Bij een functioneringsgesprek is het niet aan de hr-manager om de leiding te nemen, maar toch spelen ze ook hier een belangrijke rol. Een faciliterende rol. In dit artikel halen we daarom 4 veel voorkomende fouten aan en bespreken we hoe je je team managers kan trainen om deze te vermijden.
1. Het functioneringsgesprek gelijkstellen aan de loononderhandeling
Om het functioneringsgesprek ten volle te benutten moet je de idee dat het één het ander volgt ontkrachten. Wij geloven er sterk in het loskoppelen van het functioneringsgesprek en het loongesprek. Moedig je team leads daarom aan om de twee volledig op te splitsen in regelmatige evaluatiegesprekken en loononderhandelingen.
Waarom? Om tot de kern van het functioneringsgesprek te komen. Het linken van performance management aan loonsverhogingen zorgt dat geld een sturende factor zal zijn tijdens het gesprek. Medewerkers zullen wat ze zeggen afstemmen op de bonus of loonverhoging die ze zouden kunnen krijgen, in plaats van zich bezig te houden met de evaluatie. Dit is een gevaarlijk neveneffect. Medewerkers verliezen uit het oog waar het functioneringsgesprek eigenlijk over gaat: hun ontwikkeling, hun mijlpalen, hun ambities en hun plaats in het bedrijf.
2. Feedback geven uit eigen belang
Feedback is uiteraard in de meeste gevallen subjectief. Toch mag het eigen belang van de beoordelaar geen invloed hebben op het functioneringsgesprek. Raad je team leads daarom aan om de methode van 360° feedback te gebruiken.
360° feedback verzamelt feedback over de prestaties van medewerkers bij verschillende bronnen. Het combineert verschillende standpunten in tegenstelling tot de standaard beoordelingsmethode waarbij enkel de leidinggevende wordt ingezet. Deze top-down feedback kan worden aangevuld met bottom-up feedback van medewerkers en van collega's.
3. Foute beoordelingseffecten aan de basis van het gesprek leggen
Wanneer je team mangers starten vanuit een vooringenomen standpunt, werkt dat het functioneringsgesprek tegen. Deze boordelingseffecten zullen een negatieve impact doordat ze zowel de objectiviteit, de authenticiteit en de ruimte voor debat ondermijnen. Breng deze effecten onder de aandacht bij je mangers en geef aan hoe ze hier alert op kunnen zijn.
Halo-effect
Het menselijk brein is getraind om te focussen op bepaalde kwaliteiten van een persoon die eruit springen. Als die positief is zullen andere eigenschappen ook positiever ervaren worden. Dit noemt men het Halo-effect.
Horns-effect
Het Horns-effect is het tegenovergestelde van het Halo-effect. Wanneer bepaalde kwaliteiten van een persoon negatief ervaren wordt, zullen andere kwaliteiten van deze persoon ook negatiever ervaren worden.
Central Tendency Bias
Dit effect kom voor bij het beoordelen aan de hand van een rating. De Central Tendency Bias is het effect waarbij beoordelaars de neiging hebben om steeds een score te geven die iets boven het gemiddeld ligt.
Het gelijkaardig-aan-mij effect
Als mens neigen we naar mensen die op ons lijken. Ook tijdens het functioneringsgesprek kan het daarom voorkomen dat het gesprek positiever uitdraait als de medewerker één of meerdere gelijkenissen heeft met het teamlead.
4. Communiceren zonder duidelijk kader
Zonder duidelijke structuur mist het functioneringsgesprek te vaak zijn doel. Het moet voor beide partijen glashelder zijn waarvoor het gesprek dient, waarover het gaat en wat er gezegd wordt. Help je team managers bouwen aan een kader. Voorzie hen bijvoorbeeld van een vragenlijst.
Daarnaast kan feedback die niet geduid wordt, fout geïnterpreteerd worden en zelfs kwetsen. Zorg dat je beoordeelaars voldoende achtergrond schetsen. Je kan hen daarvoor dit raamwerk aanreiken:
- Ik merk op dat je...
Observatie: Wat is volgens jouw het probleem? - Dat geeft mij het gevoel dat je...
Gevoelens: Hoe voel je je daarbij? - Omdat...
Verklaring: Hoe komt het dat je je zo voelt? - Kunnen we afspreken dat...
Verzoek: Wat zou beter kunnen en hoe?
Wil jij inzetten op een waardevol en helder functioneringsgesprek, maar weet je niet hoe je eraan moet beginnen? Onze template geeft je een sterke basis. Download het hier.
