Managing HR Product & company | 5 min read

Automatiseer hr taken door de integratie van Officient met Zapier

Succesvol ondernemen houdt een niet-aflatende zoektocht naar efficiëntie in. Dat begrijpen we bij Officient maar al te goed. Daarom stellen we alles in het werk om je het leven professioneel eenvoudiger te maken. Sinds kort maakt Officient bijvoorbeeld deel uit van Zapier, een integratieplatform die onze hr software linkt met meer dan duizend andere handige apps. Relax, schenk jezelf een kop koffie in en laat de automatisering haar werk doen.

Integreer tal van apps met Zapier en Officient

Tijden veranderen, businessmodellen veranderen, en de software verandert mee. Wat IT-toepassingen betreft is maatwerk hét sleutelwoord van de 21ste eeuw. Als je vindt dat dit stilaan als een cliché klinkt, kijk dan toch nog eens opnieuw naar de vele op maat gemaakte tools voor kmo’s. Waarom zou je er NIET voor kiezen? Ze zijn beter afgestemd op je situatie, vereisen geen zware investeringen en bieden een ongeëvenaarde support.

Officient is een van deze next gen applicaties. Alle cijfers en gegevens van alle medewerkers vind je er op één plaats: de bonnetjes van de zakenlunch vorige dinsdag, de aankoop van een laptop, het arbeidscontract ... Geen nodeloze zoektochten meer in de diepe, diepe labyrinten van Verkenner of Finder. En voortaan is er nog een goede reden waarom Officient je favoriete én enige hr-tool is: onze integratie met Zapier.

Interconnectiviteit in je IT-omgeving

Naast Officient gebruik je misschien nog andere applicaties, zoals Slack voor de communicatie met collega's, of Recruitee, Workable of Zoho om kandidaten op te volgen. Al deze tools worden uitgegeven door relatief kleine bedrijven. Wat een voordeel kan zijn, denk maar aan een betere dienst na verkoop en een grotere bereikbaarheid.

Alleen zijn deze kleinschalige tools vaak niet met elkaar verbonden ... Ze hanteren namelijk allemaal een eigen taal. Het is dan ook niet eenvoudig om informatie uit de ene app over te zetten naar de andere. Doe je dit manueel, dan staat je vaak heel wat knip- en plakwerk te wachten. Een bijzonder eentonige en arbeidsintensieve taak.

Dat moet efficiënter en makkelijker kunnen, dachten ze bij Zapier. Het bedrijf ging dan ook reeds in 2011 op zoek naar een oplossing. Het ontwikkelde een toepassing om al deze verschillende applicaties en programma’s met elkaar te verbinden. En die sloeg duidelijk aan: ondertussen zijn er al meer dan duizend apps bij Zapier aangesloten.

Wat doet Zapier precies?

Zapier bouwt een brug tussen de API's of Application Programming Interfaces van verschillende apps. Zo is het als het ware een vertaaldienst die applicaties met elkaar laat communiceren, ongeacht welke taal ze spreken. Wat maakt dit zoal mogelijk?

Stel: je bedrijf breidt uit en je neemt een nieuwe medewerker in dienst. De kandidaten volg je doorheen de sollicitatiegesprekken op met een tool als Recruitee of Workable. Beide apps maken deel uit van Zapier, waardoor koppelen een fluitje van een cent wordt.

Rekrutering versnellen met Zapier en Officient

Na enkele interessante profielen te hebben ontmoet (gesprekken die je registreert in je favoriete rekruteringstool), is het tijd om knopen door te hakken. Je wikt en weegt en kiest uiteindelijk de gelukkige die zich bij je team mag vervoegen. Het ogenblik waarop je je nieuwe collega via een van deze tools aanneemt, wordt hij of zij automatisch toegevoegd aan de hr-tool Officient. Dat bespaart je heel wat knip- en plakwerk.

Bovendien kan je de bestaande werknemers meteen laten weten dat de aanwerving een feit is. Dit kan door de nieuwe collega via een Slackbericht, een tweet of een e-mail direct welkom te heten op de werkvloer. Handig, niet?

Zappen maar!

Achter de schermen vereist een dergelijke interconnectiviteit een meer dan grondige IT- en programmeerkennis van de ontwikkelaars, maar voor jou als eindgebruiker kon de drempel niet lager liggen. Het basisprincipe van Zapier is namelijk heel eenvoudig. Je kiest een trigger in één app en koppelt daar een actie aan in een andere. Dit noemen we een 'zap'. Een voorbeeld maakt meteen duidelijk wat we bedoelen.

Stel dat je vaak bijlagen ontvangt bij e-mails in Gmail. Rapporten, cv's van sollicitanten, voorstellen, presentaties. Je moet deze allemaal manueel aanklikken en downloaden in de juiste map. Niet bepaald een boeiend werkje. En wanneer je net op het foute ogenblik wordt onderbroken door een dringend telefoontje, bestaat het risico dat je een bijlage over het hoofd ziet, met alle gevolgen van dien.

Makkelijker documenten beheren met Zapier en Offiient

Met Zapier kan je dit hele proces automatiseren en op de achtergrond laten lopen, zodat je je niet langer hoeft bezig te houden met het eindeloze openen van mails en downloaden van bestanden. Stel eenvoudigweg de trigger in (een nieuwe mail in Gmail) en de te nemen acties ('download het attachment in Dropbox en laat op Slack iedereen weten dat het bestand daar te vinden is').

Hoe helpt onze samenwerking met Zapier jou?

Simpel. Je wint tijd. Door routinetaken over te laten aan de algoritmen van Zapier, kan je je concentreren op wat écht belangrijk is. Want hoewel één vervelend klusje misschien niet veel tijd in beslag neemt, wordt je werkdag wel een pak overzichtelijker als je tien of vijftien dergelijke karweitjes automatiseert. Bovendien hoef je je niet langer zorgen te maken dat je zaken over het hoofd zou zien.

Zapier biedt een fenomenaal gamma van apps waarmee je Officient kan linken. De combinaties zijn eindeloos. Wanneer je je inschrijft bij Zapier (er is zowel een betalende als een gratis lightversie), ontvang je meteen een pdf met een karrenvracht inspiratie voor je zelf aan te maken zaps. Je zal versteld staan van de mogelijkheden.

Automatiseer taken en maak het jezelf makkelijker

Waarom je laten beperken door de grenzen van software? Creëer een workflow over tal van applicaties heen, nu ook vanuit Officient, en combineer zo het beste van beide werelden: de flexibiliteit, het slimme gebruiksgemak en de service van een handig maar kleinschalig programma en de veelzijdigheid van een groot softwarepakket.

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van Officient, al dan niet binnen de context van Zapier? Vraag nu je gratis proefperiode aan en ontdek hoeveel makkelijker je professionele leven kan worden dankzij verregaande automatisering. Maak daarna ook kennis met onze vele andere handige integraties met tal van populaire hr-applicaties.

Related stories