En juin, nous approchons de l'été et avec lui affluent de nombreuses demandes de congés. Et même si ce ne sera pas un mois de juin "typique", il en sera de même cette année. Plus encore : les mesures corona se relâchent et vos employés attendent avec impatience leurs congés (souvent reportés). Êtes-vous prêt pour l'administration des congés? Votre entreprise travaille-t-elle encore de manière traditionnelle ou ce processus RH a-t-il déjà été numérisé? Découvrez dans cet article quelles sont les différences et ce que vous pouvez y gagner.
Par administration traditionnelle des congés, nous entendons l'administration non numérique des congés. Cela ne signifie pas que rien ne se passe en ligne (par exemple, par e-mail), mais plutôt qu'il n'existe pas de système RH entièrement intégré numériquement pour gérer les congés.
Le processus RH se déroule alors comme suit:
En tant que responsable (RH), vous recevez une demande, soit verbalement, soit sur papier, soit par e-mail. Une fois la demande reçue, vous devez vérifier manuellement combien de jours l'employé a déjà utilisés et combien il lui en reste. Ensuite, vous devez également vérifier manuellement si la période souhaitée est encore disponible. N'est-ce pas le cas ? Alors, vous refusez le congé. Est-ce bien le cas ? Alors, vous approuvez le congé.
Mais la paperasse ne s'arrête pas là. Tout doit être enregistré avec précision, afin que vous puissiez le transmettre au secrétariat social à la fin du mois. Après tout, ils ont besoin des informations correctes pour le calcul du salaire.
Quelle est la différence avec l'administration automatisée des congés?
L'administration automatisée des congés permet de disposer d'un système RH numérique et intégré. Le processus RH suit ensuite un flux d'approbation qui est inclus dans le paquet e-HRM.
- Les employés peuvent voir par eux-mêmes dans un ESS (Employee Self-Service) de combien de jours de congé non utilisés ils disposent encore et demander leurs congés. Ils peuvent également choisir le type de congé qu'ils souhaitent prendre. En outre, ils peuvent également voir dans ce calendrier qui a obtenu un congé pour quelle période.
- Les gestionnaires (RH) reçoivent une notification. Ils peuvent consulter le calendrier via leur outil et vérifier d'un coup d'œil s'il y a des chevauchements. Ils peuvent ensuite approuver ou rejeter la demande en un seul clic.
- Lorsqu'il le congé est approuvé, il est automatiquement inclus dans le calendrier. À la fin du mois, grâce à un lien avec les secrétariats sociaux, il est ensuite transmis dans son intégralité. Sans paperasse ni documents supplémentaires.
Que pouvez-vous y gagner?
Un gain en termes de décisions
Au lieu d'avoir différents documents éparpillés dans des armoires, des boîtes de réception et des feuilles de calcul, vous pouvez tout retrouver en un seul endroit. Grâce à cet aperçu complet et structuré, vous évitez les doublons et ne devrez décevoir personne par la suite. En outre, tout peut être transmis au secrétariat social à partir du même endroit. Ils disposent donc toujours des données correctes pour le calcul des salaires.
Un gain d'impact
Inutile de vous dire que l'administration traditionnelle des congés prend beaucoup de temps. Il est donc logique qu'une solution automatisée permette de gagner du temps. Mais savez-vous que vous pouvez également avoir plus d'impact grâce à cela? Pensez à ce que vous pouvez faire de votre temps si vous pouvez remplacer toutes les formalités administratives par un flux d'approbation numérique.
Un gain de transparence
Dans un Self-Service, les employés peuvent consulter leurs propres données et celles de leurs collègues. Cela leur permet non seulement de savoir s'ils peuvent encore utiliser leurs vacances, mais aussi de vérifier d'ores et déjà si la période pendant laquelle ils souhaitent prendre des congés est encore disponible.
Un gain de coopération
Vous pourriez penser qu'une solution numérique remplace la concertation et empêche donc la coopération. Ce n'est pas le cas. Il est vrai que l'on ne négocie en personne et que l'on ne discute pas de ce qui va se passer pendant le congé. Mais il existe bel et bien une coopération souple et harmonieuse, car les employés et les dirigeants peuvent rapidement parvenir à un accord. Même si vous êtes en déplacement. Cette flexibilité garantit à son tour qu'il y aura plus de temps pour cette discussion à un autre moment.
L'administration de vos congés passe-t-elle déjà par un logiciel RH? Faites-nous savoir dans les commentaires. Et profitez de votre congé!