written by
Maarten Decroos

De ultieme gids voor een succesvolle samenwerking met een freelancer

HR fundamentals 6 min read

Overweeg je als onderneming om een freelancer in te schakelen voor een project? Dan ben je zeker niet alleen! Wat zijn de voordelen in vergelijking met vaste medewerkers? Waar kan je ze best vinden? En welke zaken moet je in orde brengen voor je met hen in zee gaat?

Wat moet je weten als je wil werken met een freelancer in België?

Volgens Europees onderzoek schakelt 97% van de Belgische bedrijven vandaag weleens een freelancers in. Uit een rapport van Unizo blijkt dat heel wat opdrachtgevers zeer tevreden zijn over deze soort samenwerking en de resultaten die zo behaald worden. Overweeg je ook om het te proberen? Lees dan deze ultieme startersgids voor een succesvolle samenwerking met een freelancer.

Samenwerken met een freelancer: hoe doe je dat precies?

Als onderneming kan je voor een bepaalde duur of opdracht een freelancer gaan inhuren. Deze zelfstandige ondernemer beschikt dus over een eigen btw-nummer. Bijgevolg kan hij zijn prestaties eenvoudigweg aan jou factureren.

Daarnaast kan een freelancer ook werken via een payroll systeem. Dit verloopt vaak via een gespecialiseerd interimkantoor zoals SMart of Tentoo. Daardoor heeft deze persoon het statuut van vaste medewerker, met de bijbehorende voordelen. De administratieve last is daardoor wel iets hoger. Zo moet je voor elke freelance opdracht een contract goedkeuren. Maar geen zorgen, Officient kan je hier zeker mee helpen.

Freelancers werken in ieder geval altijd op onafhankelijke basis. Ze verbinden zich ertoe bepaalde diensten voor jouw bedrijf te leveren, maar staan niet onder jouw gezag. Dat is cruciaal. Als zelfstandige bepalen ze zelf hoe, wanneer en waar hij of zij de vereiste diensten voor jou uitvoeren.

De voordelen van een freelancer

Vaak uitgebreide ervaring

Als alles goed zit, werken freelancers voor meerdere klanten. Daardoor bezitten ze vaak heel wat specifieke vakkennis en competenties. Niet zelden gaat het om een rijke ervaring en knowhow die je op de reguliere arbeidsmarkt nog nauwelijks vindt.

Tegelijk brengen ze best practices mee, die ze over het 'muurtje' bij andere bedrijven hebben geleerd.

Flexibel inzetbaar

Aangezien een freelancer op onafhankelijke basis werkt, kan je hem aannemen per opdracht. Zo versterk je makkelijk en snel het personeel tijdens piekperiodes en kan je die nadien even snel weer afbouwen. Iets wat uiteraard niet zomaar mogelijk is als je alleen maar werkt met medewerkers die vast in dienst zijn.

Klagen dat er eens een weekje minder of geen werk is, zal zelden voorkomen. En ook wanneer er in het weekend of 's avonds doorgewerkt moet worden stelt deze zelfstandige kracht zich mogelijk flexibeler op dan medewerkers. De opdracht moet tijdig afgerond zijn, punt uit.

Tegelijk is zo'n freelancer vaak plug-and-play. Je kan hem meteen aan het werk zetten zonder hem eerst op te leiden. Van hun scholing maken ze zelf werk van. Dit kunnen ze opnemen in eigen kosten. Bij vaste medewerkers geldt het omgekeerde. Als werkgever betaal jij de opleiding. Bovendien het risico loopt dat de medewerker alsnog vertrekt.

Goedkoper dan je zou denken

Soms hoor je weleens dat freelancers duur zijn. Tot je de rekening maakt. Dan kom je tot de vaststelling dat ze goedkoper zijn dan vaste medewerkers. Als zelfstandige betalen ze immers alles zelf: sociale bijdragen, hospitalisatieverzekering en verplaatsingskosten.

Als werkgever betaal je dus alleen voor de geleverde prestaties. Geen cent meer of minder. Je weet dus op voorhand exact hoeveel het je zal kosten. Tegelijk kan je besparen op kantoorruimte en -benodigdheden, softwarelicenties en ga zo maar door. Zaken waarin je wel moet voorzien voor een medewerker.

Werken met een freelancer: enkele aandachtspunten

Enkele aandachtspunten

Minder controle dan bij vaste medewerkers

Een freelancer is zeer klantgericht. Hij wil zijn opdrachtgevers niet verliezen. Maar doordat deze zelfstandige kracht niet onder jou gezag valt, verlies je mogelijks controle over zijn werkzaamheden. Zeker als deze persoon vaak van thuis uit werkt.

Met duidelijke afspraken rond deadlines en nauwkeurige opvolging geraak je gelukkig al een heel eind ver. Houd je graag makkelijk contact met je zelfstandige werkkrachten? Gebruik dan Slack, wij zijn alvast een grote fan en formuleerden onze 8 redenen om Slack te gebruiken.

Loyaal, maar niet alleen voor jou aan de slag

Een freelancer is flexibel inzetbaar, maar hij helpt mogelijks meerdere klanten tegelijk . In dat geval kan hij niet altijd voltijds op jouw project werken. Daarom kan de realisatie ervan meer tijd in beslag nemen.

