In juni verwelkomen we de zomer en daarmee ook een heleboel verlofaanvragen. Ben jij klaar voor die verlofadministratie? Gaat jouw bedrijf nog traditioneel te werk of is dit hr-proces al gedigitaliseerd? Ontdek in dit artikel wat de verschillen zijn en wat jij eruit kan halen.
Wat bedoelen we met traditionele verlofadministratie?
Onder traditionele verlofadministratie verstaan we niet-digitale verlofadministratie. Dat wil niet zeggen dat er niets online verloopt, want de meeste verlofaanvragen verlopen al jaren via mail. Het wilt zeggen dat er geen volledig digitaal geïntegreerd hr-systeem is om verlof te regelen. Het hr-proces gaat dan als volgt:
Als (hr-)manager ontvang je een aanvraag, dit kan zowel mondeling, op papier of via mail. Eens die aanvraag binnen is moet jij handmatig gaan checken hoeveel vakantiedagen de medewerker al heeft opgebruikt en hoeveel die er nog over heeft. Daarna moet je, ook handmatig, nagaan of de aangevraagde periode nog beschikbaar is. Zit dat niet goed? Dan keur je het verlof af. Is dat wel het geval? Dan keur je het verlof goed.
Maar daar stopt het papierwerk niet. Alles moet nauwkeurig worden bijgehouden, zodat je dit op het einde van de maand kunt doorspelen naar het sociaal secretariaat. Zij hebben de correcte informatie immers nodig voor de loonberekening.
Wat verschilt er bij geautomatiseerde verlofadministratie?
Bij geautomatiseerde verlofadministratie is dat digitale, geïntegreerde hr-systeem er wel. Het hr-proces verloopt dan volgens een goedkeuringsflow die is opgenomen in het e-HRM pakket.
- Medewerkers kunnen in een Employee Self Service (ESS) zelf zien hoeveel niet opgebruikte vakantiedagen ze nog hebben en hun verlof aanvragen. Ze kunnen daarbij ook kiezen welk verloftype ze willen opnemen. Bovendien kunnen zij in die kalender ook zelf al zien wie er voor welke periode verlof heeft verkregen.
- (Hr-) Managers krijgen hiervan een melding. Zij kunnen via hun tool de kalender raadplegen en in één oogopslag nagaan of en welke overlappingen er zijn. Daarna kunnen ze de aanvraag met één click goedkeuren of afkeuren.
- Wanneer er een goedkeuring is, wordt deze automatisch opgenomen in de kalender. Op het einde van de maand wordt die dan, door een koppeling met sociaal secretariaten, in zijn geheel doorgestuurd. Zonder extra papierwerk of extra documenten.
Wat kan jij erbij winnen?
Winst op vlak van beslissingen
In plaats van verschillende documenten verspreid over kasten, inboxen en spreadsheets, kan je alles vinden op één plek. Door dat compleet en gestructureerd overzicht voorkom je overlappingen en hoef je achteraf niemand teleur te stellen. Bovendien kan alles ook vanuit diezelfde plek doorgestuurd worden naar het sociaal secretariaat. Zo beschikken zij altijd over de correcte data voor de loonberekening.
Winst op vlak van impact
Dat traditionele verlofadministratie tijdrovend is hoeven we je niet te vertellen. Dat een geautomatiseerde oplossing voor tijdswinst zorgt is dan ook logisch. Maar weet je dat je daardoor ook meer impact kunt hebben? Denk meer eens aan wat je met je tijd kunt doen als je al het papierwerk kunt vervangen in een digitale goedkeuringsflow.
Winst op vlak van transparantie
In een Self Service kunnen medewerkers zelf hun eigen gegevens en die van hun collega’s bekijken. Dat zorgt er niet alleen voor dat zij zelf al weten of ze nog vakantiedagen kunnen benutten, maar ook al kunnen nagaan of de periode waarin ze verlof willen nemen nog vrij is.
Winst op vlak van samenwerking
Je zou denken dat een digitale oplossing het overleg vervangt en daardoor de samenwerking teniet doet. Dat is niet het geval. Je onderhandelt er inderdaad niet face-to-face over en het babbeltje over wat er tijdens het verlof te gebeuren staat valt weg. Maar er is wel degelijk sprake van een flexibele en vlotte samenwerking doordat medewerkers en managers snel tot een akkoord kunnen komen. Zelfs als het on-the-go gebeurt. Die flexibiliteit zorgt er op zijn beurt dan weer voor dat er op een ander moment meer tijd zal zijn voor die babbel.
Verloopt jouw verlofadministratie al via hr software? Laat het ons weten in de comments. En geniet van jullie verlof!