Op 12/03/2020 besloten we dat we moesten ingrijpen om de verspreiding van Covid-19 in te dijken. We maakten van telewerk de norm. Meer dan een jaar later is dat het nog steeds en ga ik als hr-manager voortdurend op zoek naar manieren om het employee engagement bij Officient hoog te houden.
Hoe zorg ik ervoor dat ik op de hoogte blijf van wat er speelt bij onze medewerkers? Welke acties kan ik vanuit mijn rol ondernemen om te peilen naar hun motivatie en om hen betrokken te houden bij het hele gebeuren van Officient? Dit is mijn gouden top 5.
1. Mood checks
Voor mij is weten hoe het met onze medewerkers gaat een eerste belangrijke stap. Lukraak acties ondernemen bewijst zelden echt effect te hebben op employee engagement. Op zoek gaan naar waar het schoentje het meest wringt, leidt dus in mijn ervaring tot doeltreffendere oplossingen.
Bij Officient doe ik dit sinds vorig jaar aan de hand van mood checks. De eerste ging uit in april 2020 bij het begin van de lockdown. Sindsdien volg ik dit elke ongeveer elke 3 maanden op en begin ik enkele duidelijk trends en evoluties op te merken.
Om te peilen naar verschillende onderdelen van employee experience stel ik telkens zeker volgende 7 vragen.
- Hoe voel je je vandaag?
- Hoe denk je dat dat gevoel zal evolueren in de komende weken?
- Hoe staat het met je productiviteit?
- Hoe staat het met je motivatie?
- Heb je veel stress door je werk?
- Hoe ervaar je het gebrek aan sociaal contact met je collega’s?
- Wat zijn de grootste uitdagingen bij het werken vanop afstand?
2. Survey
Naast die mood checks lanceer ik elk jaar een langere survey waarbij ik dieper inzoom op onderstaande onderwerpen:
- 🏠 Bedrijf
- 💼 Job
- 🧠 Training en ontwikkeling
- 🧘 Welzijn
- 💰 Loon en voordelen
- 💜 Team
- 🤝 Leidinggevende
- 🔮 Over één jaar...
- ✨ Waarden
Door deze zaken te bevragen kom ik per medewerker, maar ook per team te weten hoe zij aankijken tegenover bepaalde zaken, hoe zij de dynamiek binnen het team en het bedrijf aanvoelen en waar er verbeteringen mogelijk zijn. Dit jaar voegde ik daar nog een extra onderwerp aan toe:
- 😷 Voor vs na corona
Dit liet me toe een heel duidelijke vergelijking te maken en te weten te komen waar ik in deze uitdagende tijden meer moest op inzetten om medewerkers betrokken te houden. Bovendien bekeek dit deeltje ook of er verschillen zijn in opvattingen over bepaalde zaken tussen mensen die voor en mensen die tijdens corona startten.
3. Donut Channel
Een trend die duidelijk naar voor kwam bij onze mood checks was dat de communicatie met collega’s, en dan vooral het gebrek aan informeel contact, voor de meeste medewerkers best zwaar valt. Een punt waar ik dus zeker de nodige aandacht aan wou besteden.
De Donut app bleek een cool initiatief dat warm werd onthaald door onze mensen. Wat is het? Donut is een programma dat teams wil helpen verbinden door de gesprekken die je normaal in de wandelgangen voert, virtueel te imiteren. De app integreert met Slack, en biedt leuke onderwerpen aan door een vraag te stellen in de groepschat. Op die manier wekt het informele interacties op. Daarnaast koppelt het wekelijks ook willekeurig twee collega’s die aangemoedigd worden om elkaar ook los van het werk te leren kennen.
Zo ontstonden al enkele interessante initiatieven: medewerkers gingen samen met de hond wandelen, picknicken in het park... Als kers op de taart organiseren we ook een real-life donut: willekeurige groepjes van 4 kiezen een buitenactiviteit om de banden aan te sterken.
4. Company meetings
Het is makkelijk om the bigger picture uit het oog te verliezen als je niet meer op kantoor of onder collega’s komt. Daarom zet ik, samen met de zaakvoeders en de teammanagers, sterk in op transparantie. Zowel company-wide als binnen de verscheidene teams.
Bij de start van het telewerken wilden we ervoor zorgen dat al onze medewerkers, en zeker de nieuwe mensen, goed op de hoogte bleven van het reilen en zeilen van Officient. Je spreekt je eigen team vaak en dit werd door de teamleads nog opgedreven door regelmatige check-ins. Maar hoe is de stand van zaken binnen andere teams? En wat gebeurt er ondertussen op bedrijfsniveau?
We organiseerden daarom onze company meeting wekelijks in plaats van maandelijks. Nu we een jaar verder staan en teams beter afgestemd zijn op het samenwerken vanop afstand, vindt de meeting weer om de maand plaats, maar met uitgebreidere updates, en vaak met een virtuele teamactiviteit achteraf.
5. Initiatieven van medewerkers
Als mijn medewerkers zelf naar mij toekomen met bepaalde voorstellen, dan koester ik deze. Zij weten immers beter waar ze nood aan hebben dan ik. Aangezien ze de stap durven zetten om het mij te vragen, vind ik dat ik dit altijd serieus moet nemen. Ik luister en help door een plan van aanpak op te stellen.
Zo kwam Florette op de proppen met de Donut app. Die blijkt nu voor veel collega’s een waardevolle aanvulling op onze interne communicatie. Een ander voorbeeld is hoe Britt de dag eens wou starten met een groepssessie yoga voor een productiviteitsboost, en dus deden we met een aantal collega’s van beforework in plaats van afterwork.
Ten slotte zou ik zeggen, moedig dit aan en zorg ervoor dat je medewerkers voelen dat ideeën gehoord worden. Vraag hen desnoods expliciet: Wat heb jij nodig om je meer betrokken te voelen?