Let op voor schijnzelfstandigheid.

Wanneer je met freelancers werkt, moet je er als opdrachtgever over waken dat je de regels inzake schijnzelfstandigheid niet overtreedt. Doe je dit niet, dan pleegt je bedrijf sociale fraude. En daar staan zware straffen op.

Waar vind je freelancers?

Goed nieuws: je vindt ze alsmaar makkelijker, want er zijn er steeds meer. Volgens het rapport van Unizo waren er in 2018 157.697 actief in Vlaanderen en Brussel. Dat was 6,6% meer dan het jaar daarvoor, en in Vlaanderen bijna 22,7% meer dan drie jaar eerder. Volgens dezelfde studie vind je deze werkkrachten in alle takken van de economie. Freelancing zit dus duidelijk in de lift.

Welke kanalen kan je aanspreken?

Steeds meer platformen en matchmakers

Vandaag vind je heel wat online platformen die opdrachtgevers matchen met de juiste freelancer voor hun opdracht, in binnen- en buitenland.

In de databank van Upwork ga je makkelijk zelf op zoek naar het juiste profiel. Daarvoor biedt het platform een gedetailleerd overzicht. Upworks kan eventueel zelfs fungeren als een freelancer-wervingsbureau. Dan zoeken zij voor jou de beste freelance professional zoekt.

Fiverr is één van de goedkoopste, meest gevarieerde en populairste platformen op dit moment. Vooral interessant om snel iemand te vinden voor een korte opdracht, zoals het ontwerpen van een logo ontwerp of nalezen van documenten.

Naast deze internationale spelers vind je ook in België gelijkaardige organisaties. Denk maar aan Freelancer.be of Freelancenetwork.be. Ben je op zoek naar een freelancer binnen een specifieke sector? CrossCast specialiseert zich in het matchen van profielen in marketing en communicatie, Creative Skills in de creatieve sector.

Via je persoonlijke netwerk en sociale media

Heel veel freelancers vinden hun opdrachten via hun eigen netwerk. Vergeet dus als opdrachtgever zeker niet om jouw netwerk aan te spreken. Eventueel kan je ook deelnemen aan netwerk events, zoals Open Coffees en M4M-meetings.

Die netwerken vind je veelal terug op sociale media. Even zoeken op Facebook en LinkedIn en je komt al snel in honderden gespecialiseerde groepen terecht. En vergeet zeker Twitter niet. Met een eenvoudige oproep en de juiste hashtag bereik je al snel heel wat geïnteresseerde mensen.

Hoe start je een samenwerking met een freelancer
Een duidelijke zelfstandige samenwerkingsovereenkomst vermijdt problemen op termijn

Hoe ga je met een freelancer in zee?

Heb je de geknipte persoon gevonden? Dan bepaal je best in een overeenkomst wat er verwacht wordt. Heel wat freelancers werken probleemloos volgens informele afspraken. Maar wanneer het om een groot project of een structurele samenwerking gaat, zet je toch best het één en ander op papier. Dit doe je in een zelfstandige samenwerkingsovereenkomst.

Zo vermijd je misverstanden en verduidelijk je de verwachtingen. Tegelijkertijd verklein je aanzienlijk het risico op problemen rond schijnzelfstandigheid met een duidelijke overeenkomst.

Wat zet je in de samenwerkingsovereenkomst?

Hoe omvangrijk zo'n contract moet zijn, hangt sterk af van je sector en de precieze vorm van samenwerking die jullie voor ogen hebben. Het document moet wel minstens deze cruciale bouwstenen bevatten:

  • De partijen met hun contactgegevens (in onderaanneming de 'opdrachtgever' en de 'dienstverlener', bij gelijkwaardige samenwerking 'ondertekenden').
  • De overeenkomst: datgene waartoe jullie zich concreet verbinden.
  • Het statuut van de zelfstandige: geef aan dat jullie als zelfstandigen samenwerken, niet als werkgever en medewerker.
  • Concrete afspraken: wie doet wat, waar en hoe?
  • Vergoeding: hoeveel bedraagt die? Gaat het om een uurtarief, of dag- of projectprijs? Binnen welke termijn worden de facturen betaald? Wat als de factuur niet op tijd vereffend wordt? En wat met de gemaakte kosten, vallen die mee aan te rekenen?
  • Duur en einde: Wanneer gaat het contract in en tot wanneer loopt het? Wie kan het contract opzeggen, en hoe gaat dit dan in zijn werking?
  • Aansprakelijkheid: wie is verantwoordelijk voor fouten, en hoe wordt eventuele schade vergoed?

Beheer alles in Officient!

Heb je de ideale freelancer voor je nieuwe project of opdracht gevonden, maar raak je geen wijs uit het beheren van de data die erbij komt kijken? Dan kan Officient je misschien helpen. Via hr software maken we het mogelijk om alle relevante hr-informatie over deze werkkrachten kunt bewaren. Denk bijvoorbeeld aan contract of data rond de verloning en de directe verantwoordelijke.

freelancer
Ontdek de laatste trends in hr met concrete tips & tricks om jouw personeelsbeleid te optimaliseren.
Sign up for our newsletter