Payroll | 5 min read

8 problemen met je personeelsadministratie die jouw dossierbeheerder wil vermijden

Indien je werknemers wil tewerkstellen, ben je wettelijk verplicht om een correcte personeelsadministratie te gaan voeren. De dossierbeheerder van jouw sociaal secretariaat kan al bij een heel aantal van deze taken helpen of deze zelfstandig uitvoeren. Hiervoor moeten ze wel tijdig op de hoogte worden gebracht en beschikken over de juiste gegevens. We gingen na bij de dossierbeheerders van sociale secretariaten besox en WijHelpen, om te weten te komen wat vaak voorkomende problemen zijn rond de personeelsadministratie, en hoe jullie deze best kunnen vermijden.

jouw dossierbeheerder als payroll partner
Jouw dossierbeheerder helpt je graag op weg naar een correcte personeelsadministratie en snelle verloning. Daar heeft ze wel jouw hulp voor nodig!

1. De DIMONA en minimale tewerkstellingsduur.

Bij elke in- en uitdiensttreding moet er voor de aanvang van de tewerkstelling een DIMONA ((Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte) worden gedaan. Houd er dan wel steeds rekening mee dat er een minimumduur van 3 uur tewerkstelling moet zijn. De enige uitzondering hierop is wanneer het gaat over schoonmaak van openbare ruimtes. In de Horeca kan hier ook een uitzondering worden gemaakt (tot 2 uur per dag of 10 uur per week), als de werkgever een gemotiveerde melding bezorgt aan de voorzitter van het PC. Deze maakt dit over aan de Adviesgroep Afwijkingen die dit beoordeelt.

2. Wacht niet tot het einde van de maand om gegevens van nieuwe medewerkers door te geven.

Voor meeste bedrijven is het einde van de maand het moment wanneer de lonen berekend en vervolgens uitbetaald worden. Prestaties of opgenomen verlofdagen moeten doorgegeven worden aan de dossierbeheerder om de loonberekeningen te starten voor een stipte en correcte uitbetaling.

Wacht daarom niet tot op het einde van de maand voor de gegevens van nieuwe werknemers door te geven! Zo kan jouw dossierbeheerder eerst nog de wijzigingen invoeren en controleren in het personeelsbestand en zo van start gaan met de loonverwerking. Indien een contract pas getekend wordt op het einde van de maand, is er natuurlijk weinig aan te doen dat dit samenvalt. Een correcte en tijdige loonverwerking verwerkt dus een portie teamwork :)

3. Geef alle geplande wijzigingen rond het personeelsbestand in één keer door.

Een dossierbeheerder helpt naast jouw bedrijf, ook andere ondernemingen met hun loonverwerking. Probeer alle relevante personeelswijzigingen waar je op voorzien bent in het midden van die maand te groeperen en in één keer door te geven. Op deze manier moet de dossierbeheerder niet constant tussen verschillende dossiers schakelen voor iedere individuele wijziging die binnenkomt. Wanneer alles in één keer doorgegeven wordt, verminderdt dit de kans van input fouten bij beide partijen.

Het beste alternatief natuurlijk, is dat de software van het sociaal secretariaat het makkelijk maakt voor de onderneming om zelf deze informatie te gaan beheren en wijzigen. Zo maken besox en Wijhelpen sinds kort gebruik van onze software om de loonverwerking en personeelsadministratie bij hun klanten in goede banen te leiden!

4. Wanneer je als werkgever zelf contracten opstelt, bezorg dan z.s.m. een kopie aan jouw dossierbeheerder.

Als werkgever kan je een arbeidscontract of arbeidsreglement gaan opstellen. Mits het contract natuurlijk voldoet aan de vereisten voor dat type overeenkomst. De sociale secretariaten bieden vaak ook de optie om dit contract voor je op te stellen. Ze kunnen je ook een template aanleveren die je zelf kan invullen met de juiste gegevens.

Besluit je toch om zelf de contracten op te stellen, zorg er dan zeker voor dat je een kopie bezorgt aan jouw dossierbeheerder. Doe dit ook zo rap mogelijk na goedkeuring van het contract. Om de loonberekening te kunnen uitvoeren, heeft de dossierbeheerder namelijk bepaalde gegevens uit dit document nodig. Denk maar aan het afgesproken loonpakket of het uurrooster waaraan deze persoon zal gebonden zijn.

5. Werken via flexi-job kan voordelig zijn. Vergeet niet om een raamovereenkomst op te stellen en de DIMONA tijdig uit te voeren.

Sinds 2015 bestaat er in de horeca een nieuw soort statuut: de flexi-job. Dit is een initiatief van de overheid om zwartwerk te vermijden, wanneer je naast een voltijdse (minstens 4/5) job wat wil bijverdienen. Sinds 2018 mag ook de detailhandel flex-jobwerknemers tewerkstellen en mogen gepensioneerden een flexi-job uitvoeren. Belangrijk voor de loonverwerking is dus wel dat je tijdig een raamovereenkomst hebt met een duidelijke beschrijving van de verwachte werkzaamheden. Vergeet ook niet om z.s.m. een DIMONA te laten opmaken eens de overeenkomst getekend is.

6. De prestaties die je doorgeeft, moeten overeenkomen met de aangegeven DIMONA's.

Wanneer je een werknemer wil vergoeden voor de prestaties die geleverd zijn, moet je natuurlijk ook zorgen dat deze persoon officieel is geregistreerd d.m.v. een DIMONA. Ga dus zeker na wanneer prestaties doorgegeven worden, dat deze ook overeenkomstig zijn met de aangegeven DIMONA's. Zeker in bedrijven en sectoren waar er veel schommeling is in het personeelsbestand door de aard van hun business, is dit van belang.

7. Ieder paritair comité heeft andere voorwaarden omtrent eco- en maaltijdcheques.

Maaltijdcheques en ecocheques zijn twee heel bekende extralegale voordelen die bovendien vrijgesteld zijn van sociale bijdragen. Let wel op, tussen verschillende paritair comité's kunnen de voorwaarden verschillen rond het toekennen van deze voordelen. Een bediende onder pc 200 kan bijvoorbeeld tot een maximum van € 250 euro aan ecocheques van hun werkgever ontvangen per volledig gewerkt dienstjaar. Wanneer we dit vergelijken met arbeiders in de bouwsector (pc 124), dan is het maximale bedrag beperkt tot € 100.

8. Het vakantiegeld van een arbeider wordt uitgekeerd en berekend door de vakantiekas. Voor een bediende wordt dit uitgevoerd door het sociaal secretariaat.

In de privésector hebben alle werknemers recht op vakantiegeld. De manier waarop dit berekend wordt en de partijen verantwoordelijk voor het uitvoeren hiervan verschillen tussen arbeiders en bedienden. Als bediende is de werkgever verantwoordelijk voor het uitbetalen van het vakantiegeld, wat betekent dat vaak het sociaal secretariaat dit voor zijn rekening neemt.

Voor arbeiders wordt dit echter geregeld door een vakantiefonds, die zowel de berekening als de uitbetaling doet. Afhankelijk van welke sector je werkzaam in bent, zijn er ook nog eens verschillende vakantiefondsen (hier vind je een overzicht). Indien er dus zich een probleem voordoet met het vakantiegeld, moet je dan ook de juiste partij gaan aanspreken afhankelijk als het over een bediende of werknemer gaat.

Bedankt aan de dossierbeheerders van Besox en Wij Helpen voor hun medewerking en het aanleveren van deze informatie.

Related stories