Avec votre organisation, il est de plus en plus nécessaire de se trouver sur la même page. Même si vous souhaitez que les relations avec vos employés restent informelles. Des accords, des processus et des politiques sont nécessaires après un certain temps. Un manuel du personnel bien rédigé vous donne quelque chose à quoi vous accrocher et a un effet motivant. Surtout si vous l'élaborez avec vos collaborateurs ! Cet article de blog vous montre la voie pour commencer.
Réglementation du travail et au-delà
Tout d'abord, la loi belge impose à toute organisation employant du personnel d'établir un règlement du travail. Ce document contraignant définit les droits et obligations des employeurs et des employés. Pensez à l'horaire, aux accords sur le paiement des salaires et aux procédures en cas d'incapacité de travail. Dans cet article, vous trouverez toutes les informations dont vous avez besoin pour élaborer un règlement du travail correct et moderne.
En bref, le règlement du travail apporte de la clarté sur les questions essentielles pour vous et vos employés. En outre, il s'agit d'un document que l'employé doit lire. Saisissez l'occasion d'inspirer vos employés de manière positive et de leur donner des informations sur d'autres aspectsde l'entreprise : développez le manuel du personnel dans son ensemble.
Un manuel du personnel : rien que des avantages
Un guide
Un manuel du personnel - également appelé manuel de l'employé, manuel de politique générale ou règlement du personnel - donne à tous les membres de l'entreprise une base solide. Il contribue à une atmosphère positive sur le lieu de travail, à une culture d'entreprise constructive et à la loyauté de vos employés.
Un manuel de l'employé fixe les attentes de chacun et améliore ainsi l'atmosphère dans l'entreprise.
Un tel manuel indique clairement ce que vous, en tant qu'employeur, attendez de vos employés et ce qu'ils peuvent attendre de vous. Il contient les accords et les politiques qui s'appliquent à tout le monde dans l'entreprise. En les consignant par écrit - idéalement sans papier - les employés savent que vous traiterez tous leurs collègues de la même manière, de manière standard.
Un document pour tout le monde
En tant qu'employeur, vous pouvez vous appuyer sur le manuel du personnel en cas de discussion. Il complète les contrats de travail individuels. Si vous y faites référence dans chaque contrat de travail, il peut également en faire partie (juridiquement).
Intégration harmonieuse des nouveaux employés
Le manuel de l'employé est également un outil pratique pour l'accueil des nouveaux employés. Il répond à bon nombre des questions que les nouveaux arrivants se posent de toute façon. Avec un ouvrage de référence clair à portée de main, ils se sentent armés et soutenus pour relever tous ces nouveaux défis.
Conseils pour un manuel de l’employé efficace
Un manuel du personnel peut parfaitement être un recueil de toutes sortes de politiques et de procédures. Mais le moyen le plus simple pour les employés de se rendre au travail est d'en faire un seul document bien disposé. Ainsi, votre manuel de l'employé devient le livret contenant les "règles du jeu" pour tous ceux qui jouent un rôle dans votre entreprise.
Quelles informations et politiques ne doivent pas manquer ?
Une plongée dans la base de données d'Officient nous apprend que de nombreuses entreprises citent les mêmes sujets dans leur manuel de l'employé. Ils s'efforcent de créer un mélange motivant d'informations indispensables et utiles.
Un mot de motivation et d'orientation de la part de la direction
Parlez du cœur de votre entreprise : la vision, la mission et les valeurs. Indiquez clairement ce qui est important pour l'entreprise, tant en termes de satisfaction des employés que d'objectifs commerciaux. Plongez le lecteur dans la culture de votre entreprise.
Les informations indispensables
Ces politiques et accords doivent être respectés par tous les employés. Mettez-les donc au début du manuel de l'employé et faites-les signer si nécessaire.
