Al decennia wordt Excel gebruikt om data te bewaren en berekeningen op uit te voeren. Vandaag is kunnen werken met deze rekentabellen een vereiste skill voor elke bediende. Excel is zeker een handig hulpmiddel in bepaalde gevallen, maar om HR data te bewaren en bewerken, is het de verkeerde tool. We geven je dan ook 7 redenen waarom je beter geen Excel gebruikt voor HR taken.
1. Excel brengt niet alle HR data samen
Je houdt als onderneming veel HR data bij van je medewerkers, potentiële kandidaten en alle bijhorende HR processen. Ga even door onderstaande lijst en vink mentaal af over welke HR data je beschikt in jouw organisatie:
- Een lijst van alle medewerkers, hun persoonlijke gegevens, contactgegevens..
- Een lijst van alle bedrijfsbezittingen toegewezen aan medewerkers: wagens, laptops, sleutels, werkmateriaal -en kledij... en bijhorende informatie
- Een lijst van alle mogelijke opleidingen, met wie welke opleiding al voltooid heeft en eventuele certificaties die daar behaald werden.
- Een lijst van alle aangevraagde en goedgekeurde verlofdagen, opgesplitst naar de verschillende types met een aparte lijst voor gewerkte overuren.
- Een lijst van mogelijke kandidaten (of poules) voor bepaalde functies, gekoppeld aan hun CV's en eventuele contactgegevens.
Al deze HR data bewaren in dezelfde Excel zou gekkenwerk zijn. Bovendien heb je nu nog niet alle data verzameld. Denk maar aan informatie die je niet in Excels kan opslaan. Arbeidscontracten en -reglementen, policies, werkdocumenten, aankoop- en verzekeringsdocumenten... Het gevolg? De HR data zit nog steeds verspreid.
2. Excels op orde houden kost tijd, veel tijd
Een studie door the Center of Effective Organizations bracht de tijdsbesteding van HR professionals in kaart tussen 1995 en 2010. Het toonde aan dat tussen 13,6% en 23,2% van de beschikbare tijd van een HR professional, gespendeerd wordt aan het onderhouden van gegevens van medewerkers.
Stel dat een HR medewerker aan een loonkost zit van 3500 euro per maand. Dan geef je iedere maand tussen de 475 en 800 euro uit aan het correct houden van al die HR data. Wanneer we alleen naar de tijdsinvestering kijken, komt dit neer op minimum 1/6e van de beschikbare tijd van deze HR professional die verloren gaat. Tijd die zou kunnen gespendeerd worden aan rekrutering, opleidingen, performance, het loonbeleid of tal van andere cruciale HR processen.
3. Excel is niet heel veilig
Er zijn duizenden voorbeelden van data lekken die gebeurd zijn ten gevolge van spreadsheets. Nog geen vier maanden geleden publiceerde TechCrunch een artikel dat tientallen Box accounts van bedrijven mogelijk data aan het lekken waren. Wanneer we dan spreken over HR data zoals iemand zijn thuisadres, telefoonnummer of bankrekeningnummer, dan wordt het snel duidelijk dat Spreadsheets niet de meest veilige plaats zijn om zo'n gevoelige data te bewaren.
Hoe kan dit dan gebeuren? Ten eerste zijn Excels onveilig omdat er per document, niet per persoon, toegangsrechten worden toegekend. Ten tweede gaan mensen vaak een kopie maken van het document naar hun eigen account, of het zelfs lokaal downloaden. Allemaal plaatsen die niet dezelfde mate van beveiliging hebben. Tenslotte heeft data in Excels niet dezelfde mate van encryptie of ingebouwde veiligheidsmaatregelen zoals databases in software dat hebben.
4. Excels bevatten gemakkelijk fouten
Heeft je Excel ooit al laten weten dat rij 122, kolom 18 niet aangevuld is? Ben je al eens een onlogisch getal uitgekomen na een berekening, gewoon omdat er ergens een komma i.p.v. een punt stond? Of dat je HR collega de verlofgegevens al had aangepast?
Wanneer je zoveel data beheert in een Excel, dan wordt de kans alleen maar groter dat deze uiteindelijk fouten zal bevatten. Niet alleen kan je zelf eens iets over het hoofd zien of een fout maken, iedereen anders die toegang heeft, kan dat ook. Bovendien weet je niet wie welke aanpassingen heeft gemaakt, tenzij je er expliciet naar vraagt.
