written by
Floor Debeyne

8 zaken die je zeker niet mag vergeten bij de offboarding van een medewerker

4 min read

Een offboarding betekent het einde van de employee journey. Maar vergis je niet: ook dit laatste contactpunt is enorm belangrijk. Om alles praktisch op orde te brengen als ook om af te sluiten op goede voet, zijn er een aantal zaken die je niet mag vergeten.

8 zaken die je abosuluut niet mag vergeten bij een offboarding

💬 Het exitgesprek

Op de eerste plaats: het exitgesprek. Daarin peil je naar feedback van de medewerker die vertrekt. En deze zal ongetwijfeld veel meerwaarde hebben. Vertrekkende medewerkers hebben namelijk niets meer te verliezen, en zullen daardoor geneigd zijn heel open en eerlijk te antwoorden op al je vragen. Met de informatie uit dat exitgesprek kan je aan de slag om een betere ervaring te creëren voor huidige en nieuwe medewerkers.

Vergeet tijdens dit gesprek ook niet om de medewerker de ruimte te geven om vragen te laten stellen. Of het nu gaat om een vrijwillig vertrek of een ontslag, de medewerkers zal hoogstwaarschijnlijk ook op zoek zijn naar een aantal antwoorden. Door hem/haar deze te geven, kunnen jullie op een constructieve manier eindigen.

Op zoek naar inspiratie om het exitgesprek in goede banen te leiden? In dit artikel geven we je 8 vragen die je zeker moet stellen.

⚖️ De compliance

Een offboarding is net als een onboarding deels een wettelijk en administratief proces. De medewerker zal bepaalde documenten van jou als werkgever nodig hebben. Denk maar aan het correct afsluiten van de samenwerkingsovereenkomst. Bezorg hem/haar deze documenten en onderteken ze of laat ze ondertekenen. Ook voor de overheid zal je enkele documenten in orde moeten brengen, zoals de Dimona.

Let op: ontsla je als werkgever de medewerker, dan moet je je aan een aantal regels houden. Zo ben je verplicht om een motivatie voor ontslag op te stellen of een outplacement te regelen.

📝 De gegevens

Een medewerker die vertrekt, vertrekt ook uit al je systemen. Wat bedoelen we daarmee? Dat je tijdens een offboarding alle persoonlijke gegevens en documenten van deze medewerker dient te verwijderen. Dat gaat van e-mailadres tot ziektebriefjes, van rekeningnummer tot loonbrieven. Bepaalde documenten m.b.t. fiscaliteit of de loonverwerking moeten wel langer worden bewaard, maar normaal neemt jouw sociaal secretariaat deze verantwoordelijkheid voor zijn rekening.

Heb je een tool voor je medewerkers? Dan kunnen zij in de meeste gevallen zelf hun gegevens wissen en/of downloaden. Zo hoeven ze je niet te mailen en hebben ze hun data in eigen handen.

cta

🔨 De werkmiddelen

Wat medewerkers ontvangen van jou als werkgever om hun job uit te kunnen voeren, dienen ze bij de offboarding ook terug te geven. Deze behoren immers tot het bedrijf. Vraag daarom aan de medewerker om de middelen die eigendom zijn van je bedrijf, zij het een laptop of beveiligingskleding, terug te geven en berg deze veilig op voor eventuele nieuwe medewerkers. Sluit ook alle digitale toegangen af. Een tool zoals Officient kan je helpen om nauwkeurig bij te houden wie welke werkmiddelen heeft en welke toegangen verschaft werden.

Wat met intellectuele eigendommen? Deze kun je in principe niet terugvragen. Door ervoor te zorgen dat de vertrekkende medewerker geen wrok koestert, zorg je er echter wel voor dat hij/zij geen reden heeft om bedrijfsgeheimen ergens anders te gaan verkondigen.

🥁 De communicatie

Tijdens een offboarding is het ook belangrijk om de collega’s op de hoogte te brengen van het vertrek. Communiceer dit eerst naar het specifieke team toe, en daarna ook op een tactvolle manier naar de andere medewerkers in je bedrijf. Vergeet tot slot ook de (externe) contacten van de medewerker niet in te lichten.

🚀 De overdracht

Hoewel niemand graag mensen ziet vertrekken of ontslaat, gaat het werk wel gewoon door. Vraag daarom aan de medewerker om de stand van zaken even toe te lichten en wijs zijn/haar openstaande taken toe aan ofwel de nieuwe medewerker ofwel een collega.

Heb je al iemand nieuw gevonden die snel kan starten? Dan kan je voor een vlotte overdracht de nieuwe medewerkers al laten meelopen met de vertrekkende medewerker.

🥂 De afscheidsdrink

Is het een echt afscheid zonder te tonen dat je het werk dat de medewerker heeft geleverd voor je bedrijf waardeert? We vinden van niet. Trakteer de medewerker daarom een laatste keer op een drink met het voltallige team. Benoem enkele prestaties, haal een hoop leuke anekdotes aan en bedank hem/haar. Je kan eventueel ook een kleine attentie voorzien.

🤝 Het contact houden

Tot slot raden we je aan om ook na de offboarding contact te houden met de medewerker. Zo houd je de deur op een kier wanneer hij/zij ooit zou willen terugkeren. Volg bijvoorbeeld het verdere verloop van hun carrière of richt een alumni-groep op.

Je offboarding-proces in kannen en kruiken gieten? Met een brede HR tool zoals Officient stroomlijn je het programma en volg je alle zaken makkelijk op via een digitale checklist. Mis nooit meer een to-do of deadline, neem op goede voet afscheid en vloei je zonder moeite over in de onboarding van de nieuwe medewerker.

cta
Ontdek de laatste trends in hr met concrete tips & tricks om jouw personeelsbeleid te optimaliseren.
Sign up for our newsletter