets enzovoort.

Alweer een uitstekende reden om voor Officient te kiezen, die alle hr-gegevens van je onderneming - naast medewerkers dus ook voor zelfstandigen - centraliseert voor een efficiënter hr beheer.

Probeer Officient
freelancer
Ontdek de laatste trends in hr met concrete tips & tricks om jouw personeelsbeleid te optimaliseren.
Sign up for our newsletter