Flexibel werken of flexwerken is al enkele jaren een hot topic in HR. Medewerkers kunnen files ontwijken, hun kinderen ophalen wanneer ze willen of soms zelfs werken vanuit warmere oorden. De vele voordelen die het opbrengt, zorgde er dan ook voor dat veel bedrijven besloten om dit aan te bieden aan hun werknemers. Toch kan het ook fout aflopen en zorgen voor een verkeerde work-life balance, extra stress en zelfs schuldgevoelens. Zaken die je absoluut wilt vermijden. Met deze 5 gouden regels voorkom je de belangrijkste nadelen en kunnen je werknemers genieten van de vele voordelen die flexwerken te bieden heeft.
Wat is flexwerken?
Flexwerken bestaat uit twee dimensies: ruimte (je mag zelf kiezen waar je wilt werken) en tijd (je kan zelf kiezen wanneer je wilt beginnen met werken en wanneer je stopt).
Studies wijzen op verschillende voordelen: hogere arbeidstevredenheid, moraal en productiviteit zijn er enkele van. Ook verhoogde loyaliteit wordt vaak aangehaald, wat geen overbodige luxe is in deze 'war for talent' tijden. Wist je trouwens dat het louter aanbieden van flexwerk ook al deze voordelen kan teweeg brengen? Je medewerkers hoeven er dus zelfs niet eens gebruik van te maken.
Niet enkel je huidige werknemers, maar ook voor mogelijks nieuw talent kan flexwerken een extra reden zijn om voor jou aan de slag te gaan. Het is namelijk een voordeel dat je kan aanbieden en je extra aantrekkelijk maakt als werkgever. Denk maar aan ouders met jonge kinderen die graag hun kroost willen ophalen aan de schoolpoort. Of een medewerker met een vriend die vooral 's avonds werkt, en door flexwerken haar uren nu ook wat kan aanpassen. Bij het afwegen van verschillende jobaanbiedingen zouden dit de troeven kunnen zijn waardoor ze voor jou kiezen.
Heb je binnenkort een nieuwe medewerker die aan de slag gaat? Maak dan zeker gebruik van deze handige onboarding checklist en geef hem/haar de beste start:
Waarom loopt het soms mis?
Hoewel flexwerken vele voordelen met zich mee kan brengen, loopt het soms ook mis.
Wanneer er geen afspraken worden gemaakt, kan het ervoor zorgen dat de work-life balance helemaal door elkaar geraakt. Het kan extra stress met zich mee brengen en zelfs schuldgevoelens. Zonder duidelijke afspraken kan het dus al eens de mist in gaan. Denk maar aan medewerkers die hun dagen niet afbakenen en werken van 8 uur 's ochtends tot 9 u 's avonds, of medewerkers die niet bereikbaar zijn wanneer je ze nodig hebt. Ook een leidinggevende kan een belangrijke rol spelen. Als hij/zij flexwerken eigenlijk niet goedkeurt, kan dit voor grote ontevredenheid zorgen.
Gelukkig kan je met enkele simpele regels ervoor zorgen dat deze nadelen worden ingeperkt en je werknemers ten volle kunnen genieten van de voordelen van flexwerken.
De 5 gouden regels:
1. Bereikbaarheid
Zorg ervoor dat er duidelijke afspraken zijn rond de uren waarop iemand bereikbaar moet zijn. Misschien werken jullie wel met een vaste regel waarbij iedereen tussen 10 en 11 zeker bereikbaar moet zijn? Een andere mogelijkheid is dat je medewerker de dag ervoor moet communiceren van wanneer tot wanneer hij/zij zal werken. Waar je ook voor kiest, zorg dat er duidelijke afspraken zijn om misverstanden te vermijden.
2. Communicatie
Hoe zullen jullie met elkaar communiceren? Het is erg belangrijk om steeds contact met elkaar te houden, ook als iemand vanop een andere plek werkt. Hier bij Officient maken we gebruik van Slack en zo kunnen we heel erg eenvoudig met elkaar communiceren. We zijn zelf zo'n grote fan dat we er een hele blogpost aan gewijd hebben: 8 redenen waarom jouw bedrijf Slack moet gebruiken als interne communicatie tool.
3. Leidinggevende ook aan boord
Bij het introduceren van flexwerk is het erg belangrijk dat iedereen van je managers en leidinggevenden aan boord zijn. Een HR-beleid kan misschien wel door jou zijn opgemaakt, maar het wordt uitgevoerd door je leidinggevenden. Kader goed waarom jullie ervoor kozen om flexwerken te implementeren. Zo voorkom je dat je medewerkers bijvoorbeeld wel eens van thuis uit willen werken, maar niet durven omdat hun manager hier niet achter staat.
4. Het is niet voor iedereen
Sommige mensen houden net van de extra structuur die vaste kantooruren en een vaste werkplek met zich meebrengen. Wees er je dus van bewust dat flexwerken niet voor iedereen is weggelegd. Zo is het vaak niet ideaal bij mensen die meer perfectionistisch zijn en moeilijkheden hebben om grenzen te stellen aan hun werk. Een dagje van thuis uit werken kan voor hen veranderen in erg stressvolle gebeurtenis waarbij ze een hele dag door werken om zich vervolgens nog steeds schuldig te voelen omdat ze niet echt op kantoor zaten en daardoor het gevoel hebben niet echt gewerkt te hebben. Zorg er dus voor dat je bewust bent van het feit dat flexwerken niet voor iedereen is en geef aan dat iedereen dit voor zichzelf kan beslissen.
Een moment om te bespreken of flexwerk al dan niet goed werkt voor je medewerker is tijdens een performance review of prestatiebeoordeling:
5. Contact behouden
Verlies elkaar niet uit het oog. Zorg ervoor dat je medewerker niet het persoonlijke contact met de rest van zijn/haar team verliest. Dit kan je doen door een limiet te zetten op het aantal dagen dat iemand vanaf een andere plek mag werken of kan je ook doen door het voorzien van een aangename werkplek waar je medewerkers graag aanwezig zijn. Een andere mogelijkheid is het organiseren van kleine events en after-work drinks zodat iedereen toch elkaar blijft zien.
Ben je op zoek naar een makkelijke manier om te zien wie nu van thuis uit werkt? Dankzij Officient kunnen medewerkers zelf dankzij hun kalender aanduiden wanneer ze zullen werken vanop een andere locatie. Dit wordt dan doorgestuurd naar hun leidinggevende ter goedkeuring. Ook de rest van het team kan zien wanneer iemand vanop een andere locatie zal werken, zo is steeds iedereen op de hoogte.
