De deuren van ons kantoor mogen dan wel tijdelijk gesloten zijn, die naar onze klanten en nieuwe collega's staan wagenwijd open. Om ons product continu te verbeteren en om klanten nog beter te ondersteunen, werven we enkele frisse talenten aan. 4 nieuwe medewerkers die in de komende 4 weken starten. En ze zullen hun start niet missen. Door de ongewone situatie zullen zij als eersten kennismaken met een complete remote onboarding.
Offline versus online
Wat verandert er bij een remote onboarding? Puur theoretisch gezien: niet veel. Het onboarding proces verloopt nog altijd volgens drie stappen: eerst de pre-boarding, dan de onboarding en uiteindelijk de follow-up. En ook de 4 C's van onboarding houden stand. Geen idee wat deze inhouden? Lees dan dit blog artikel.
In de praktijk is er wel een groot verschil. Hoe zet je die 4 C's remote op? Wat zijn de uitdagingen, wat de oplossingen en wat de voordelen? Uiteraard heeft online communcatie zijn beperkingen, maar het heeft ook een hoop potentieel ten opzichte van offline. Denk maar aan fully remote workers, de mogelijkheden voor remote hires, en de innovatieve skills die je er ongetwijfeld uit zal leren.
De constante die wij opmerken? Video, video en nog eens video. We zijn er ons van bewust dat dit challenging is. Video komt dicht in de buurt van face-to-face interacties, maar het heeft zijn grenzen. Ons beste advies? De digitale tools zijn beschikbaar. Probeer ze zo optimaal mogelijk te benutten. Gebruik ze om een persoonlijke touch te geven aan je remote onboarding en om leermogelijkheden open te stellen.
De 4 C's van onboarding gedigitaliseerd
Compliance
Wat moet er praktisch in orde worden gebracht? Een werkplek. Al krijgt deze hier een nieuwe betekenis. Laat het materiaal dat nodig is om de job goed uit te voeren thuis leveren. Dan kunnen nieuwe medewerkers zich zelf installeren.
Wat houdt de administratieve kant in? Dat gaat om toegang tot software, gegevens (e-mailadres, logins) en contracten. Soms is het moeilijk om hier overzicht in te bewaren. Wat is al gedaan en wat nog niet. Houd dit gemakkelijk bij in Officient met een onboarding workflow. Die bevat alle taken die je hebt bepaald voor het onboarding proces. Zo vergeet je er nooit één af te werken en is al het papierwerk voor elke nieuwe medewerker verzameld op één digitale plek.
Om de communicatie van bij het begin persoonlijk te maken, lijkt het ons een goed idee om dit onderdeel al meteen via een video call te organiseren. Goed begonnen en dus ook al half gewonnen.
Clarification
Duidelijkheid en zekerheid scheppen op een eerste dag is essentieel, zeker als alles remote gaat gebeuren. Dit is wat het bedrijf doet en waar het staat, dit is je team, dit is je taak en dit is je planning. Deel deze informatie vooraf of op de eerste dag met de nieuwe medewerkers. Via een samenwerkingsplatform (wij gebruiken Notion) kan je inspelen op twee belangrijke zaken:
- Je geeft een helder beeld van hoe de komende weken er uit gaan zien.
- Je zorgt ervoor dat er voldoende leer- en samenwerkingsmogelijkheden ter beschikking zijn.
Zie er hier wel op toe dat het niet te overweldigend wordt. Om die reden zijn we ook bij dit onderdeel van de remote onboarding grote voorstander van video meetings. Wanneer je visueel contact hebt met een nieuwe collega zal je snel zien wanneer die het noorden even kwijt is.
Culture
Medewerkers zijn ambassadeurs voor je bedrijf. Geef de bedrijfswaarden en bedrijfscultuur dus al van bij de start mee. De grootste uitdaging hier? De remote modus kan als nadeel hebben dat nieuwe medewerkers deze waarden en cultuur niet zelf kunnen ontdekken. Zorg er daarom voor dat de manier waarop je er online over communiceert deze al uitdraagt. Zo toon je dat je woord bij daad voegt.
Connection
The tricky one. Maar laat dat je vooral niet afschrikken, want het betekent ook dat er hier nog veel ruimte is voor creativiteit en innovatie. Hoe breng je het gevoel van je bedrijf online over? Hoe creëer je een online verbondenheid met iemand die nieuw is? Contacten kunnen ook virtueel gelegd worden, misschien zelfs op meer diverse manieren dan offline. Alleen is er een extra inspanning nodig omdat niemand de nieuwe collega al kent. We raden je daarom aan om die persoon heel goed te betrekken bij het online gebeuren.
- Fun video call
Lunch samen. Of organiseer cloud beers: online afterwork drinks. Het is een cliché, maar eten en drinken brengt mensen samen, ook vanop afstand. - Remote onboarding bingo
Gebruik de onboarding bingo van Intuo en beloon non-work-related virtueel contact. - Colleague challenge
Niets dat zo goed een band schept als samen een uitdaging aangaan. Vraag aan je medewerkers om hun nieuwe collega uit te dagen om samen een challenge aan te gaan, per team of met het hele bedrijf.
Check back
Een bijkomende maar niet onbelangrijke C bij remote onboarding. Toets af of je nieuwe medewerkers alles begrijpen, niet overdonderd zijn door alle informatie, of of ze zich al enigszins thuis voelen. Zo niet, vraag waar de pijnpunten zitten en bekijk wat er nog net iets beter kan. Dit is voor beide partijen nieuw, probeer samen te groeien met de uitdagingen waarmee jullie geconfronteerd worden.
In de praktijk
Onboarding is een ervaring die engagement moet stimuleren en nieuwe medewerkers het gevoel moet geven dat ze erbij horen. En dat blijft het ook als het remote gebeurt. Je kan in Officient natuurlijk ook een workflow aanmaken die is afgestemd op het hele remote gebeuren.
Heb je nog vragen omtrent remote onboarding of wil je graag je eigen ervaringen delen? We horen het graag in de comments hieronder.