Verlof nemen met de corona-maatregelen waren - niemand had daar echt zin in. Ook je medewerkers spaarden hun vakantiedagen liever op. Gevolg: velen van hen moeten nu nog al hun verlof opnemen en dat kan de bezetting in het gedrang brengen. Hoe ga je als HR of leidinggevende om met die ophoping van verlof?
Wat zijn de juridische spelregels omtrent verlof?
Wat moet?
- Werkgevers moeten medewerkers herinneren aan het wettelijk verplicht aantal op te nemen verlofdagen. Er volgt mogelijks een boete voor de werkgever als medewerkers wettelijke verlofdagen niet opnemen.
- Medewerkers moeten die wettelijke verlofdagen opnemen binnen het jaar nadat ze zijn opgebouwd. Corona is geen excuus om verlofdagen over te dragen naar het volgende jaar. Als verlof niet binnen het jaar wordt opgenomen, moet vakantiegeld worden uitbetaald.
Wat kan niet?
- Werkgevers kunnen medewerkers niet verplichten om verlof op te nemen. Als werkgever kan je je medewerkers dus niet verplichten om verlof te nemen voor of tijdens een bepaalde periode*.
- Verlof is altijd een samenspraak tussen werkgever en medewerker: zowel werkgevers als medewerkers kunnen goedgekeurde verlofdagen niet zomaar verplaatsen of annuleren.
- Collectief verlof van het jaar zelf kan niet eenzijdig geannuleerd, verplaatst of verplicht worden.
Wat kan wel?
- Werkgevers kunnen medewerkers verplichten om ADV-uren op te nemen als er weinig werk is.
- Vervangende feestdagen moeten altijd voor 15/12 vastgelegd worden, tenzij andere verplichtingen ook vermeld staan in het arbeidsreglement (denk: collectief verlof).
*Wat betreft het afdwingen van verlof, staat of valt alles met wat er in je arbeidsreglement staat. Laat dit desnoods opnieuw nakijken door de juridische dienst of het sociaal secretariaat, om zeker te zijn dat je de Belgische wetgeving volgt.
Wat met het ophopen van verlof door de corona-maatregelen?
Nu je de regels kent, kan je beter inschatten hoe je met die opgehoopte vakantiedagen kan omgaan zodat je bedrijf kan blijven functioneren. Aangezien medewerkers hun verlof in het jaar zelf moeten opgebruiken, kan je ze niet overhevelen. Aangezien je hen niet kan verplichten om verlof op te nemen, kan je ook niet beslissen wanneer ze het opnemen. Dus hoe pak je het dan wel aan? Hier zijn een aantal oplossingen:
Herinner medewerkers aan hun ongebruikte verlof.
Wijs hen op het aantal vakantiedagen die ze nog moeten opnemen of vraag hen regelmatig of ze al plannen hebben met die vakantiedagen. Geef als manager ook het goede voorbeeld en plan je verlof tijdig in.
Ga het gesprek rond verlof aan met je medewerkers.
Duid daarbij eerst en vooral het belang van verlof. Bepaal daarna in samenspraak met hen wie wanneer vakantiedagen zal opnemen. Dankzij die samenspraak kan je voorkomen dat iedereen op hetzelfde moment verlof opneemt.
Tip: vraag ook aan de team leads om deze gesprekken aan te gaan. Zij hebben een beter zicht op de teambezetting en staan in nauwer contact met hun teamleden.
Neem een aantal regels rond verlof op in je arbeidsreglement.
Maak bijvoorbeeld een policy worden op met de vraag om 75% van de verlofdagen op te nemen tegen 1 sept, zodat het bedrijf kan blijven functioneren. Of neem er een periode van collectief verlof in op.
Hoe kan Officient helpen?
Wil je die samenspraak efficiënter laten verlopen dan over-en-weer-mailen? Dan kan de juiste tooling je helpen. Managers en medewerkers hebben in Officient altijd een visueel idee van wie wanneer afwezig is. Dat helpt hen gegronde beslissingen te maken met het oog op een goede bezetting.
De goedkeuringsflow voor verlof zorgt er dan weer voor dat je het aanvragen, goed- of afkeuren en annuleren van verlof 3x kunt versneller.
Wat zijn de voordelen?
- Medewerkers kunnen raadplegen hoeveel ongebruikte vakantiedagen ze nog hebben. Zo hebben ze ten alle tijde zicht op hoeveel verlof ze nog kunnen opnemen en hoeven ze daarvoor niet bij HR aan te kloppen.
- Medewerkers kunnen makkelijk aanvragen plaatsen om verlof op te nemen, of het te verplaatsen. Zo verlaag je de drempel om verlof te vragen.
- Managers krijgen meldingen van deze aanvragen en kunnen deze beoordelen op basis van het overzicht in de teamkalender. Zo creëer je de samenspraak in het proces.