Is er een adres gewijzigd, een laptop van eigenaar veranderd of heeft je collega een opleidingsdag verplaatst? In Officient houden we via activity feeds een gedetailleerd log bij van elke aanpassing die wordt gemaakt.
5. Excel maakt het niet gemakkelijker voor medewerkers om HR taken uit te voeren
Denk eens na over verschillende HR processen. Het bijhouden van verlofdagen in een Excel is een middel om prestaties door te geven aan payroll, maar dat betekent niet dat het daarom gemakkelijker is voor medewerkers om verlof aan te vragen. Ze moeten nog steeds mailen, bellen of een briefje nalaten om dat te regelen.
Niet alleen verlofdagen aanvragen wordt er niet gemakkelijker op. Als iemand verhuist, dan zal er moeten gemaild worden naar HR voor woon-werkverkeer. Als iemand ziek is geweest, zal een ziektebriefje moeten afgegeven worden aan HR. Een bedrijfswagen die wordt vervangen, HR zal het opnieuw moeten registreren in de juiste Excel.
Het is belangrijk om HR processen te documenteren, maar Excels vertragen de snelheid waarmee deze uitgevoerd kunnen worden. Bovendien verandert er niets aan de ervaring voor medewerkers, die alleen maar gefrustreerd worden door alle zaken die ze handmatig aan HR moeten doorgeven.
6. Excels hebben geen ingebouwde rapportering-tools, dat moet je zelf doen
Je kan bijvoorbeeld een staafdiagram maken van hoeveel ziektedagen iedere medewerker heeft opgenomen, om te zien als je met absenteïsme te maken hebt. Jammer genoeg is dit onvoldoende. Zonder menselijke interpretatie, zou je kunnen besluiten dat elke persoon die zwanger was of een zware ziekte had, met een absenteïsme probleem zit.
Er zijn betere berekeningsmethodes zoals de Bradford Factor, om dit in kaart te brengen, maar dan heb je meer data en complexere berekeningen nodig.
Een ander probleem is wanneer je data moet samenbrengen over verschillende Excels heen. Stel je wilt een draaitabel maken om de evolutie van de lonen te vergelijken. Je hebt een Excel met de loongegevens voor iedere maand van het sociaal secretariaat, maar dat is niet de enige data die hier telt. Er zijn ook nog andere voordelen die je moet incalculeren. Zoals welke assets heeft die persoon (bedrijfswagen, laptop..), mag hij of zij overuren maken en hoe zit het met de anciënniteit? Je zal een heel complexe draaitabel moeten opstellen, die data correleert over verschillende Excels, om hier een duidelijk beeld van te krijgen.
In Officient gaan we belangrijke HR metrics en trends automatisch gaan visualiseren. Geen rapport over de samenstelling van het loonbeleid. We tonen je wel in real-time de lonen per medewerker of per team, of je nu 10 of 100 medewerkers hebt.
7. Excels uitrusten met automatische berekeningen, is niet hetzelfde als automatisering
We horen het wel vaker: "Ja maar ik heb mijn Excel zo gebouwd dat eigenlijk al veel administratie en aanvulling van HR data geautomatiseerd wordt." Dat is zeer ingenieus gevonden, maar daar hebben we toch enkele bedenkingen bij:
- Wat als de wetgeving of de berekening van het proces wijzigt? Ga je dan iedere keer deze Excel opnieuw instellen om fouten te vermijden?
- Wat als iemand anders dan HR inzicht wil in die data? De HR medewerker die deze Excel heeft opgemaakt, begrijpt perfect hoe het in elkaar zit, maar wat als een zaakvoerder of manager inzicht wil? Dan moet er vaak gegrepen worden naar een ander, even befaamd HR hulpmiddel, namelijk het rapport.
- Wat als de huidige HR medewerker de organisatie verlaat? Gaat deze dan de de nieuwe HR professional opleiden over hoe te werken met deze Excel?
Hopelijk wordt het nu duidelijk waarom HR moet stoppen met Excel te gebruiken voor HR data. Kies daarom voor een HR platform zoals Officient die integreert met verschillende databronnen, zoals payroll, andere HR tools, maar ook de medewerkers die hun data kunnen beheren via de self-service.
