Wanneer je werkt met freelancers, moet je er als opdrachtgever wel over waken dat je de regels inzake schijnzelfstandigheid niet overtreedt. Dat is zeer belangrijk, want anders pleegt je bedrijf sociale fraude, wat zwaar bestraft kan worden. Ontdek in dit artikel enkele handige tips om schijnzelfstandigheid te voorkomen.
Wat is schijnzelfstandigheid?
Schijnzelfstandigheid is wanneer een freelancer het statuut van een zelfstandige heeft, maar in werkelijkheid een beroepsactiviteit uitoefent onder het gezag van een werkgever. Wegens die gezagsrelatie zou hij normaal gezien in loonverband moeten werken. Betekent dit nu dat je freelancer automatisch schijnzelfstandig is, wanneer hij van negen tot vijf in jouw bedrijf werkt? Nee, niet noodzakelijk. Volgens de algemene regels moet de zelfstandige kracht tegen meerdere van onderstaande criteria zondigen:
- De wil om zelfstandig te werken: jullie moeten formeel overeenkomen dat het om een samenwerking tussen zelfstandigen gaat.
- De vrijheid van werk: een zelfstandige beslist zelf op welke manier hij werkt, je beslist niet over zijn planning.
- De vrijheid van werktijd: een zelfstandige werkt wanneer hij wilt, hij volgt niet de werkuren van het bedrijf. Je mag hem bijvoorbeeld niet verplichten om een prikklok te gebruiken, verlof aan te vragen, een ziektebriefje in te dienen ...
- Hiërarchische controle: jullie overleggen af en toe over afgewerkte opdrachten, maar het gaat niet om regelmatige en uitgebreide rapportering/controle.
Lees meer over schijnzelfstandigheid en bekijk ook zeker deze video van VLAIO. Daarin vertelt een jurist nog veel meer over de regelgeving rond schijnzelfstandigheid en andere juridische aandachtspunten bij het werken met zelfstandigen. Ook strengere regels voor bepaalde sectoren komen daar aan bod. Om je te beschermen tegen de risico's van schijnzelfstandigheid, stel je best een zelfstandige samenwerkingsovereenkomst op.
Een correcte samenwerking met een freelancer
Heb je de geknipte persoon gevonden? Dan bepaal je best in een overeenkomst wat er verwacht wordt. Heel wat freelancers werken probleemloos volgens informele afspraken, maar wanneer het om een groot project of een structurele samenwerking gaat, zet je toch best het één en ander op papier. Dit doe je in een zelfstandige samenwerkingsovereenkomst. Zo vermijd je misverstanden en verduidelijk je de verwachtingen. In dit document bepaal je ook best hoe de samenwerking eventueel stopt. Tegelijkertijd verklein je aanzienlijk het risico op problemen rond schijnzelfstandigheid met een duidelijke overeenkomst.
Wat zet je in de samenwerkingsovereenkomst?
Hoe omvangrijk zo'n contract moet zijn, hangt sterk af van je sector en de precieze vorm van samenwerking die jullie voor ogen hebben. Het document moet wel minstens deze cruciale bouwstenen bevatten:
- De partijen met hun contactgegevens (in onderaanneming de 'opdrachtgever' en de 'dienstverlener', bij gelijkwaardige samenwerking 'ondertekenden').
- De overeenkomst: datgene waartoe jullie zich concreet verbinden.
- Het statuut van de zelfstandige: geef aan dat jullie als zelfstandigen samenwerken, niet als werkgever en medewerker.
- Concrete afspraken: wie doet wat, waar en hoe?
- Vergoeding: hoeveel bedraagt die? Gaat het om een uurtarief, of dag- of projectprijs? Binnen welke termijn worden de facturen betaald? Wat als de factuur niet op tijd vereffend wordt? En wat met de gemaakte kosten, vallen die mee aan te rekenen?
- Duur en einde: Wanneer gaat het contract in en tot wanneer loopt het? Wie kan het contract opzeggen, en hoe gaat dit dan in zijn werking?
- Aansprakelijkheid: wie is verantwoordelijk voor fouten, en hoe wordt eventuele schade vergoed?
Zoals al vermeld, verkleint dit contract de kans dat de RSZ en/ of de zelfstandige zelf ooit onderzoeken of er geen sprake is van schijnzelfstandigheid. Vermijd daarvoor in het contract ook woorden als vakantiegeld, uurroosters, groepsverzekering, gewaarborgd/maandelijks loon, en eveneens het exclusiviteit en niet-concurrentiebeding (tenzij van toepassing). Spreek bovendien af dat de zelfstandige eigen materiaal gebruikt en dat hij de betaalvoorwaarden op zijn factuur vermeldt.
Eventueel kan je ook in het contract een clausule laten opnemen waarmee je je als bedrijf indekt tegen schijnzelfstandigheid. Die houdt dan in dat, indien je ooit achterstallige sociale bijdragen zou moeten betalen, je deze kunt verhalen op de zelfstandige. Maar dit is enkel toegelaten indien de zelfstandige een vennootschap is. Anders druist dit in tegen de RSZ-wetgeving. Lees meer over wat je best opneemt in een zelfstandige samenwerkingsovereenkomst in dit artikel.
Kunnen jullie geen voorbeeldcontract aanbieden?
Er zijn veel standaardovereenkomsten online te vinden. Maar vaak regelen ze enkel de betalingsvoorwaarden, terwijl jullie contract ook clausules moet bevatten die eigen zijn aan de sector of de specifieke opdracht. Het ene takenpakket is bovendien de andere niet. Een goed opgesteld contract van een copywriter bevat bijgevolg andere clausules dan dat van een grafisch ontwerper, een IT'er ...
Laat het contract best opstellen door een advocaat met de nodige specialisatie. Gebruik je toch een standaardcontract, laat het dan op zijn minst grondig door een jurist nalezen, en volg ook deze tips van Freelancenetwork.be. Of je steunt voor alle administratie op een tussenpersoon, zoals bijvoorbeeld bij CrossCast.
Beheer alles in Officient!
Heb je de ideale Freelancer voor je nieuwe project of opdracht gevonden? Weet dat Officient een van de weinige hr-tools is waarin je ook alle relevante hr-informatie van deze freelancers kunt bewaren. Denk maar aan de samenwerkingsovereenkomsten, data over de betaling (BTW- en IBAN-nummer ), toegewezen assets enzovoort. Alweer een uitstekende reden om voor Officient te kiezen, die alle hr-gegevens van je onderneming - naast medewerkers dus ook voor zelfstandigen - centraliseert.
