Met Officient proberen we de HR-administratie niet alleen te vereenvoudigen, maar ook transparanter te maken. Die transparantie is trouwens wat klanten vaak spontaan aanbrengen als voordeel in de samenwerking met Officient. Hieronder geven we een overzicht van 5 concrete manieren om transparantie in HR te verhogen.
1. Bewaar alles op 1 plek
Het startpunt voor transparantie is dat alle HR-data op 1 plek opgeslagen wordt. Zeg vaarwel aan lokale excels of papieren dossiers, die slechts voor enkele medewerkers beschikbaar zijn. Ga ook ruimer dan de tool van het sociaal secretariaat, waar enkel de data van medewerkers op de payroll wordt opgeslagen, en waar vaak enkel een beperkte groep HR-medewerkers mee (kan) werken.
2. Ga voor self-service
Een van de richtlijnen van de GDPR is dat burgers zicht moeten hebben op de data die over hen bewaard wordt. Een self-service voor medewerkers biedt hen niet enkel mogelijkheden om HR-aanvragen te doen (zoals afwezigheden of IT-materiaal), maar eveneens een overzicht van alle data die de werkgever over de medewerker bewaart (zoals persoonsgegevens, gegevens partner, contracten). Voor meer info over de GDPR, zie: GDPR: niet van toepassing op mijn onderneming? .
3. Bied read-only toegang, zelfs aan externe stakeholders
Denk even aan volgende situaties:
Een manager wil tijdens de budgetronde even een actueel zicht op de verdeling van de loonkost binnen zijn team
Je wil een externe Comp&Ben (i.e., Compensation & Benefits, alles rond verloning) consultant advies vragen om je lonen te optimaliseren zodat er binnen dezelfde loonkost meer overblijft voor de werknemers
Je boekhouder wil zicht krijgen op de geplande aanwervingen van het komende jaar, om een inschatting te maken van de investeringen in IT-materiaal en in het wagenpark
Een investeerder vraagt in kader van een investeringsonderzoek een actueel overzicht van de globale HR-data van je onderneming
Vaak zijn deze situaties niet zo makkelijk te behandelen met de huidige tools. Enederzijds wil je heel voorzichtig zijn in het bepalen van welke informatie je deelt, want loondata is nu eenmaal erg gevoelige data. Anderzijds wil je dit makkelijk kunnen doen, en niet te veel tijd steken in manueel werk of individuele rapporten waar je bij elke bijkomende vraag nieuwe analyses moet doen.
Een mogelijkheid die vrij uniek is aan Officient - en waar we dus best trots op zijn - is dat je dergelijke read-only toegang heel makkelijk kunt configureren en verlenen. Zo krijgen je stakeholders enkel die informatie te zien die je wilt delen, en kunnen ze daar heel makkelijk zelf mee aan de slag.
4. Bewaar een historiek van beslissingen
Vaak is het handig om een historiek te hebben van de verschillende aanvragen van een medewerker (van verlof tot een opslag), de beslissing die daarop werd genomen en de motivatie voor die beslissing. Zeker bij opslagaanvragen blijkt dit vaak een pijnpunt, geïllustreerd door volgende vragen:
Kan je vertellen wanneer iemand de laatste keer opslag kreeg?
Kan je vertellen wat de reden was dat een bepaalde persoon geen opslag kreeg en wanneer je hem toen een nieuw gesprek hebt beloofd?
Dergelijke beslissingen liggen vaak gevoelig bij medewerkers. Via de 'activity feed' in Officient hou je een overzicht bij van alle aanvragen en beslissingen met betrekking tot een medewerker. Zo'n historiek blijkt bijzonder waardevol wanneer een beslissing na enkele maanden of jaren in vraag wordt gesteld, of wanneer er een verandering is in het personeelsbestand (bv. nieuwe manager of nieuwe HR-medewerker die de historiek van een medewerker niet kennen).
5. Analyseer & visualiseer data
Het is 1 ding om HR-data centraal bij te houden. Het is nog iets anders om die data makkelijk te analyseren en te visualiseren tot bruikbare inzichten. Pas dan wordt je data echt transparant.
Zoals onze klant OTA Insight ons vertelde: "Officient biedt ons bruikbare inzichten, zelfs wanneer je er niet specifiek naar zoekt". Concreet haalde OTA Insight er tijdens een management meeting de 'top earners'-grafiek uit Officient bij. Die geeft een visueel overzicht van de topverdieners in het bedrijf en hun loonpakket. Dit overzicht opende een boeiende discussie over de relatieve bijdrage van elk teamlid en mogelijke actiepunten om het loonpakket van bepaalde high-performers bij te sturen. Dergelijke inzichten en discussies faciliteren op basis van makkelijk toegankelijke HR-data, dat is een van onze belangrijkste doelstellingen bij Officient.