- Code de conduite
Décrivez comment vous attendez des employés qu'ils reflètent les valeurs de l'entreprise dans leur comportement envers leurs collègues et les clients (par exemple, les règles de non-discrimination). - Politiques sur la manière de traiter le matériel appartenant à l'entreprise
Il s'agit par exemple de règles concernant les voitures ou les vélos de fonction, le travail à domicile et l'utilisation du téléphone portable. - Consignes de sécurité
- Accord de non-divulgation ou clause de confidentialité
Bon à savoir
- Informations sur les avantages extra-légaux dont bénéficient les employés
Expliquez, par exemple, comment fonctionnent l'assurance hospitalière et l'assurance de groupe, où faire le plein d'une voiture de société, etc. - Informations sur les possibilités de formation
- Informations sur les rémunérations spéciales
Expliquez, par exemple, comment les employés peuvent se faire rembourser leurs frais, comment fonctionne le système de commissions et comment fonctionne le paiement des heures supplémentaires. - Procédure pour l’exécution de certaines tâches
- Procédure en cas d’urgence (par exemple, en cas d’incendie)
Combinez cela avec un plan de l'immeuble de bureaux, indiquant les voies d'évacuation et les sorties de secours. - Organigramme
En ayant un aperçu de qui remplit quelle fonction, les employés savent rapidement à qui ils peuvent s'adresser pour quelles questions. Conseil : mettez l'accent sur les personnes dont vos employés ont besoin en cas de problème (par exemple, un médiateur, un secouriste, un conseiller en prévention). - Déclaration de confidentialité
Décrivez comment votre entreprise traite les données de ses employés. - Questions fréquemment posées
Avec une liste de questions-réponses, vous donnez beaucoup d'informations sur de "petits" sujets de manière concise. Par exemple, des accords sur les vêtements, sur l'utilisation des médias sociaux pendant les heures de travail ou sur la procédure de demande de congé. Vous pouvez également y inclure des règles "non écrites", qui aideront les nouveaux employés à se sentir rapidement chez eux.
Personne ne connaît mieux que vous vos employés, la culture de votre entreprise et le marché sur lequel vous travaillez. Ne vous arrêtez donc pas à cette liste, mais évaluez quelles informations sont vraiment utiles pour votre organisation. Si l'utilisation excessive des smartphones n'est pas un problème dans votre entreprise, vous n'avez pas nécessairement besoin d'élaborer une politique à ce sujet. Sachez également qu'un manuel de l'employé est un travail inachevé !
Meilleur pour l'environnement et plus facile pour l'employé !
Comment s’assurer que le manuel fonctionne ?
Inspirant et positif
Veillez à ce que vos employés prennent plaisir à lire cette montagne d'informations et à les prendre à cœur. Gardez cela à l'esprit, tant au niveau du contenu que du ton.
Évitez de transformer cette collection de politiques et d'informations en une liste de "ce qu'il ne faut pas faire". Soulignez ce que vous valorisez en tant qu'employeur.
Un manuel du personnel efficace utilise un style d'écriture qui correspond à la culture de l'entreprise. En outre, divisez les informations en petits morceaux (avec des sous-titres et des points forts) et donnez une vue d'ensemble grâce à une bonne table des matières.
Rendez l'ensemble facile à digérer avec des photos ou d'autres images. Vous pouvez trouver de l'inspiration dans les manuels du personnel créatif de Valve et Netflix.
Porté par tous
Ne rédigez pas le manuel de l'employé depuis votre fauteuil de RH, mais faites participer les employés. Après tout, il s'agit d'eux. Recueillez des informations sur les aspects qu'ils souhaitent absolument voir figurer dans le document, ou demandez au moins un retour sur une version préliminaire du document. Si les gens ont leur mot à dire sur les règles, ils s'y conformeront automatiquement mieux.
Vérifiez que tout ce qui figure dans vos accords et politiques est conforme au droit du travail et à la convention collective de travaildans le cadre de laquelle votre entreprise opère. Pour en être sûr, vous pouvez faire appel à un avocat spécialisé.
Montrez l’exemple
En tant qu'employeur, respectez systématiquement ce qui est indiqué dans les politiques. Les exceptions doivent rester des exceptions. Soyez transparent sur les cas où vous autorisez des exceptions pour des raisons valables.
À jour
Placez la version digitale à un endroit où tous les employés peuvent la trouver facilement et adaptez-la en permanence aux nouveaux besoins. Nous vous recommandons également de relire le manuel d'un œil critique au moins une fois par an. Rappeler régulièrement son existence aux employés n'est pas non plus un luxe superflu.
CONSEIL ! Il n'est pas nécessaire de réinventer la roue. Demandez à votre secrétariat social ou des amis entrepreneurs : comment les autres entreprises abordent-elles ces questions, où fixent-elles certaines limites... Trello est un bon exemple de manuel de l'employé que vous pouvez également utiliser comme modèle pour votre propre copie.
Vous êtes donc prêt à créer un manuel de l'employé adapté à vos besoins. Avec la fonction "Documents", tout se passe encore mieux. En un clin d'œil, vous pouvez créer de nouveaux documents, envoyer une version automatiquement personnalisée à tous vos employés et faire signer le tout électroniquement, si nécessaire.