written by
Maarten Decroos

Workflows nu beschikbaar in Officient

Officient news Onboarding 5 min read
Nieuwe medewerker onboarding workflows

Onze nieuwe feature Workflows, helpt je met het uitvoeren van diverse taken in essentiële en recurrente HR processen. Vergeet nooit meer zaken bij het on- en offboarden van werknemers en weet steeds welke stappen je moet nemen om zakenreizen, juridische documenten of opleidingen administratief in orde te brengen.

Wanneer een bedrijf succesvol is en groter wordt, zal het systematisch meer structuur gaan aanbrengen. Vaak gebeurt dit door recurrente processen binnen de onderneming te gaan documenteren en te optimaliseren tot workflows. Deze evolutie zal waarschijnlijk gebeuren in verschillende onderdelen van het bedrijf. Is het nu sales, logistiek of in dit geval, de werking van belangrijke processen en workflows in human resources.

Laten we eens een kijkje nemen hoe de werking van human resources evolueert wanneer meer werknemers bij het bedrijf komen. Wanneer de eerste HR professional het team vervoegt, dan zal haar tijdsbesteding waarschijnlijk voldoende zijn om de meeste taken te dekken. Dit kan gaan van loonverwerking tot juridische verplichtingen rond bepaalde procedures (bv. ziekteverzuim in NL). Het managen van complexiteit zoals regelgeving in verschillende landen is dan ook nog vaak niet aan de orde.
Wanneer meer werknemers bij het bedrijf starten, dan moeten verschillende processen afgesteld worden tot helder gestructureerde workflows, om zo niets te vergeten en het proces duidelijk te maken voor nieuwe HR professionals en werknemers.

On- en offboarden van medewerkers

Het beste voorbeeld binnen HR van één van deze gestructureerde workflows, is het on- en offboarden van medewerkers. Gedurende deze processen zijn er een aantal taken die moeten vervolledigd worden. Zo wil je garanderen dat nieuwe medewerkers een vliegende start nemen, en dat mensen die de organisatie verlaten met een goed gevoel vertrekken. Misschien moet je bepaalde werknemersgegevens communiceren met het sociaal secretariaat, bijvoorbeeld voor de DIMONA-aangifte. Vergeet ook niet de juiste documenten op te maken en te laten tekenen. Bestel tijdig de juiste assets en misschien plan je best ook al de eerste dag? Voor offboarding plan je best een moment voor een exit interview, moet je ervoor zorgen dat de juiste assets teruggebracht worden en misschien wil je een afscheidsfeestje organiseren en dit communiceren naar het team?

Workflows kan je ook toepassen op andere HR processen dan louter het on- en offboarden van werknemers. Zo kan je een gestandaardiseerde workflow volgen voor de administratie rond zakenreizen te regelen of zelfs om de juiste procedure te volgen voor bepaalde juridische documenten op te stellen. Wanneer het bedrijf verder groeit, dan zullen deze gestandaardiseerde workflows misschien opsplitsen naar gelang het team of het land waar ze van toepassing zijn. Logisch wanneer je werkt met een internationaal werknemersbestand en je moet omgaan met verschillende arbeidswetgevingen.

Hoe werd '"Workflows" ontworpen en wat zijn de voordelen?

We hebben het onderwerp van gestandaardiseerde workflows onderzocht met onze bestaande klantenbasis, maar ook met geïnteresseerde prospecten en we ontdekten veel gelijkenissen in de manier waarop ze deze processen aanpakten. Om te beginnen waren verschillende workflows vaak gedefinieerd als een lijst van taken, die werden beheerd in een (gedeeld) tekst document of spreadsheet. Hierbij was er steeds iemand verantwoordelijk voor een bepaalde taak of soms een volledige workflow. En er was vaak een deadline die werd ingesteld per taak (bv. 1 week voor de 1e werkdag).

Het gebruiken van vaste workflows kan tal van voordelen gaan inhouden. Zo krijg je een productiviteitsverhoging bij HR medewerkers en organisaties door veel van de communicatie te gaan automatiseren. Door simpele en duidelijke interfaces wordt het ook makkelijker om deze taken op te volgen. Bovendien betekent dit ook een positieve impact op de ondersteuning van essentiële HR processen zoals onboarding. Want een goede onboarding kan serieus impact hebben op retentie van werknemers. In een recente studie door Talmundo & Vlerick blijkt dat 83% van nieuwe hires dat ook vinden.

Welke flow hebben we nu gedistilleerd uit deze feedback, om uiteindelijk een feature te bouwen die waarde kan leveren aan al onze klanten?

Hoe werkt workflows in Officient?

Workflow template in Officient
Het maken of aanpassen van een workflow brengt deze template view naar boven.
  • Je kan meerdere workflow templates gaan opmaken die kunnen opgesplitst worden a.d.h.v. team, de locatie waar de workflow van toepassing is en welke werknemersgebeurtenis het aan verbonden is (on -en offboarding of custom).
Onboarding checklist
  • Per medewerker een overzicht van workflows toegewezen aan deze persoon via werknemersprofiel. Je bewaart ook het overzicht via een aparte menu 'Workflows', waar je alle toegewezen workflows en hun voortgang terugvindt.
  • Taken kunnen toegewezen worden aan zowel admins als medewerkers (wordt zichtbaar via een aparte knop in de self-service). Zo kan je werknemers beter betrekken doorheen het proces. Bij het uitnodigen op de self-service, kan je bv. vragen dat ze hun gegevens gaan aanvullen (minder kans op fouten) en juiste attesten/ documenten gaan uploaden.
  • Automatische reminders a.d.h.v. actuele deadlines. Je wordt verwittigd in de app via notificaties, maar we brengen je ook via mail op de hoogte. Zo zal je nooit te laat zijn om een taak tijdig in orde te brengen.

Een actieve workflow van een medewerker opvolgen

Actieve workflow in Officient
Zorgen dat een werknemer direct de juiste accounts en toegang heeft, is een belangrijk deel van de onboarding.

In elk werknemersprofiel kan je zien welke workflows voor deze medewerker lopende zijn. Klik je op één van deze workflows, dan opent er een detailpagina die je meer inzicht geeft rond welke taken nog uit te voeren zijn, of welke al afgewerkt zijn. Je kan ook navigeren naar de 'Workflows' tab in de hoofdnavigatie om alle workflows te zien die aan jou als administrator zijn toegewezen. Daar vind je ook wat hun voortgang is en de datum wanneer deze actief werden ingesteld.

Taken toewijzen aan medewerkers

Taken binnen workflows zichtbaar in self-service
Betrek werknemers door hen via HR workflows taken toe te wijzen.

Je kan ook taken binnen workflows gaan toewijzen aan medewerkers. Deze zal dan verschijnen als een aparte tab 'taken' in hun self-service. Dit zorgt voor een betere verdeling van de workload en maakt het mogelijk om de medewerker beter te betrekken in verschillende HR processen.

Denk je dat 'Workfows' kan helpen met het verhogen van de efficiëntie in verschillende processen binnen jouw bedrijf?

HR Tool
Product update Workflows
Ontdek de laatste trends in HR met concrete tips & tricks om je personeelsbeleid te optimaliseren.
Sign up for our newsletter